Catalogue Hébergé [Différence Catalogue Punch Out] – FAQ
Découvrez les réponses aux questions fréquentes sur le Catalogue Hébergé.
Cette FAQ répondra à toutes vos interrogations pour en apprendre davantage sur la gestion de vos achats.
Un catalogue hébergé est un catalogue d'article stocké, géré et accessible en ligne via une plateforme externe. Il est souvent utilisé dans le cadre d'une solution logicielle dédiée aux achats. Avec ce catalogue, les entreprises accèdent à une gamme d’articles proposés par des fournisseurs référencés. De plus, les utilisateurs peuvent consulter, comparer et acheter des articles conformément aux termes et conditions convenus avec les fournisseurs.
Un catalogue hébergé est une plateforme externe, accessible en ligne et intégrée dans un système d'approvisionnement centralisé de l'entreprise.
Un catalogue punch out est quant à lui un système qui permet à l'utilisateur d'accéder à un catalogue en ligne externe depuis un système interne (souvent le système de gestion des achats de l'entreprise).
Le catalogue hébergé donne un contrôle direct sur les articles disponibles sur une plateforme interne intégrée à son système d'approvisionnement.
Le catalogue punch-out donne un accès direct aux articles de fournisseurs externes sans quitter son système d'approvisionnement interne.
Par exemple, l'entreprise souhaite une gestion centralisée du catalogue. Le choix est alors un catalogue hébergé. Si c'est la diversité des produits qui est importante, alors c'est le catalogue punch-out qui offre une plus grande variété. De même si des partenariats existent avec des fournisseurs, le punch-out renforce ces relations. Enfin, pour une expérience d'achat plus fluide, c'est le catalogue hébergé qu'il faut choisir car il évite les redirections vers des sites externes.
Les catalogues fournisseurs permettent de comparer les prix, les spécifications et les conditions d'achat. De plus, ils favorisent la conformité aux politiques d'achat de l'entreprise avec des produits approuvés et conformes aux normes internes. Enfin, les catalogues fournisseurs simplifient les opérations d'achat et renforcent l'efficacité des processus d'approvisionnement au sein même de l'entreprise.
Dans un catalogue hébergé, vous retrouvez notamment :
- Descriptions détaillées des articles
- Spécifications techniques des produits ou services
- Prix et tarifs correspondants
- Images représentatives des produits
- Quantités disponibles en stock
- Délais de livraison ou les temps d'exécution des services
- Informations relatives aux fournisseurs référencés
- Conditions d'achat et les modalités de paiement
- Promotions ou remises disponibles
Un catalogue hébergé fonctionne généralement de la manière suivante :
- Stockage sur une plateforme en ligne sécurisée.
- Intégration au système d'achat de l'entreprise.
- Recherche des articles par catégorie, mots-clés, références…
- Ajout au panier ou soumission d'une demande d'achat.
- Suivi des commandes depuis le système.
- Mise à jour des informations du catalogue.
Avantages :
- Centraliser les articles
- Contrôler le contenu disponible pour les achats internes.
- Intégration facile avec les systèmes d'approvisionnement internes.
- Suivre les processus d'achat conformes aux politiques internes.
Inconvénients :
- Limiter aux seuls articles référencés dans le catalogue.
- Processus laborieux pour maintenir les informations à jour.
- Disponibilité des produits liée aux fournisseurs référencés.
Les catalogues fournisseurs sont généralement mis en ligne par les services achats avec l’aide des équipes informatiques. Ces équipes travaillent ensemble pour rassembler les informations sur les articles des fournisseurs. Une fois rassemblées, ils formatent et intègrent ces informations dans le système d'approvisionnement interne. Elles permettent ainsi aux utilisateurs autorisés d'accéder aux catalogues fournisseurs via une plateforme en ligne ou un portail spécifique.
Les catalogues hébergés sont généralement accessibles aux membres autorisés de l'entreprise : services achats, responsables des approvisionnements, départements financiers, utilisateurs internes…. Des autorisations donnent l'accès aux seules personnes autorisées pour consulter, sélectionner ou acheter des articles via le catalogue et maintenir la confidentialité des informations sensibles.
Les catalogues fournisseurs sont par exemple des systèmes d'approvisionnement internes de l'entreprise, logiciels de gestion des achats, solutions cloud ou portails d'achats.