En quoi consiste le Punch Out ?

Le Punch Out permet aux acheteurs d'accéder aux catalogues de leurs fournisseurs directement depuis leur propre système d'achat.  L'objectif est de simplifier le processus d'achat en éliminant la saisie manuelle des informations de commande dans le système du fournisseur. Ce processus peut être fait via une interface web ou une interface de programmation d'application (API).

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Les fonctionnalités d'un système Punch Out

  • Accès direct aux catalogues de produits et de services des fournisseurs.
  • Saisie automatique des informations de commande: produit, quantité, tarif…
  • Gestion des approbations et des workflows avec les systèmes de commande électronique directement intégrés dans le processus d'approbation : limites de budget, autorisations hiérarchiques…

Les + d'iSyBuy

  • Gestion des contrats et des accords commerciaux avec la garantie que les produits et services achetés sont conformes aux termes des contrats.
  • Flexibilité et personnalisation des système de commande intégré pour répondre aux besoins spécifiques des acheteurs et des fournisseurs.
  • Les Punch Out utilisent des protocoles de sécurité pour protéger les données sensibles des acheteurs et des fournisseurs.
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FAQ

Comment fonctionne le Punch Out ?

Tout d'abord, le fonctionnement du Punch Out dépend de la configuration spécifique de chaque système. Cependant, généralement, l'acheteur accède premièrement à son propre système d'achat en ligne via une plateforme de commerce électronique. Il sélectionne ensuite un fournisseur pour effectuer un achat. Il est alors redirigé vers la plateforme en ligne du fournisseur pour parcourir les catalogues. Les informations de commande sont automatiquement saisies dans le système de l'acheteur. Quant au processus d'approbation pour les achats, ils sont gérés par le système de commande électronique. Par ailleurs, les protocoles de sécurité sont utilisés pour protéger les données sensibles. Enfin, il est important de noter que les systèmes d'achat en ligne sont conçus pour être intégrés aux systèmes d'achat existants. Ils peuvent donc être personnalisables.

Comment se déroule la mise en place d’un système Punch Out ?

La mise en place d'un système d'achat numérique se décomposent en 6 étapes :

  • Définir les besoins. Il est en effet important de d’abord déterminer les fonctionnalités et les exigences du système Punch Out en fonction des besoins de l'entreprise.
  • Sélectionner un fournisseur. Il faut ensuite choisir un fournisseur qui propose une solution adaptée aux besoins de l'entreprise et qui peut intégrer le système à l'infrastructure existante.
  • Intégration. Puis le fournisseur mettra en place le système de commande en ligne en intégrant les données de l'entreprise et en configurant les paramètres pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
  • Formation des utilisateurs. En outre, il est essentiel de former les utilisateurs sur l'utilisation du système d'achat afin qu'ils puissent l'utiliser efficacement.
  • Test et déploiement. Une fois le système configuré et les utilisateurs formés, il faut tester le système pour s'assurer qu'il fonctionne correctement avant de massivement le déployer.
  • Maintenance. De même, il est essentiel de maintenir régulièrement le système pour s'assurer qu'il fonctionne correctement et pour apporter des améliorations si nécessaire.
Quelles sont les avantages ?

Les avantages du Punch Out incluent :

  • Gain de temps et d'efficacité pour les acheteurs en éliminant la saisie manuelle.
  • Amélioration de la qualité des données en évitant les erreurs de saisie.
  • Meilleure gestion des contrats et accords commerciaux en s'assurant de la conformité des produits.
  • Contrôle des dépenses en limitant le budget et les autorisations.
  • Sécurité et intégrité des données sensibles des acheteurs et fournisseurs.
  • Flexibilité et personnalisation pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Quels sont les inconvénients ?

Les inconvénients du Punch Out sont :

  • Premièrement, les coûts d'implémentation et de maintenance peuvent être élevés, en particulier si l'entreprise doit intégrer un nouveau système à son infrastructure existante.
  • Deuxièmement, le système peut être complexe à utiliser notamment pour les utilisateurs qui ne sont pas familiarisés avec les systèmes informatiques.
  • Troisièmement, il peut y avoir des incompatibilités entre le système Punch Out et les systèmes existants de l'entreprise.
  • Enfin, il y a des risques de sécurité liés à son utilisation si des informations sensibles sont partagées avec des fournisseurs tiers. Il est donc important de s'assurer que les données sont protégées contre les accès non autorisés.

 

A qui s’adresse cette solution d’achat ?

Le Punch Out est destiné aux entreprises achetant des produits ou services auprès de fournisseurs externes. Il permet en effet de passer des commandes directement depuis le système d'achat de l'entreprise, sans avoir à se connecter à un site web ou un système de fournisseur distinct. Il s'adresse également aux entreprises ayant des processus d'achat complexes, un grand nombre de fournisseurs et des besoins de conformité réglementaire. Par ailleurs, il automatise les processus d'achat, améliore la conformité et la transparence et facilite la communication entre acheteurs et fournisseurs. Enfin, il s'adresse à tout type d'entreprise souhaitant améliorer sa gestion des achats.