3 way match

Le 3 way match est un processus qui consiste à comparer trois documents différents : le bon de commande, la facture et la réception de la commande.

• Bon de commande : Tout d'abord, le bon de commande est créé et approuvé par le service achats. Avant tout, il contient les détails des articles commandés, les quantités, les prix et les dates de livraison.
• Réception de commandes : Lorsque les commandes sont reçues, le service réception les compare successivement avec les détails du bon de commande. Il s'assure bien évidement que les articles sont corrects et en bon état. La réception est alors enregistrée dans le système d'achat.
• Facture fournisseur : Ensuite, le fournisseur envoie une facture à l'entreprise. La facture doit correspondre également aux détails du bon de commande.
• Comparaison des documents : Puis le module de 3 way match compare automatiquement les trois documents pour s'assurer qu'ils correspondent. Si tous les détails concordent, le processus est considéré comme validé. Le paiement est traité. Cependant, si des écarts sont détectés, le processus est mis en attente pour investigation et correction.
• Traitement du paiement : Enfin, lorsque le processus de vérification 3 way match est validé, le paiement est effectué et enregistré dans le système d'achat.

Pour garantir le 3 way match dans le traitement des factures, il est recommandé de suivre ces étapes :

• Premièrement, mettez en place des workflows de validation des factures. Ces factures doivent en effet être approuvées par les personnes appropriées avant d'être traitées pour le paiement.
• Deuxièmement, utilisez des outils pour numériser les documents papier et les convertir en texte éditable.
• Troisièmement, stockez vos documents liés à la facturation de manière organisée et facilement accessible.
• Enfin, formez les équipes sur le 3 way matching. L'objectif est de leur donner les outils nécessaires de sorte que le processus est suivi de manière cohérente et efficace

Le processus de 3 way match peut échouer pour plusieurs raisons :

• Erreurs de saisie de données : Dans un premier temps, les erreurs de saisie de données peuvent se produire à tout moment dans le processus de traitement des factures.
• Documents manquants : Deuxièmement, si un document est manquant, le 3 way match ne peut pas être achevé. En effet, si un bon de commande, une réception ou une facture est perdu ou manquant, il est impossible de les comparer.
• Retard de documentation : En outre, si les documents sont soumis en retard ou sont mal classés, le délais est impacté. Les paiements peuvent aussi être potentiellement retardés.
• Incohérences entre les documents : Troisièmement, des incohérences peuvent survenir si les détails des différents documents ne correspondent pas.
• Limitations techniques : Enfin, les logiciels de traitement des factures peuvent parfois avoir des limites. Ces limites peuvent entraîner des erreurs de traitement des données.

Ainsi, il est important de vérifier ces points afin d’éviter que le 3 way matching ne soit compromis. En mettant en place des contrôles et des processus solides les entreprises peuvent finalement minimiser les risques d'échec.

Un outil de 3 way match suit généralement un processus automatisé pour garantir une comparaison précise des données :

• Tout d’abord, les données des bons de commande, des réceptions et des factures sont capturées et numérisées dans le système.
• Dans un second temps, les données capturées sont soumises à un processus de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les convertir en données numériques lisibles par machine.
• Ensuite, ces données sont comparées automatiquement pour s'assurer que les détails de chaque document sont cohérents. Si les données ne correspondent pas, le logiciel génère alors une alerte pour signaler un écart potentiel.
• Par ailleurs, si des écarts sont détectés, l’outil peut valider manuellement ces exceptions. Il s'assure ainsi qu'il ne s'agit pas d'une erreur ou d'une omission.
• Néanmoins, si les données correspondent, la facture est approuvée pour le paiement.
• Enfin, les documents sont archivés dans le système pour une gestion future des rapports d'audit et de conformité.

Le 3 way match offre de nombreux avantages aux entreprises qui l'utilisent pour gérer leur processus de traitement des factures :

• Réduction des erreurs de paiement : évitez les paiements en double ou pour des articles non reçus.
• Amélioration de la conformité : maîtrisez la conformité aux politiques de l'entreprise en matière de dépenses et de procédures d'achat.
• Optimisation des processus : simplifiez le processus de traitement des factures. Réduisez les délais de traitement. Améliorez l'efficacité des opérations.
• Réduction des coûts : évitez les coûts liés aux erreurs de paiement. Réduisez les coûts de main-d'œuvre associés au traitement manuel des factures.
• Amélioration de la visibilité : améliorez la visibilité sur les dépenses de l'entreprise. Facilitez la génération de rapports pour l'analyse des coûts et la prise de décisions.

Certaines limites peuvent représenter des freins pour le service achat :

• Limitation aux achats simples : le 3 way match ne peut en effet pas gérer les achats complexes comme les contrats de services ou les achats à long terme.
• Dépendance à la qualité des données : le 3 way match est tributaire de la qualité des données entrées dans le système. Ainsi, il peut entraîner des erreurs de concordance.
• Traitement manuel des exceptions : le traitement des exceptions nécessite une intervention manuelle. En conséquence, cela peut augmenter les délais de traitement et les coûts associés.
• Coûts de mise en œuvre : la mise en place d'un système de 3 way match peut être coûteuse, en termes de temps, de ressources, de coûts d'achat et d'intégration du logiciel.
• Nécessité de modifier les processus : enfin, la mise en place d'un système de 3 way match peut nécessiter une modification des processus d'achat et de paiement de l'entreprise. Au fur et à mesure, cela peut entraîner une résistance au changement.

Le processus de 3 way match permet premièrement de s'assurer que les paiements aux fournisseurs sont corrects et justifiés. Cette technologie réduit en effet considérablement le risque d'erreurs de paiement pour les paiements en double, incorrects ou pour des marchandises qui n'ont pas été livrées. Grâce à cette vérification de concordance, le 3 way match permet ainsi aux entreprises de mieux comprendre et gérer leurs dépenses. Les entreprises peuvent alors identifier des opportunités d'économies, négocier de meilleurs tarifs avec leurs fournisseurs et améliorer leur pouvoir d'achat.

L'objectif principal du 3 way match est d'assurer l'exactitude et la conformité des transactions en comparant trois documents essentiels lors d'une transaction : le bon de commande, la réception de la marchandise et la facture du fournisseur. Cette comparaison vise à éviter les paiements en double, à détecter les erreurs de facturation et à garantir la cohérence des données, contribuant ainsi à maintenir une gestion financière précise et efficace.

Le processus de 3 way match a un impact significatif sur la relation avec les fournisseurs. Il permet :

• D'assurer un traitement précis et équitable des transactions,
• Eviter les erreurs de paiement et
• Garantir que les paiements sont basés sur des commandes réelles et des biens reçus.

Il renforce donc la confiance et la fiabilité entre l'entreprise et ses fournisseurs afin de favoriser des relations partenariales plus solides et durables.

Dans certains systèmes, le 3 way match est automatisé grâce à des logiciels de gestion des achats ou des solutions d'automatisation des flux de travail. Ces systèmes utilisent des technologies de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les données des documents d'achat. Une fois les données extraites, le système compare automatiquement ces informations.  Les écarts ou divergences entre les documents sont alors identifiés et signalés. Cette automatisation réduit ainsi la dépendance aux tâches manuelles fastidieuses. Elle accélère également le processus de validation des factures et minimise les risques d'erreurs, améliorant ainsi l'efficacité et la précision du processus d'achat.