Qu'est-ce que la gestion des appels d'offres ?

Un appel d’offres est une démarche initiée par une entreprise pour répondre à des besoins liés à un ou plusieurs projets. Ils sont par ailleurs importants pour les PME en termes de chiffre d'affaires. Cependant, pour répondre efficacement aux délais et prendre les bonnes décisions, une bonne gestion des appels d'offres est nécessaire. En effet, elle permet de gagner du temps, de mieux structurer les processus et de suivre les consultations en temps réel.

illustration logiciel appels d'offres

Les fonctionnalités pour la gestion des appels d'offres

 

  • Gestion de multiples projets de consultations en mode RFQ.
  • Dématérialisation des enveloppes techniques et commerciales.
  • Outil d'intégration automatique du besoin à partir d'un fichier Excel.
  • Paramétrage avancé des champs visibles (quantité, unité d’œuvre, typologie, statut, lot…) et non visibles (budget…) du fournisseur.
  • Scoring des réponses fournisseurs.
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Nos autres fonctionnalités

 

  • Génération automatique d’une analyse avec tableau comparatif des offres.
  • Paramétrage des relances automatiques fournisseurs.
  • Capacité du fournisseur à proposer des variantes.
  • Analyse simplifiée grâce à la modification des champs.
  • Mise en exergue graphique des prix les plus compétitifs.
  • Pas de limites de taille de la grille de prix - colonnes et lignes.

 

Les + d'iSyBuy

  • Création de dossier d’appel d’offres en 3 clics via duplication de RFx historique ou sur la base d’un template.
  • Partage au fournisseur de son positionnement - global / lot / sous-lot & articles - en temps réel.
  • Conversion des lignes d’appel d’offres sélectionnées en panier d’achat et/ou en catalogues.
  • Conversion des RFx en commandes.
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FAQ

Pourquoi faut-il maîtriser la gestion de ses appels d'offres ?

La gestion d'appels d'offres comprend de nombreuses tâches qui peuvent être fastidieuses et chronophages. Les entreprises doivent sélectionner les fournisseurs, collecter des informations à leur sujet, se renseigner sur les procédures administratives nécessaires, et bien sûr, évaluer les réponses aux consultations afin de choisir le fournisseur avec qui elles souhaitent travailler. Du sourcing à la commande, en passant par le paiement et la facturation, il n'est pas facile de gérer efficacement les offres. En maîtrisant parfaitement le processus de A à Z, la gestion des consultations sera plus effective et structurée, contribuant ainsi à améliorer les résultats de l'entreprise

Comment faciliter la gestion des consultations ?

La gestion d'appel d'offres est facilitée par des outils qui permettent de :

  • Comparer rapidement les différents réponses aux appels d’offres.
  • Centraliser les données fournisseurs.
  • Aider à la prise de décision.

Un logiciel de gestion des appels d'offres vous permet de retrouver toutes les offres en un clic, de suivre leur progression et de gagner du temps sur cette tâche. Il est également important que l'outil puisse s'adapter à votre écosystème d'achat.

Comment choisir un logiciel de gestion d’appel d’offres ?

 

Il existe de nombreux critères à prendre en compte lors du choix d'un outil de gestion des appels d'offres. Cependant, pour s'assurer que l'outil convient à votre entreprise, il est essentiel de d'abord établir ses besoins et de vérifier que les fonctionnalités proposées y répondent. Il est également important que l'outil soit adapté à vos spécificités (secteur, métier, stratégie, méthodologie, etc.). Un autre critère important à prendre en compte est le service client. Pour l'évaluer, vous pouvez vous renseigner sur la satisfaction des clients via les avis sur Google ou les réseaux sociaux. Par ailleurs, les éditeurs doivent être joignables par téléphone, email et/ou réseaux sociaux. De plus, pour avoir une vue d'ensemble sur vos appels d'offres et prendre des décisions rapidement, privilégiez les outils qui proposent des analytics. Enfin, assurez-vous que l'outil est agile et sécurisé.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des appels d'offres ?

Un logiciel de gestion d'appel d'offres permet de réaliser des économies lors de la diffusion des offres. En effet, il n'est plus nécessaire de publier les offres sur différentes plateformes puisque l'outil centralise toutes les consultations. La gestion du processus est également simplifiée car vous pouvez facilement communiquer avec les fournisseurs directement dans la solution. En outre, toutes les données sont stockées dans la base fournisseurs. Vous avez donc accès à des informations qualitatives pour prendre la bonne décision. Enfin, un logiciel de gestion des appels d'offres est un gain de temps et de sécurité car il vous permet de diffuser facilement les offres en ciblant les fournisseurs les plus adaptés et tous les documents sont disponibles sur l'outil.