Logiciel SRM

Une solution de gestion des relations avec les fournisseurs est conçue pour améliorer et optimiser les interactions entre une entreprise et ses fournisseurs. Elle permet de suivre les informations sur les fournisseurs, les contrats et les commandes.  Le SRM peut également être utilisé pour évaluer la performance des fournisseurs.

Un SRM peut être utilisé par toute entreprise qui souhaite améliorer sa gestion fournisseurs et optimiser les interactions avec eux. Les entreprises de tout secteur d'activité et de toute taille peuvent ainsi bénéficier de l'utilisation d'un SRM. Que ce soit pour gérer un petit nombre de fournisseurs ou pour gérer des relations complexes avec des dizaines ou des centaines de fournisseurs.

Une solution SRM aide les entreprises à gérer efficacement son processus d'approvisionnement et de gestion fournisseur. Une solution de gestion fournisseur est utile pour :

1. Optimiser ses processus d'achat en centralisant les informations sur les fournisseurs, les contrats, les commandes et les factures.
2. Mieux suivre les performances de ses fournisseurs en termes de qualité, de livraison, de coûts...
3. Gérer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.
4. Mieux communiquer avec ses fournisseurs, partager des informations sur les commandes, les factures, les calendriers de livraison...
5. Négocier les contrats avec ses fournisseurs, optimiser les commandes et les livraisons, et réduire les coûts d'approvisionnement globaux.

Mettre en place un SRM permet à une entreprise de mieux gérer ses relations avec ses fournisseurs afin de :

• Faciliter la communication et la collaboration entre l'entreprise et ses fournisseurs
• Renforcer les partenariats, la coordination des activités et l'optimisation des délais de livraison
• Négocier des prix plus compétitifs et rationaliser les processus d'achat
• Anticiper et gérer les risques potentiels (problèmes de qualité, de conformité...)
• Evaluer en continu les performances des fournisseurs en matière de qualité, de respect des délais, de conformité, et d’ajuster les stratégies d’approvisionnement

La démarche SRM (Supplier Relationship Management) est un processus stratégique qui vise à optimiser la gestion des relations entre une entreprise et ses fournisseurs. Elle consiste à établir des partenariats durables, à évaluer régulièrement la performance des fournisseurs et à réduire les risques liés à l'approvisionnement. Cette démarche permet aux entreprises d'accroître leur efficacité opérationnelle, de mieux négocier les conditions d'achat, d'innover grâce à la collaboration avec les fournisseurs et d'assurer la continuité des approvisionnements.

L'objectif financier d'une solution SRM est d'améliorer la rentabilité de l'entreprise en optimisant les coûts d'achat et en réduisant les risques financiers liés aux fournisseurs. En utilisant un logiciel de gestion fournisseur, l'entreprise peut mieux négocier les conditions d'achat, optimiser les délais de paiement et réduire les coûts de transaction. De plus, la gestion centralisée des informations fournisseurs permet de détecter rapidement les fournisseurs peu performants ou peu fiables, de réduire ainsi les risques financiers comme les retards de livraison, les non-conformités et les pénalités contractuelles. Enfin, un logiciel de gestion fournisseur peut également permettre de réaliser des économies d'échelle en optimisant les achats et les stocks en évitant les achats redondants et en exploitant les remises de volume.

Une solution de gestion fournisseur a pour objectif de simplifier la gestion des contrats et des engagements avec les fournisseurs grâce à une plateforme centralisée pour stocker et organiser la documentation contractuelle. Un SRM permet donc d'enregistrer tous les détails contractuels et d'obtenir une base de données accessible et actualisée. De plus, une solution de gestion fournisseur automatise les rappels et les notifications pour les échéances contractuelles, les renouvellements ou les actions requises. Par exemple, il envoie des alertes pour les dates de renouvellement imminentes. En intégrant des flux de travail et des processus automatisés, ces plateformes favorisent une gestion proactive des engagements. Elles permettent la création de modèles de contrats standardisés et offrent des fonctionnalités pour personnaliser et adapter ces modèles en fonction des besoins de chaque accord.

Un SRM peut améliorer significativement la gestion des fournisseurs et les opérations de l'entreprise. En effet, un logiciel de gestion fournisseur permet de mettre en place une meilleure communication et collaboration avec les fournisseurs. Il permet aussi d'évaluer plus précisément leur performance. Par ailleurs, un SRM permet d'avoir une meilleure planification des stocks, une réduction des coûts, une amélioration de la qualité des articles ainsi qu'une meilleure gestion des litiges avec les fournisseurs. Enfin, ce type de logiciel permet d'automatiser de nombreuses tâches fastidieuses. Ce qui permet de gagner du temps et de l'efficacité pour l'entreprise.

Bien qu'une solution de gestion fournisseur offrent de nombreux avantages, elle présente également des limites. Voici quelques-unes des limites les plus courantes d'un logiciel de gestion fournisseur :

1. Dépendance à l'égard de la technologie : un SRM est souvent complexe et nécessite une expertise technique pour être mis en place et utilisé. De plus, si la solution de gestion fournisseur tombe en panne ou est piraté, cela peut avoir un impact sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
2. Coûts : l'achat, la mise en place et la maintenance d'une solution de gestion fournisseur peuvent être coûteux pour une petite entreprise, en particulier si elle doit également investir dans une formation pour les employés.
3. Complexité de la chaîne d'approvisionnement : dans certaines entreprises, la chaîne d'approvisionnement peut être complexe et comprendre de nombreux fournisseurs différents. Il peut être difficile pour un logiciel de gestion fournisseur de gérer efficacement toutes les données associées à ces différents fournisseurs.
4. Limitations fonctionnelles : tous les logiciels de gestion fournisseur ne conviennent pas à toutes les entreprises. Par exemple, un SRM peut ne pas prendre en charge toutes les fonctionnalités dont une entreprise a besoin ou peut ne pas être compatible avec les systèmes existants.
5. Nécessité de la participation active des fournisseurs : pour que la solution de gestion fournisseur fonctionne efficacement, il est nécessaire que les fournisseurs participent activement et fournissent des données précises. Si les fournisseurs ne sont pas disposés à participer de manière proactive, logiciel peut être moins efficace.

iSYBUY, SRM de nouvelle génération, est une solution complète qui allie scoring, intelligence artificielle et automatisation. Elle est idéale pour les entreprises de toutes tailles, particulièrement aux ETI avec des objectifs de digitalisation.

Le choix d'un bon SRM est crucial pour une entreprise souhaitant optimiser sa gestion des fournisseurs. Ainsi, les critères à considérer incluent :

• les fonctionnalités du logiciel
• son intégration avec d'autres systèmes
• son évolutivité
• sa facilité d'utilisation
• le support technique offert
• et le coût total du logiciel.

Il est aussi important de prendre le temps de bien évaluer les différentes options pour choisir le logiciel de gestion fournisseur qui convient le mieux aux besoins de l'entreprise. En bref, en choisissant une solution de gestion de la relation fournisseur adaptée, une entreprise peut améliorer sa gestion des relations avec les fournisseurs et maximiser son efficacité opérationnelle.

Lors du choix d'une solution de gestion fournisseur, plusieurs critères clés doivent être pris en compte :

• Convivialité de l'interface : une expérience utilisateur bien conçue facilite l'adoption et l'utilisation quotidienne du SRM par les différents utilisateurs au sein de l'entreprise.
• Intégration avec d'autres systèmes internes : la capacité du SRM à s'intégrer de manière fluide avec les systèmes existants est essentielle pour éviter les silos de données et garantir une communication efficace entre les différents départements.
• Personnalisation des fonctionnalités : pouvoir ajuster le SRM pour répondre aux exigences uniques de l'entreprise est un élément clé pour maximiser son utilité.
• Sécurité des données : le SRM doit offrir des mesures de sécurité robustes pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations sensibles et des transactions effectuées dans la plateforme.
• Capacité d'analyse et de reporting : un bon SRM doit fournir des outils pour générer des rapports personnalisés, tableaux de bord visuels et indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer la santé des relations avec les fournisseurs.
• Prise en charge de la croissance et de l'évolutivité : le logiciel SRM doit être capable de soutenir la croissance future de l'entreprise et d'être évolutif pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise.

Les KPI sont des indicateurs clés pour évaluer la performance des fournisseurs mais aussi l'efficacité de son SRM. Voici les principaux KPI à suivre :

• Performance des délais de livraison : mesure la capacité du fournisseur à respecter les délais convenus. Un bon KPI à suivre est le pourcentage de livraisons effectuées à temps par rapport aux livraisons totales.
• Qualité des produits/services : évalue le taux de conformité des produits ou services fournis avec les standards de qualité exigés en suivant les défauts ou retours produits, par exemple.
• Coûts d’approvisionnement : suivre l’évolution des coûts d’achat en lien avec les fournisseurs et mesurer si les objectifs de réduction des coûts sont atteints.
• Taux de non-conformité : mesure le pourcentage de produits ou services livrés ne respectant pas les spécifications initiales ou les exigences de qualité.
• Satisfaction des fournisseurs : mesure la qualité de la relation entre l'entreprise et ses fournisseurs, souvent basé sur des enquêtes de satisfaction ou des retours directs.
• Cycle de traitement des commandes : mesure la durée nécessaire pour finaliser un cycle complet de commande, de la création à la réception.
• Taux de renouvellement de contrat : suivre la fréquence à laquelle les contrats avec les fournisseurs sont renouvelés.
• Score de conformité ESG : suivre la conformité des fournisseurs aux critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG).

La formation permet de s'assurer que les employés comprennent comment utiliser efficacement le logiciel et comment il s'intègre dans les processus métier existants. Voici quelques étapes pour former efficacement les employés :

1. Identifier les objectifs de la formation : avant de commencer la formation, il est important d'identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre.
2. Établir un programme de formation : en fonction des objectifs identifiés, il est ensuite important d'établir un programme de formation qui répond aux besoins des employés.
3. Former les employés sur les fonctionnalités clés : les employés doivent bien sûr être formés sur les fonctionnalités clés du logiciel gestion fournisseur.
4. Former les employés sur l'intégration du logiciel dans les processus métier : il est également important que les employés comprennent comment la solution de gestion fournisseur s'intègre dans les processus métier existants, sur les flux de travail, les procédures de validation, les autorisations...
5. Fournir un support continu : après la formation initiale, il faut fournir un support aux employés pour répondre à toutes les questions et résoudre tous les problèmes rencontrés lors de l'utilisation de l'outil  de gestion fournisseur.
6. Évaluer l'efficacité de la formation : enfin, il convient d'évaluer l'efficacité de la formation pour identifier les lacunes éventuelles et apporter des améliorations pour les futures formations.

Le coût d'un logiciel SRM dépend de plusieurs facteurs (taille de l'entreprise, nombre d'utilisateurs, fonctionnalités requises et modèle de tarification). Voici un aperçu général des coûts en fonction des types de solutions SRM :

La gestion de la relation fournisseurs (SRM) permet aux entreprises d'être compétitives et performantes pour répondre à des enjeux de :

• Coûts : négocier de meilleures conditions et des prix plus compétitifs pour réduire les coûts d'approvisionnement.
• Risques : identifier et atténuer les risques liés aux fournisseurs et assurer la continuité de la chaîne d'approvisionnement.
• Développement : développer de nouveaux produits ou améliorer ceux existants.
• Conformité et durabilité : s'assurer que les fournisseurs respectent les normes environnementales, sociales et de gouvernance (ESG).
• Qualité : surveiller et améliorer la qualité des produits/services fournis.

La démarche SRM responsable intègre non seulement la gestion stratégique des relations fournisseurs mais également des critères éthiques, sociaux et environnementaux (RSE). Elle vise à sélectionner et à collaborer avec des fournisseurs qui respectent des normes de durabilité et de responsabilité sociétale. Cette approche permet de réduire les risques liés à la chaîne d'approvisionnement tout en répondant aux attentes croissantes en matière de responsabilité environnementale et sociale. En adoptant une démarche SRM responsable, les entreprises renforcent leur réputation, améliorent leur impact environnemental et contribuent à un approvisionnement durable tout en maintenant des partenariats solides et performants avec leurs fournisseurs.

Les critères ESG dans la démarche SRM responsable couvrent trois principaux domaines :

• Environnemental (E) : Réduire les émissions de carbone, optimiser l'utilisation des ressources et adopter des pratiques respectueuses de l’environnement chez les fournisseurs.
• Social (S) : Assurer des conditions de travail équitables, respecter les droits humains et encourager l'inclusion et la diversité chez les partenaires.
• Gouvernance (G) : Promouvoir la transparence, lutter contre la corruption et garantir le respect des lois et des normes éthiques tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

La directive CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) impose aux grandes entreprises de publier des rapports détaillés sur leurs pratiques en matière de durabilité, y compris les impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance. Les entreprises doivent désormais surveiller et rendre compte de la performance ESG de leurs fournisseurs. Adopter un SRM responsable aide les entreprises à se conformer aux exigences de la CSRD en s'assurant que leurs fournisseurs respectent des normes de durabilité, permettant ainsi une meilleure traçabilité et transparence dans la chaîne d'approvisionnement.

Un SRM fondé sur les critères ESG présente de nombreux avantages :

• Réduction des risques : en sélectionnant des fournisseurs respectant les normes ESG, l'entreprise diminue les risques liés à la non-conformité, aux scandales sociaux ou environnementaux.
• Amélioration de la réputation : une entreprise qui s'engage dans une chaîne d'approvisionnement responsable renforce sa réputation auprès des clients, des investisseurs et des régulateurs.
• Optimisation des performances : collaborer avec des fournisseurs durables et responsables améliore la qualité des produits et services en réduisant également son empreinte carbone.
• Conformité réglementaire : un SRM responsable facilite la conformité aux nouvelles régulations comme la CSRD et autres obligations ESG.

Une gestion proactive des relations fournisseurs permet de surveiller et d'améliorer la performance ESG tout au long de la chaîne d'approvisionnement. En travaillant en étroite collaboration avec des fournisseurs respectant des pratiques durables, une entreprise peut réduire ses émissions de carbone, garantir des conditions de travail équitables et s'assurer que ses partenaires respectent les réglementations en matière de gouvernance. Cette démarche a un impact direct sur les résultats ESG globaux de l'entreprise.