Suivi Fournisseur [Améliorer ses processus] – FAQ

Le suivi fournisseur englobe l'ensemble des actions mises en œuvre pour évaluer et gérer la performance des fournisseurs au fil du temps. Ce processus inclut la surveillance des délais de livraison, l'évaluation de la qualité, la gestion des relations et l'analyse des performances financières. L'objectif principal du suivi fournisseur est d'assurer une collaboration mutuellement bénéfique en garantissant que les fournisseurs répondent aux normes établies par l'entreprise.

Assurer un bon suivi fournisseur nécessite une approche méthodique et proactive :

• Définissez des indicateurs clés de performance (KPI). Pour savoir quels KPI choisir, consultez la question n°6.
• Utilisez des logiciels de gestion des fournisseurs
• Planifiez des évaluations régulières de la performance
• Partagez les résultats des évaluations
• Identifiez les domaines d'amélioration
• Récompensez la performance exceptionnelle pour motiver les fournisseurs à maintenir des standards élevés
• Impliquez plusieurs départements
• Gardez une trace des changements et tenez à jour les informations sur les fournisseurs

Tout d’abord, pour évaluer vos fournisseurs à l'aide d'un outil de suivi, commencez par définir clairement les critères de performance. Utilisez ensuite un système de notation pour évaluer chaque critère. Puis automatisez la collecte de données en utilisant des outils de suivi dédiés ou des logiciels de gestion des fournisseurs. Comparez les performances pour identifier les meilleures pratiques et les opportunités d'amélioration. Enfin, ajustez périodiquement les objectifs en fonction des évaluations et des évolutions du marché.

Le suivi fournisseur intervient à plusieurs étapes clés du processus d'achat :

1. Sélection des fournisseurs : Dès le stade de la sélection des fournisseurs, il est important d'établir des critères de suivi qui seront surveillés tout au long de la relation.
2. Négociation des contrats : Les conditions de suivi, y compris les fréquences d'évaluation, les critères et les attentes mutuelles, doivent être clairement définies.
3. Exécution des commandes : Le suivi des fournisseurs se concentre sur la conformité aux délais de livraison, à la qualité des produits ou services et à la communication tout au long du processus.
4. Gestion des relations : En cas de problèmes, le suivi des fournisseurs permet d'identifier rapidement des solutions pour maintenir des relations solides.
5. Optimisation continue : À mesure que le marché évolue et que les besoins de l'entreprise changent, le suivi des fournisseurs s'adapte pour assurer une optimisation continue de la chaîne d'approvisionnement.

Pour optimiser le suivi des fournisseurs, plusieurs outils sont disponibles :

1. Logiciels de gestion des fournisseurs pour stocker et gérer les informations relatives aux fournisseurs
2. Outils de Business Intelligence aident à analyser les données liées à la performance des fournisseurs
3. Outils de gestion de projet pour les entreprises impliquées dans des projets complexes avec des fournisseurs
4. Systèmes d'évaluation pour recueillir des feedbacks et des évaluations des fournisseurs
5. Solutions de suivi des performances pour évaluer la stabilité financière ou encore garantir la qualité et la conformité des fournisseurs.

Les indicateurs de performance (KPI) couramment utilisés dans le suivi des fournisseurs sont :

• Délais de livraison : Mesure du temps entre la passation de la commande et la réception effective des commandes.
• Qualité des commandes : Évaluation de la conformité aux normes de qualité spécifiées.
• Conformité aux contrats : Mesure dans quelle mesure le fournisseur respecte les termes et conditions du contrat établi.
• Niveau de service client : Évaluation de la réactivité, de la disponibilité et de la qualité du service client fourni par le fournisseur.
• Coûts et rentabilité : Analyse des coûts totaux, des économies réalisées et de la rentabilité globale de la collaboration.
• Gestion des stocks : Évaluation de l'efficacité de la gestion des stocks.
• Stabilité financière : Évaluation de la santé financière du fournisseur
• Respect des normes de durabilité : Mesure de l'engagement du fournisseur envers des pratiques durables et respectueuses de l'environnement.
• Taux de défauts ou retours : Évaluation du nombre de produits défectueux ou retournés.
• Conformité réglementaire : Vérification de la conformité du fournisseur aux réglementations locales et internationales.
• Performance globale : Agrégation des divers KPI pour obtenir une vue d'ensemble de la performance globale du fournisseur.

Un mauvais suivi des fournisseurs peut avoir des conséquences néfastes sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Par extension, il peut également y avoir des répercussions sur les opérations globales de l'entreprise. En négligeant ce suivi, on risque de compromettre la qualité des produits ou services. On risque aussi de rencontrer des retards dans les livraisons et de perturber la fluidité des opérations. Un suivi inadéquat peut entraîner des coûts imprévus et une perte de confiance mutuelle entre l'entreprise et ses fournisseurs. Ainsi, un bon suivi des fournisseurs est essentiel pour maintenir des relations fructueuses, garantir la qualité des commandes et assurer la stabilité de la chaîne d'approvisionnement. C'est une composante critique de la gestion globale des opérations. Ce suivi contribue à la compétitivité et à la pérennité de l'entreprise dans un environnement commercial dynamique.

La gestion des problèmes de livraison avec les fournisseurs nécessite une approche proactive et collaborative :

• Dès que vous identifiez un problème de livraison, communiquez immédiatement avec le fournisseur.
• Identifiez les causes sous-jacentes du problème de livraison. Est-ce lié à des retards de production, des problèmes logistiques, ou d'autres facteurs ?
• Collaborez avec le fournisseur pour élaborer un plan d'action concret visant à résoudre le problème.
• Si le problème de livraison a un impact sur votre production ou vos engagements envers vos clients, assurez-vous de prioriser les commandes.
• Profitez de l'occasion pour évaluer la performance du fournisseur dans son ensemble.
• Envisagez la diversification de vos sources d'approvisionnement pour réduire les risques liés à la dépendance envers un seul fournisseur.
• Assurez-vous que vos contrats incluent des clauses spécifiques concernant les délais de livraison, les pénalités en cas de non-respect.
• Utilisez des technologies de suivi et de gestion de la chaîne d'approvisionnement pour surveiller en temps réel les expéditions.
• Partagez un feedback constructif avec le fournisseur sur la manière dont le problème a été géré.

Le suivi des fournisseurs relève généralement de la responsabilité des services achats. Ces équipes sont chargées de gérer l'ensemble du processus d'acquisition de biens et de services. Elles assurent une collaboration efficace avec les fournisseurs en évaluant leur performance et les relations, et en garantissant la qualité de la chaîne d'approvisionnement. En certaines occasions, des équipes spécialisées en relations fournisseurs peuvent également être impliquées pour optimiser le suivi et la gestion des partenariats.

Le développement de relations de confiance à long terme avec les fournisseurs repose sur :

1. L’évaluation régulière de la performance des fournisseurs.
2. La récompenses pour la performance exceptionnelle.
3. La gestion proactive des problèmes en identifiant les solutions rapidement.
4. Le respect des engagements contractuels.
5. L’investissement dans la relation humaine positive.
6. Flexibilité stratégique selon les conditions du marché par exemple.