La suite Source-to-Pay conçue pour les ETI

Un système d'information achats est un outil dédié à la gestion des achats au sein d'une entreprise. Il permet de centraliser et d'optimiser les processus d'achats en automatisant un maximum de tâches et en fournissant des outils de gestion et de suivi des achats. Il facilite également la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans les processus d'achats : les acheteurs, les fournisseurs et les services internes de l'entreprise. C’est donc un outil essentiel pour la gestion efficace des achats et la maximisation de la valeur ajoutée de la chaîne d'approvisionnement.

Le déploiement d'un logiciel d'achats peut varier selon la complexité du système choisi et les besoins de l'entreprise. Cependant, voici les étapes générales à suivre :

• Définir les objectifs et les besoins de l'entreprise avant de déployer un logiciel d'achats.
• Une fois que les objectifs et les besoins sont définis, il est temps de choisir le SI Achats qui convient le mieux en réalisant une comparant plusieurs solutions.
• Préparer l'infrastructure informatique pour accueillir la nouvelle solution achats.
• Configurer le SI Achats une fois que l'infrastructure est prête : création de comptes utilisateurs, définition des autorisations d'accès, personnalisation des formulaires et des workflows…
• Tester et valider le système avant de mettre en production le logiciel d'achats pour s'assurer qu'il fonctionne correctement.
• Former les utilisateurs sur l'utilisation du logiciel d'achats.
• Assurer un support technique pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes éventuels.

Utiliser un SI Achats présente plusieurs avantages pour les entreprises. Tout d'abord, il permet d'automatiser et de simplifier les processus d'achat. En facilitant les process, vous réduisez le temps nécessaire pour passer une commande et donc les coûts associés. Ensuite, le logiciel permet de centraliser toutes les informations relatives aux achats. Il est alors plus efficace d’échanger les données entre les différents services de l'entreprise. De plus, il permet de mieux suivre les dépenses et de détecter plus facilement les écarts par rapport au budget prévu. Enfin, un SI Achats offre une meilleure visibilité sur les fournisseurs et les conditions d'achat. Vous pouvez ainsi négocier de meilleurs tarifs et mieux gérer les relations avec les fournisseurs.

La liste des objectifs d'un SI Achats est très longue mais vous pouvez notamment :

• Optimiser les coûts : la solution permet d'identifier les meilleures offres, de négocier avec les fournisseurs et de gérer les contrats afin de réduire les coûts d'achats.
• Assurer la conformité : la solution permet de respecter les politiques d'achat de l'entreprise et les réglementations en vigueur en matière d'achats.
• Améliorer la collaboration : la solution facilite la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans le processus d'achat, notamment les acheteurs, les fournisseurs et les opérationnels.
• Accroître la visibilité : la solution permet de suivre les achats en temps réel et de disposer d'une vue d'ensemble sur les dépenses de l'entreprise, ce qui facilite la prise de décision.

Le choix d'un SI Achats dépend de plusieurs critères liés à votre écosystème d’entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte pour faire le choix le plus adapté à vos besoins :

• Les fonctionnalités : Assurez-vous que la solution propose les fonctionnalités nécessaires pour répondre à vos besoins spécifiques.
• L'intégration : Le logiciel doit être capable de s'intégrer facilement à vos systèmes existants (comptabilité, CRM, ERP, etc.) pour une meilleure gestion de vos données.
• La personnalisation : Le SI Achats doit être personnalisable pour répondre à vos méthodologies de travail.
• L'ergonomie : Une interface simple et intuitive facilite l'adoption de la solution par les utilisateurs, améliore leur productivité et réduit les risques d'erreurs.
• La sécurité : La solution doit garantir la sécurité des données confidentielles de l'entreprise, des fournisseurs et des clients.
• Le support client : Assurez-vous que la solution est fournie avec un support client de qualité pour répondre à toutes vos questions et résoudre tout problème éventuel.

La formation des collaborateurs est un élément clé lors de la mise en place d'un SI Achats. Voici quelques étapes clés pour former efficacement vos collaborateurs :

• Établir un plan de formation : Tout d’abord, il est important d'élaborer un plan de formation pour identifier les compétences nécessaires et les domaines de formation à couvrir.
• Impliquer les utilisateurs dès le début : Ensuite impliquer les utilisateurs dès le début du processus de mise en place de la solution permet de mieux comprendre leurs besoins et de faciliter l'adoption de la solution.
• Offrir une formation pratique : Par ailleurs, il est conseillé de fournir une formation pratique pour que les collaborateurs puissent s'approprier la solution et apprendre à l'utiliser concrètement.
• Utiliser des ressources variées : Utiliser également des ressources variées comme des vidéos, des manuels d'utilisation, des sessions de formation en ligne ou en présentiel. Ces supports permettent de répondre aux différents besoins et préférences d'apprentissage.
• Évaluer la formation : Enfin, il est essentiel de mesurer l'efficacité de la formation pour identifier les éventuels points à améliorer et s'assurer que les collaborateurs sont prêts à utiliser le SI Achats.

Le déploiement d'une solution Source-to-Pay (S2P) dans une entreprise présente plusieurs avantages :

• Une meilleure visibilité et contrôle sur les achats : Premièrement, une solution S2P permet de suivre l'ensemble du processus d'achat. De la sélection du fournisseur jusqu'à la facturation. Ce process permet aux entreprises de mieux contrôler les coûts et de s'assurer de respecter leur politique d'achat.
• Une meilleure collaboration avec les fournisseurs : Deuxièmement, les solutions S2P permettent aux fournisseurs de se connecter à la plateforme et de soumettre des offres. La communication se fait alors beaucoup plus facilement entre l’entreprise et le fournisseur.
• Une réduction des coûts et des délais d'achat : Troisièmement, les solutions S2P permettent de rationaliser le processus d'achat en automatisant les tâches administratives et en réduisant les délais de traitement. Vous pouvez ainsi réaliser des économies significatives.
• Une amélioration de la conformité : Enfin, les solutions S2P permettent de s'assurer que les achats respectent les politiques de l'entreprise, les règles de conformité et les réglementations en vigueur. Vous réduisez ainsi les risques pour l'entreprise.

Bien qu'un SI Achats présente de nombreux avantages pour les entreprises, il peut également avoir certaines limites :

• Budget à prévoir : la mise en place d'une solution Source-to-Pay a un coût (licence, d'implémentation, de maintenance et de formation). Il est donc important de définir son budget en amont.
• Temps de mise en œuvre : le déploiement d'une solution Source-to-Pay peut prendre du temps et nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et informées. C’est pourquoi avec iSyBuy, nous avons mis en place un process qui permet de déployer notre solution en 2 mois en moyenne.
• Complexité de la solution : les solutions S2P peuvent être complexes à utiliser et nécessitent souvent une formation approfondie pour les utilisateurs finaux. Avec iSyBuy, nous avons simplifié notre solution pour l’adapter aux PME et ETI. Aucune formation n’est nécessaire mais un support de qualité est à disposition de nos clients. Un Account Manager est également dédié à chaque projet.
• Dépendance vis-à-vis des fournisseurs : les solutions d'achats peuvent entraîner une forte dépendance vis-à-vis des fournisseurs de technologie. Attention donc en cas de faillite ou de changement dans la stratégie de l'entreprise.
• Adhésion des utilisateurs : le succès de la mise en place d'un logiciel de gestion des achats dépend de l'adhésion des utilisateurs qui doivent être formés et encouragés à utiliser le système de manière efficace. Avec iSyBuy, la satisfaction de nos clients est notre priorité. C’est pourquoi nous avons l’adoption utilisateur la plus optimale du marché.

Il est important pour les entreprises de bien comprendre ces limites et de prendre des mesures pour les atténuer afin de maximiser les avantages d'une solution Source-to-Pay.