Logiciel SRM [Définition & Utilisation] – FAQ

Un logiciel SRM (Supplier Relationship Management) est une solution qui permet aux entreprises de gérer et d'optimiser leurs relations avec leurs fournisseurs. Il permet de suivre la gestion des contrats, l'évaluation des performances des fournisseurs. Il permet aussi de maximiser a valeur obtenue des relations fournisseurs. Le logiciel SRM contribue donc à renforcer la collaboration et la transparence entre les entreprises et leurs fournisseurs, tout en améliorant l'efficacité et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Un logiciel SRM sert à améliorer et à optimiser la gestion des relations avec les fournisseurs au sein d'une entreprise. Voici comment il est utilisé de manière pratique :

• Les échanges d'informations, les négociations, les demandes de devis et les commandes peuvent être gérés de manière électronique afin de réduire les erreurs et les retards.
• Le logiciel permet de stocker et de suivre les termes contractuels, les échéances et les obligations mutuelles.
• Grâce au logiciel, les entreprises peuvent aussi évaluer objectivement les performances de leurs fournisseurs. Les données telles que la qualité, les délais et les coûts sont collectées et analysées pour prendre des décisions stratégiques.
• Le logiciel aide également à identifier et à atténuer les risques associés aux fournisseurs. Il peut signaler des problèmes potentiels permettant ainsi de prendre des mesures préventives.
• Par ailleurs, en surveillant les performances des fournisseurs, le logiciel contribue à réduire les coûts d'approvisionnement. Les négociations basées sur des données et des analyses précises peuvent ainsi aboutir à des conditions plus avantageuses.
• Le suivi continu des performances des fournisseurs permet également de garantir la qualité constante des produits et services reçus.
• Enfin, en utilisant une plateforme commune, le logiciel favorise le renforcement des relations avec les fournisseurs. Ce qui peut conduire à des partenariats à long terme plus solides.

Un logiciel SRM est utilisé par plusieurs parties prenantes au sein d'une entreprise afin de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs :

• Service achats : Les équipes d'achat sont les principaux utilisateurs d'un logiciel SRM. Ils l'utilisent pour suivre les commandes, gérer les contrats, évaluer les performances et négocier les conditions d'achat.
• Service approvisionnement : Les équipes en charge de l'approvisionnement utilisent ce logiciel pour suivre les niveaux de stock, gérer les besoins et s'assurer que les fournisseurs répondent aux besoins en temps voulu.
• Service qualité : Les équipes de contrôle qualité utilisent ce logiciel pour suivre les performances des fournisseurs en termes de qualité des produits et de conformité aux normes.
• Service financier et comptabilité : Ces équipes l'utilisent pour suivre les paiements, s'assurer que les conditions de paiement sont respectées et garantir la précision des transactions financières.
• Service juridique : Les équipes juridiques l'utilisent pour gérer les termes contractuels, suivre les échéances et s'assurer que les contrats sont conformes aux réglementations et aux politiques internes.
• Direction générale : Les dirigeants utilisent les rapports et les analyses générés par la solution SRM pour prendre des décisions stratégiques basées sur les performances des fournisseurs, les coûts et les avantages.

Pour utiliser de manière optimale un logiciel SRM, voici quelques conseils à suivre :

• Avant de déployer le logiciel, assurez-vous que vos équipes sont formées à son utilisation. Planifiez des sessions de formation pour les utilisateurs.
• Configurez la solution SRM en fonction des besoins de votre entreprise. Personnalisez les flux de travail, les formulaires, les notifications et les tableaux de bord pour refléter vos processus internes et vos priorités.
• Intégrez le logiciel avec vos systèmes existants pour assurer une synchronisation fluide des données liées aux fournisseurs, aux commandes et aux paiements.
• Utilisez le logiciel comme un guichet unique pour toutes les informations relatives aux fournisseurs. Stockez les contrats, les termes, les évaluations de performances et les communications dans un seul endroit accessible à toutes les équipes concernées.
• Encouragez la collaboration avec vos fournisseurs. Partagez des informations sur les commandes, les livraisons et les exigences de qualité pour une meilleure visibilité mutuelle.
• Utilisez les tableaux de bord et les rapports générés par le logiciel pour surveiller les performances. Identifiez les domaines d'amélioration et les fournisseurs les plus performants pour optimiser vos relations.
• Utilisez les rappels et les alertes du logiciel pour vous assurer que les échéances, les renouvellements et les paiements sont respectés.
• Assurez-vous que votre logiciel peut évoluer avec les besoins changeants de votre entreprise. Tenez-vous au courant des mises à jour et des nouvelles fonctionnalités.
• Sollicitez les commentaires des utilisateurs sur l'utilisation du logiciel et les aspects à améliorer. Utilisez ces commentaires pour apporter des ajustements et des améliorations continues à l'application.

Pour optimiser efficacement votre logiciel SRM, suivez ces conseils :

• Effectuez des évaluations périodiques de votre logiciel pour identifier les domaines d'amélioration.
• Ajustez le logiciel en fonction de vos besoins en cours de route.
• Révisez et ajustez vos flux de travail régulièrement pour éliminer les inefficacités et les étapes inutiles.
• Utilisez les analyses pour obtenir des informations détaillées sur les performances des fournisseurs, les tendances d'achat et les opportunités d'économies.
• Exploitez au maximum l'automatisation offerte par le logiciel.
• Surveillez régulièrement les indicateurs clés de performance pour vous assurer que les objectifs sont atteints.

Le déploiement efficace d'un logiciel SRM nécessite une planification minutieuse et une exécution bien orchestrée. Voici les étapes clés pour déployer avec succès son logiciel :

1. Identifiez les objectifs, les défis et les processus à améliorer grâce à la solution.
2. Choisissez un logiciel qui répond vraiment aux besoins de votre entreprise.
3. Élaborez un plan de déploiement détaillé qui couvre les étapes, responsabilités, échéances et ressources nécessaires. Identifiez également les risques potentiels.
4. Effectuez des tests pour vous assurer que la solution fonctionne correctement et répond à vos exigences.
5. Si nécessaire, assurez-vous que les données fournisseurs, contrats et autres informations sont correctement migrées vers la nouvelle solution.
6. Lancez une phase pilote avec un groupe restreint d'utilisateurs pour évaluer la solution en conditions réelles.
7. Déployez progressivement la solution à l'ensemble de l'entreprise en suivant votre plan.
8. Proposez un support aux utilisateurs après le déploiement. Répondez à leurs questions, résolvez les problèmes et assurez-vous que l'adoption de la solution se poursuit.
9. Surveillez les performances et les résultats obtenus grâce au logiciel.

Un logiciel SRM est un indispensable pour les service achat puisqu'il permet de centraliser toutes les informations fournisseurs. Il facilite également la communication et les relations avec eux. En offrant une vue en temps réel sur les performances, il permet aussi de détecter et de gérer les risques plus efficacement. De plus, il garantit la qualité constante des produits et facilite les négociations en fournissant des données précises. Avec sa fonction de gestion des contrats, il simplifie par ailleurs le suivi des termes et des échéances. En utilisant des analyses approfondies, il aide en effet à prendre des décisions stratégiques pour optimiser les opérations d'achat et améliorer la performance globale du service achats.

Pour choisir un logiciel SRM adapté, vous pouvez prendre en compte plusieurs critères :

• Vérifiez si la solution SRM propose les fonctionnalités de base (gestion des contrats, évaluation des performances, gestion des risques...).
• Assurez-vous aussi que le logiciel peut être personnalisé pour s'adapter aux processus spécifiques de votre entreprise.
• Évaluez la qualité et la réactivité du support client proposé car une assistance efficace est en effet essentielle pour résoudre rapidement les problèmes.
• Choisissez une solution SRM capable de s'adapter à la croissance de votre entreprise.
• Assurez-vous que le logiciel offre des mesures de sécurité solides pour protéger les données sensibles de votre entreprise et de vos fournisseurs.
• Évaluez attentivement les coûts liés à la licence, l'implémentation, la formation, la maintenance et aux mises à jour pour déterminer le coût total de possession.
• Obtenez des références clients auprès du fournisseur et recherchez des retours d'expérience d'autres entreprises ayant utilisé le même logiciel.
• Optez pour un logiciel SRM aligné avec la vision à long terme de votre entreprise.

Les 3 principaux avantages d'un logiciel SRM selon nous :

1. Une solution SRM renforce la collaboration avec les fournisseurs et permet un échange d'informations plus fluide.
2. En surveillant les performances des fournisseurs en temps réel, le logiciel permet de détecter rapidement les problèmes potentiels et de minimiser les risques opérationnels.
3. Grâce à une meilleure visibilité sur les performances, le logiciel permet de négocier des conditions contractuelles plus avantageuses.

Les inconvénients d'un logiciel SRM selon nous :

1. L'implémentation et la maintenance d'une solution SRM peuvent engendrer des coûts significatifs pour l'entreprise pour le déployer.
2. Mettre en place le logiciel peut être complexe et nécessite des efforts pour l'intégrer avec les systèmes existants, pour migrer les données et adapter les processus internes.
3. L'utilisation du logiciel rend l'entreprise dépendante de la technologie et du fournisseur. Tout problème technique, rupture de service ou changement de stratégie du fournisseur peut avoir un impact sur les opérations.

Le coût d'un logiciel SRM peut varier considérablement en fonction de la taille de l'entreprise, les fonctionnalités requises, la personnalisation, les licences et les besoins de support. Cependant, pour vous donner une idée générale, voici une fourchette basse et haute des coûts possibles :

• Fourchette basse : Les solutions SRM de base pour les petites entreprises peuvent commencer à partir de quelques milliers d'euros par an. Ces solutions peuvent offrir des fonctionnalités de base avec quelques limitations.
• Fourchette haute : Pour les entreprises de plus grande envergure nécessitant des fonctionnalités plus avancées, une solution SRM peut coûter plusieurs dizaines de milliers d'euros par an. Les coûts peuvent inclure les licences, la personnalisation de l'outil, la formation et le support technique.

Il est important de noter que ces chiffres sont donnés à titre indicatif et que les coûts réels peuvent varier en fonction de la complexité et des besoins de chaque entreprise. Avant de prendre une décision, il est recommandé de demander des devis et de bien comprendre ce qui est inclus dans le coût total.

L'utilisation d'un logiciel SRM offre aux acheteurs trois principaux avantages :

• L'amélioration des relations avec les fournisseurs par la centralisation des informations et la communication
• La gestion proactive des risques grâce à la surveillance en temps réel des performances fournisseurs
• Et l'optimisation des coûts et de la performance en permettant des négociations basées sur des données précises.

Ces avantages combinés renforcent la collaboration, réduisent les risques et maximisent l'efficacité des missions des acheteurs au quotidien.