Catalogue Punch Out [Comment le Choisir ?] – FAQ

Un catalogue punch out est un type de catalogue électronique utilisé dans le processus d'achat en ligne. Contrairement à un catalogue traditionnel, un catalogue électronique permet aux acheteurs d'accéder directement aux articles du fournisseur via un lien intégré dans le système d'achat de l'entreprise. Ainsi, lorsqu'un acheteur sélectionne un produit dans le catalogue, il est redirigé directement vers le site web du fournisseur où il peut consulter les détails du produit, passer commande et finaliser le processus d'achat. Le catalogue punch out permet donc aux entreprises d'élargir leur gamme de produits disponibles en donnant accès à un large éventail de fournisseurs externes.

Un catalogue punch out est un outil de gestion des achats qui permet aux entreprises d'accéder aux catalogues électroniques de leurs fournisseurs directement à partir de leur propre système d'approvisionnement. Il permet aussi aux utilisateurs de consulter les informations détaillées sur les produits, les prix, les stocks… et de passer des commandes directement depuis le catalogue. L'objectif de ce type de catalogue est de simplifier et d'automatiser le processus d'achat en offrant aux utilisateurs un accès direct aux catalogues des fournisseurs. C’est donc un moyen pratique et intégré d'accéder aux offres des fournisseurs, d'optimiser le processus d'achat et de faciliter la collaboration entre les entreprises et leurs fournisseurs.

Le choix d'un catalogue punch out dépend de plusieurs facteurs :

• Assurez-vous tout d’abord que le catalogue est compatible avec votre système d'achat existant.
• Ensuite, évaluez la diversité, la qualité des produits et des fournisseurs disponibles dans le catalogue.
• Examinez aussi les fonctionnalités offertes par le catalogue et assurez-vous que l'interface utilisateur est facilement navigable.
• Vérifiez les mesures de sécurité mises en place pour protéger les transactions effectuées via le catalogue.
• Renseignez-vous également sur le niveau de support technique et d'assistance fourni par le fournisseur.
• Enfin, évaluez les coûts associés à l'utilisation du catalogue, y compris les frais d'installation, de licence, de transaction…. Comparez les différentes options disponibles et choisissez celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Il existe plusieurs raisons d'utiliser un catalogue éléctronique :

• Accédez à un vaste éventail de produits proposés par différents fournisseurs.
• Les catalogues sont généralement synchronisés en temps réel avec les systèmes des fournisseurs. Evitez ainsi les erreurs liées à des informations obsolètes.
• Centralisez vos achats auprès de différents fournisseurs au sein d'une seule plateforme.
• Automatisez certaines tâches grâce à la génération automatique de bons de commande, la gestion des approbations, la facturation électronique…
• Etablissez une relation de travail étroite avec vos fournisseurs. Communiquez directement avec eux, suivez les commandes en temps réel et définissez des conditions contractuelles spécifiques.

La mise en place d'un catalogue punch out implique plusieurs étapes :

1. Premièrement, identifiez les fournisseurs avec lesquels vous souhaitez travailler.
2. Intégrez ensuite les fournisseurs au système d'approvisionnement. Si nécessaire, mettez en place les connexions techniques pour établir une communication fluide entre votre système et les systèmes des fournisseurs.
3. Définissez les protocoles d'authentification pour permettre l'accès sécurisé aux catalogues.
4. Configurez également les paramètres du catalogue en fonction de vos besoins.
5. Dans un second temps, testez le catalogue pour savoir s’il fonctionne correctement et répond à vos attentes. Vérifiez l'exactitude des informations, la facilité d'utilisation et l'intégration avec votre système d'approvisionnement.
6. Par ailleurs, informez vos utilisateurs internes de la disponibilité du catalogue et fournissez-leur des instructions claires. Organisez des sessions de formation si nécessaire.
7. Enfin, suivez les performances et travaillez en étroite collaboration avec les fournisseurs pour optimiser continuellement le catalogue.

Le coût d'un catalogue punch out peut varier en fonction de plusieurs facteurs :

• Taille de l'entreprise
• Nombre de fournisseurs impliqués
• Complexité du système d'approvisionnement
• Fonctionnalités requise

Les coûts peuvent être également liés à la mise en place initiale du catalogue, aux frais de licence ou d'abonnement, aux frais de maintenance et de support…

Il n'existe donc pas de coût fixe standard pour un catalogue punch out. Chaque entreprise a des besoins et des exigences spécifiques et il est recommandé de contacter directement les solutions pour obtenir des devis. Vous pourriez ainsi avoir une estimation plus précise des coûts associés à la mise en place et à l'utilisation de ce type de catalogue dans votre entreprise.

Un catalogue punch out fonctionne en utilisant un protocole d'échange de données entre le logiciel achats de l'acheteur et le système du fournisseur.

1. L'utilisateur se connecte tout d’abord au système de l'acheteur à l'aide de ses identifiants.
2. Il accède ensuite au catalogue et sélectionne le fournisseur avec lequel il souhaite interagir.
3. Il est automatiquement redirigé vers le catalogue en ligne du fournisseur via une connexion sécurisée.
4. L'utilisateur explore ensuite le catalogue, recherche des produits, consulte les prix et les disponibilités. A cette étape, il peut ajouter des articles à son panier.
5. Une fois que la sélection est faite, l’utilisateur retourne au système achats avec son panier rempli.
6. Les informations de la sélection sont ainsi directement converties en une commande.
7. Ensuite, une fois la commande validée, elle est transmise au fournisseur via un processus d'échange de données électroniques.
8. Enfin, le fournisseur reçoit la commande, la traite et prépare son expédition.

Un catalogue en ligne contient généralement les informations et les détails des produits ou services proposés par le fournisseur. Il fournit également des images et des vidéos des produits, affiche les prix, indique la disponibilité et les délais de livraison… Certains catalogues offrent aussi des options de personnalisation ou encore permettent aux acheteurs de comparer plusieurs produits côte à côte. En général, ces catalogues permettent de réaliser une recherche avancée pour trouver rapidement les produits souhaités.

Un catalogue en ligne permet :

• D’avoir un accès direct aux catalogues fournisseurs et à un large éventail de produits et de services.
• D’obtenir les dernières informations sur les prix, les disponibilités, les promotions...
• Et de répondre aux besoins spécifiques des acheteurs grâce à l’utilisation de filtres, de listes de favoris...

Malgré les avantages non négligeables d'un catalogue en ligne, il peut également être un frein si :

• Un fournisseur rencontre des problèmes techniques, des retards de mise à jour ou des indisponibilités de son catalogue, cela peut affecter l'expérience d'achat des utilisateurs.
• La mise en place d'un catalogue en ligne nécessite une intégration technique complexe, d’autres ressources seront nécessaires pour la configuration et la maintenance.
• Certains fournisseurs ou produits spécifiques ne sont pas disponibles via le catalogue, cela peut restreindre les options d'achat pour les acheteurs.