Conformité Achat Fournisseur [Gestion Fournisseur] – FAQ

La conformité d'achat fournisseur fait référence aux règles, normes, réglementations et politiques internes établies par une entreprise lors de son processus d'achat. Cette démarche implique de s'assurer que les achats sont effectués de manière légale, éthique et en conformité avec les exigences contractuelles et réglementaires. La conformité d'achat fournisseur englobe donc :

• Respect des lois et réglementations commerciales, fiscales, du travail, de la concurrence... Et autres réglementations applicables dans le domaine des achats.
• Respect des normes éthiques.
• Respect des conditions contractuelles convenus dans les contrats avec les fournisseurs.
• Gestion des risques liés aux fournisseurs.
• Sécurité et qualité des produits ou services.

L'obligation de conformité désigne le devoir d'une entreprise de se conformer aux lois, règlements et normes applicables dans le cadre de ses activités d'achat. Cette obligation inclut également le respect des conditions contractuelles convenues avec les fournisseurs et le maintien de normes éthiques élevées. Les entreprises sont tenues en effet de respecter les lois et réglementations en vigueur dans les juridictions où elles opèrent. En plus des exigences légales, elles peuvent aussi avoir leurs propres politiques internes. Elles doivent donc maintenir des enregistrements précis et complets de leurs activités d'achat.

Pour valider un fournisseur, il est essentiel de mener une évaluation de sa conformité à travers des critères : solvabilité financière, qualité des produits, services fournis, certifications,  références client, respect des normes éthiques et réglementaires... Analysez donc tout d'abord les informations disponibles sur les fournisseurs potentiels pour établir une liste restreinte et plus facilement évaluer leur conformité. Finalisez toujours les détails de la relation fournisseur avec des contrats détaillés qui spécifient les termes et conditions.

Une bonne maîtrise de la conformité d'achat fournisseur permet de réduire les risques juridiques, financiers et réputationnels pour l'entreprise. Voici quelques-uns des principaux enjeux associés :

• Réduction des risques juridiques et réglementaires : minimiser les risques de litiges, de sanctions et de non-conformité.
• Préservation de la réputation de l'entreprise : scandales, violations éthiques ou problèmes de qualité.
• Gestion des risques opérationnels : minimiser les risques liés à des fournisseurs défaillants, des produits de mauvaise qualité, des retards de livraison...
• Protection des parties prenantes :  employés, clients, actionnaires et partenaires commerciaux.

Au sein d'un SI achat, la conformité d'achat fournisseur assure l'intégrité des données, la traçabilité des transactions et la cohérence des processus d'achat. Cette conformité permet d'optimiser la gestion des achats, de minimiser les risques et de garantir une utilisation efficace des ressources. Concrètement, un SI achat permet de centraliser et de stocker toutes les données relatives aux achats. Il permet aussi d'assurer la traçabilité et la fiabilité de ces informations. De plus, un SI achat intègre des fonctionnalités de gestion des risques qui permettent d'identifier, évaluer et surveiller les risques. Ils sont en effet conçus pour automatiser et standardiser les processus d'achat conformément aux politiques et procédures internes de l'entreprise.

Mettre en place un système de contrôle de la conformité d'achat fournisseur permet à l'entreprise de détecter, prévenir et corriger les écarts par rapport aux normes et aux exigences établies. Un système de contrôle de la conformité achat fournisseur permet en effet d'identifier, d'évaluer et de gérer les risques associés aux achats. Mais aussi de garantir que toutes les exigences sont respectées. En instaurant des contrôles internes, un système de contrôle de la conformité achat aide à prévenir :

• la fraude,
• les abus et
• les comportements non éthiques dans le processus d'achat.

En garantissant que les achats sont réalisés de manière équitable et conforme, la relation avec les fournisseurs ne peut conduire qu'à des partenariats plus durables et mutuellement bénéfiques.