Connexions aux bases de données externes – FAQ

Une connexion aux bases de données externes d’une entreprise permet d'établir un lien direct entre les logiciel internes et des sources de données externes. Grâce à ces connexions, le logiciel achat peut intégrer et synchroniser les données provenant d’autres sources et donc proposer des analyses plus complètes.

Les connexions supplémentaires associées à un logiciel SI Achat permettent d'accéder à des informations complémentaires et actualisées provenant de d'autres sources. Ces connexions permettent d'enrichir les données disponibles dans le SI Achat. Par exemple, en se connectant à des bases de données de fournisseurs, l’entreprise peut obtenir des données en temps réel sur les tarifs et comparer les offres. Elles contribuent donc à améliorer la qualité des informations disponibles et à optimiser les processus d'achat.

La mise en place de ces connexions permet :

• Un accès à des informations actualisées directement disponibles dans le logiciel achat.
• Une vue complète et consolidée des informations relatives aux produits, aux prix, aux stocks, aux fournisseurs, aux contrats…
• D'automatiser certaines tâches liées aux achats : comparaison des prix, vérification des disponibilités, validation des fournisseurs…

L'installation de ces connexions implique généralement les étapes suivantes :

1. Identifiez les bases de données auxquelles vous souhaitez vous connecter.
2. Déterminez les types d'informations que vous devez récupérer ou envoyer depuis votre logiciel SI.
3. Recherchez des solutions de connectivité compatibles avec le logiciel et les bases de données ciblées.
4. Configurez les paramètres de connexion et assurez-vous d'avoir les autorisations nécessaires.
5. Effectuez des tests pour vérifier la connexion entre votre logiciel SI et les bases externes.
6. Une fois les connexions établies, surveillez régulièrement leur bon fonctionnement.

En entreprise, la mise en place des connexions est généralement réalisée par des professionnels de l'informatique. Ces experts sont responsables de la configuration technique, des protocoles et de la gestion des paramètres de sécurité. Ils collaborent étroitement avec les équipes opérationnelles ou les responsables fonctionnels pour s'assurer qu'elles répondent aux besoins de l'entreprise.

iSYBUY fonctionne avec diverses connexions externes pour optimiser ses fonctionnalités :

1. Connexion aux fournisseurs
2. Connexion aux systèmes ERP de nos clients
3. Connexion aux systèmes de gestion des stocks de l’entreprise
4. Connexion à notre plateforme de sourcing fournisseur
5. Connexion aux services de gestion de comptabilité de l’entreprise ou d’un de nos partenaires

La mise en place de connexions externes offre plusieurs avantages :

1. Accès à des données à jour, fiables et précises.
2. Élargissement des sources d'information avec une vue plus complète et détaillée de l'écosystème externe.
3. Automatisation des processus d'échange de données.
4. Informations qui facilitent l'analyse, la planification stratégique, la gestion des risques et l'identification d'opportunités
5. Meilleur partage des informations

Malgré leurs avantages, ces connexions présentent également quelques limites :

1. Dépendance externe pour obtenir des données complètes
2. Prudence sur la sécurité des données
3. Attention aux coûts et à la complexité du processus
4. Des erreurs, des incohérences ou des différences de formats peuvent survenir.
5. Des défis peuvent se présenter en termes d'évolutivité et de compatibilité.

L'utilisation d'Excel permet de créer et de gérer facilement des connexions à des sources de données externes. Grâce au volet Requêtes & Connexions ou à la boîte de dialogue Connexions du groupe de travail, vous pouvez créer de nouvelles connexions, les modifier et les supprimer en toute simplicité. Cela vous offre la flexibilité nécessaire pour travailler avec des données provenant de différentes sources et les intégrer dans vos classeurs Excel.

En savoir plus