Dématérialisation de Facture [loi de finance 2024] – FAQ

La dématérialisation de factures, également appelée facturation électronique, est le processus de conversion des factures papier en format électronique. Cela implique l'élimination du support papier et la transmission des factures sous forme numérique (PDF, XML ou autres). La dématérialisation des factures permet d'automatiser et de simplifier le processus de facturation. Elle permet aussi de réduire les coûts liés au papier et à l'envoi postal, d'améliorer l'efficacité et la traçabilité des opérations ainsi que de faciliter l'archivage et la recherche des factures. De plus, la dématérialisation des factures peut être une exigence légale dans de nombreux pays. Elle vise également à promouvoir l'efficacité et la réduction de l'empreinte environnementale associée à la gestion des documents papier.

En France, la législation relative à la dématérialisation des factures est principalement réglementée par l'article 289 du Code général des impôts (CGI) et le Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOFiP). Voici les points clés de la législation française sur la dématérialisation des factures :

• Conservation : Les factures dématérialisées doivent être conservées pendant 6 ans à compter de la date de clôture de l'exercice auquel elles se rapportent.
• Intégrité et authenticité : Les factures dématérialisées doivent être établies, transmises, reçues et conservées dans un format garantissant leur intégrité et leur authenticité. Il est recommandé d'utiliser des procédés de signature électronique avancée ou qualifiée pour garantir l'authenticité de la facture.
• Archivage : Les factures dématérialisées doivent être archivées dans un format permettant de reconstituer l'ensemble des opérations. Elles doivent également être accessibles en cas de contrôle fiscal.
• Contrôle fiscal : L'administration fiscale française a le droit d'accéder aux données et documents électroniques relatifs aux factures dématérialisées dans le cadre de ses missions de contrôle fiscal.
• Conservation des originaux : L'entreprise doit conserver les originaux des factures reçues sous format papier, sauf si la facture est établie et reçue sous format électronique sans possibilité de manipulation ultérieure.

Depuis 2020, toutes les entreprises doivent éditer des factures numériques. En effet, pour adresser leurs demandes de paiement, les entreprises doivent passer par Chorus pro pour des contrats conclus par l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics. La dématérialisation de facture concerne également différents acteurs :

• Les fournisseurs qui émettent les factures à destination de leurs clients
• Les clients qui reçoivent les factures dématérialisées de leurs fournisseurs.
• Les administrations publiques qui imposent l'utilisation de la facturation électronique pour les transactions commerciales avec les entités publiques.
• Les prestataires de services qui proposent des solutions logicielles ou des services de gestion de factures électroniques.
• Les organismes de réglementation qui ont un rôle important dans la mise en place de cadres juridiques et de normes en matière de dématérialisation de facture.

À partir du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises, établies en France et assujetties à la TVA, devront accepter les factures électroniques. L'émission obligatoire de factures électroniques interviendra quant à elle progressivement entre 2024 et 2026. Les entreprises doivent ainsi commencer à se préparer à ce changement.

Les factures électroniques devront à présent passer par une plateforme numérique que l'émetteur et le destinataire de la facture utiliseront. Vous pouvez utiliser le portail Chorus Pro ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l'administration fiscale. A ce titre, un service d'immatriculation consacré aux PDP ouvrira en septembre 2023.

La dématérialisation des factures concerne les :

• Livraisons de biens,
• Enchères publiques,
• Prestations de services situées en France qui ne sont pas exonérées de TVA
• Acomptes se rapportant à ces opérations

Ces modifications s'accompagnent de nouvelles mentions à ajouter sur la facture :

• le numéro SIREN,
• l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client,
• les informations liées aux opérations,
• le paiement de la taxe d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

Sources :

• https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A15683#:~:text=Au%201er%20juillet%202024,d'%C3%A9mettre%20au%20format%20%C3%A9lectronique.
• https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A15683#:~:text=Comptabilit%C3%A9%20%2D%20Facturation-,Obligation%20d'%C3%A9mettre%20des%20factures%20%C3%A9lectroniques%20%3A%20un,changement%20majeur%20d%C3%A8s%20juillet%202024&text=%C3%80%20partir%20du%201er,progressivement%2C%20entre%202024%20et%202026

L'émission obligatoire de factures électroniques va s'opérer selon un calendrier prenant en compte la taille de l'entreprise :

• le 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises
• le 1^er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
• le 1^er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises

Source : https://entreprendre.service-public.fr/actualites/A15683#:~:text=Comptabilit%C3%A9%20%2D%20Facturation-,Obligation%20d'%C3%A9mettre%20des%20factures%20%C3%A9lectroniques%20%3A%20un,changement%20majeur%20d%C3%A8s%20juillet%202024&text=%C3%80%20partir%20du%201er,progressivement%2C%20entre%202024%20et%202026

Pour émettre ou recevoir une facture électronique d'un fournisseur, une entreprise peut utiliser :

• Une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP), c'est-à-dire immatriculée par l’administration fiscale.
• Le portail public de facturation Chorus Pro.
• Un logiciel de dématérialisation de facture privé.

Un logiciel de dématérialisation de facture s'adresse à toute entreprise qui souhaite automatiser et simplifier son processus de facturation. Il peut être utilisé par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d'activité. Qu'il s'agisse de petites entreprises, de moyennes entreprises ou de grandes entreprises, les logiciels de dématérialisation de facture sont particulièrement utiles. Notamment pour les entreprises qui génèrent un volume important de factures. De plus, ils offrent d’autres fonctionnalités comme la gestion électronique des documents, la traçabilité des factures, l'automatisation des flux de travail, la signature électronique et l'archivage sécurisé des factures. Que ce soit pour les fournisseurs, les prestataires de services ou les entreprises publiques ou privées, un logiciel de dématérialisation de facture peut apporter des avantages significatifs.

Pour mettre en place la dématérialisation des factures, voici les étapes à suivre :

1. Identifier les besoins : Premièrement, évaluez les avantages et les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la dématérialisation des factures.
2. Choisir une solution de dématérialisation : Deuxièmement, recherchez et sélectionnez un fournisseur de solutions de dématérialisation des factures qui répond à vos besoins.
3. Préparer les données : Troisièmement, organisez et préparez les données de facturation, y compris les informations sur les fournisseurs, clients, produits, conditions….
4. Intégration avec les systèmes existants : Ensuite, intégrez la solution de dématérialisation des factures avec vos systèmes de gestion existants.
5. Formation des utilisateurs : En outre, formez vos équipes sur l'utilisation du nouveau processus de facturation électronique.
6. Test et validation : Puis effectuez des tests pour vous assurer que la solution fonctionne correctement et répond à vos attentes.
7. Déploiement et suivi : Enfin, une fois que tout est prêt, assurez-vous de surveiller régulièrement les performances et de résoudre les problèmes éventuels.

La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages :

• Elle permet de réduire les coûts liés à l'impression, à l'envoi postal, à l'archivage physique et à la manipulation manuelle des documents.
• Les processus de facturation électronique sont automatisés, ce qui permet d'optimiser les flux de travail.
• La dématérialisation réduit les risques d'erreurs humaines liées à la saisie manuelle des données.
• Les factures électroniques permettent un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des transactions.
• La dématérialisation des factures réduit la consommation de papier et d'autres ressources, dans une optique plus durable des affaires.
• En utilisant des solutions numériques conformes, les entreprises peuvent se conformer aux exigences légales relatives à la facturation électronique.
• La dématérialisation facilite la collaboration avec les fournisseurs en simplifiant les échanges de documents et en réduisant les délais de traitement.

Bien que la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages, elle comporte également certaines limites :

• La dématérialisation des factures nécessite des compétences techniques et une infrastructure informatique adéquate.
• Bien que la dématérialisation des factures puisse entraîner des économies à long terme, il peut y avoir des coûts initiaux. Ces coûts sont liés à l'investissement dans les logiciels, les systèmes et les équipements nécessaires à la mise en place du processus.
• Pour que la dématérialisation des factures soit pleinement efficace, il est nécessaire que les partenaires commerciaux adoptent également des pratiques de facturation électronique.
• La sécurité des données est une préoccupation majeure lors de la dématérialisation des factures.
• La législation en matière de facturation électronique peut varier d'un pays à l'autre, ce qui peut rendre complexe l'adaptation aux exigences réglementaires spécifiques.
• Bien que la dématérialisation des factures permette de réduire l'usage du papier, il est nécessaire de mettre en place des systèmes d'archivage électronique fiables pour garantir la conservation à long terme des documents.

Pour accompagner efficacement le processus de dématérialisation des factures, voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Planification et communication : Établissez un plan détaillé pour la mise en œuvre de la dématérialisation des factures. Egalement, communiquez clairement les objectifs, les étapes et les délais aux parties prenantes concernées.
• Formation et sensibilisation : Organisez ensuite des sessions de formation et de sensibilisation pour informer les employés sur les nouvelles procédures à suivre et les outils à utiliser.
• Choix d'un logiciel de dématérialisation adapté : Sélectionnez un logiciel de dématérialisation des factures qui correspond aux besoins de votre entreprise.
• Collaboration avec les fournisseurs : Par ailleurs, impliquez activement vos fournisseurs dans le processus de dématérialisation des factures.
• Contrôle et vérification : Mettez aussi en place des procédures de contrôle et de vérification pour garantir l'exactitude et l'intégrité des factures dématérialisées.
• Archivage sécurisé : Assurez-vous que les factures électroniques sont archivées de manière sécurisée et surtout conforme aux exigences légales en matière de conservation des documents.
• Évaluation continue : Enfin, effectuez des évaluations régulières pour mesurer l'efficacité de la dématérialisation des factures et identifier les opportunités d'amélioration.