Logiciel Gestion Achat [Module E-procurement] – FAQ

Un logiciel de gestion des achats, aussi appelé système de gestion des achats, est une solution conçue pour gérer efficacement l'ensemble du processus d'achat. C'est une plateforme centralisée pour automatiser, rationaliser et optimiser les activités liées aux achats. L'objectif principal d'un logiciel d'e-achat est en effet d'améliorer l'efficacité opérationnelle et d'accroître la visibilité sur les dépenses.

Un logiciel de gestion des achats permet de gérer de manière plus stratégique les activités liées aux achats :

1. Le logiciel automatise les tâches manuelles et répétitives comme la validation des demandes, l'approbation, la réception des marchandises et la facturation.
2. Il permet aussi de centraliser toutes les données liées aux achats et de faciliter l'accès aux informations.
3. En fournissant une visibilité accrue sur les dépenses, le logiciel identifie ainsi les opportunités d'économies, aide à négocier de meilleurs tarifs et permet d'éviter les dépenses inutiles.
4. Le logiciel d'approvisionnement facilite aussi le suivi et la gestion des relations avec les fournisseurs.
5. Le logiciel assure également le respect des politiques internes et des réglementations en matière d'achats.
6. Il génère des rapports et des analyses détaillés sur les dépenses, les tendances et les performances.
7. Par ailleurs, en accélérant les flux de travail, le logiciel améliore l'efficacité opérationnelle de l'ensemble du cycle d'achat.
8. Enfin, il facilite la collaboration entre les différentes équipes (achats, comptabilité, opérations et fournisseurs.

Un logiciel de gestion des achats combine plusieurs fonctionnalités pour optimiser le processus d'achat d'une entreprise :

• Base de Données Centralisée : L'outil de suivi des achats repose sur une base de données qui stocke toutes les informations importantes.
• Demande d'Achat (DA) : Les utilisateurs créent des demandes d'achat via le logiciel en spécifiant les détails de ce qu'ils souhaitent acheter. Ces demandes sont soumises ensuite pour approbation.
• Gestion des Approbations : Le logiciel gère par ailleurs les flux d'approbation en fonction des règles prédéfinies.
• Catalogue Électronique : Certains outils offrent également des catalogues électroniques regroupant des articles pré-approuvés par l'entreprise.
• Passation de Commandes : Une fois approuvées, les demandes d'achat sont converties en commandes directement depuis le logiciel.
• Intégration Fournisseurs : Le logiciel d'achat peut être intégré aux systèmes des fournisseurs pour faciliter la transmission des commandes et des confirmations de livraison.
• Réception des Marchandises : Lorsque les marchandises sont reçues, l'outil met à jour les stocks et vérifie alors que la livraison correspond à la commande.
• Facturation Automatisée : Le logiciel automatise le processus de vérification et de paiement en s'assurant de la conformité aux termes du contrat.
• Gestion des Contrats : Certains logiciels proposent des fonctionnalités de gestion des contrats.
• Analyse et Rapports : Il génère des rapports et des analyses détaillées sur les dépenses, les performances des fournisseurs...
• Intégration avec les Systèmes Comptables : Ils peuvent aussi être intégrés aux systèmes comptables de l'entreprise pour assurer la comptabilisation et le suivi des dépenses.
• Sécurité et Conformité : Enfin, le logiciel protège les données sensibles et garantit la conformité aux réglementations.

Le coût d'un logiciel de gestion des achats varie considérablement en fonction de nombreux facteurs : taille de l'entreprise, complexité des besoins, fonctionnalités, nombre d'utilisateurs... Par exemple, les coûts peuvent être divisés en plusieurs catégories :

• Licence Logicielle : 5 000 € - 20 000 € (10-50 employés), 15 000€ - 50 000€ (50 à 500 employés), 50 000 € - 200 000 € (500+ employés).
• Mise en Place et Personnalisation : 2 000€ - 10 000€ par an (10-50 employés), 5 000€ - 30 000€ par an (50 à 500 employés), 20 000€ - 100 000€ (+500 employés).
• Formation :  500€ - 2 000€ (10-50 employés), 1 000€ - 5 000€ (50-500 employés), 5 000€ - 20 000€ (500+ employés).
• Frais d'Hébergement (cloud) : 1 000€ - 5 000€ par (10-50 employés), 20 000€ - 100 000€ par an (50-500 employés), 20 000€ - 100 000€ par an (+500 employés).

Encore une fois, ces fourchettes de prix sont données à titre indicatif et peuvent varier en fonction de nombreux facteurs. Il est ainsi fortement recommandé de demander des devis personnalisés auprès des éditeurs de logiciel d'e-achat pour obtenir des chiffres plus précis.

Choisir un logiciel de gestion des achats est une décision importante qui nécessite une évaluation minutieuse. Voici donc quelques conseils à suivre pour vous aider à choisir le bon logiciel :

• Analysez vos besoins : Premièrement, identifiez les besoins de votre entreprise. Quels sont les processus que vous souhaitez automatiser ? Quelles sont les fonctionnalités pour répondre à vos besoins ? Déterminez également le nombre d'utilisateurs et les intégrations nécessaires.
• Évaluez les fonctionnalités : Ensuite, comparez les fonctionnalités proposées. Assurez-vous que le logiciel vous permet de gérer efficacement vos processus d'achat.
• Soyez attentif à la convivialité : Optez pour un logiciciel avec une interface utilisateur intuitive. Les utilisateurs doivent pouvoir l'adopter rapidement sans une formation excessive.
• Pensez à l'évolutivité : Troisièmement, choisissez un logiciel qui peut évoluer avec votre entreprise. Assurez-vous qu'il peut gérer une augmentation du volume de transactions ou du nombre d'utilisateurs.
• Intégrations : Vérifiez aussi la capacité de l'outil à s'intégrer avec vos systèmes existants.
• Sécurité et Conformité : Assurez-vous que le logiciel d'approvisionnement propose des fonctionnalités de sécurité solides pour protéger les données sensibles.
• Essais et Démos : Par ailleurs, demandez des démonstrations auprès des fournisseurs pour évaluer la pertinence du logiciel pour vos besoins.
• Coûts : Évaluez les coûts totaux et comparez les différentes options.
• Références et Retours d'Expérience : Recherchez des avis d'autres entreprises ayant déjà mis en place l'outil que vous envisagez. Leurs expériences peuvent vous fournir des informations utiles.
• Assistance et Support : Vérifiez également la qualité du support client offert par le fournisseur. Un bon support peut être crucial en cas de problèmes ou de questions.

Un logiciel de gestion des achats (SGA) est utilisé par les :

• Professionnels des Achats qui utilisent le logiciel pour gérer le processus d'achat.
• Responsables Financiers et Comptables qui suivent aussi les dépenses et gèrent les factures fournisseurs.
• Gestionnaires de la Chaîne d'Approvisionnement qui utilisent le logiciel pour optimiser les flux d'approvisionnement.
• Fournisseurs qui peuvent confirmer la disponibilité des produits, soumettre des devis et suivre l'état des livraisons.
• Utilisateurs Internes qui ont besoin de soumettre des demandes d'achat.
• Direction Générale qui peut utiliser les rapports et les analyses générés par le logiciel d'achat pour prendre des décisions stratégiques.
• Services Juridiques et de Conformité qui s'assure que les contrats sont conformes aux réglementations et aux politiques internes.

Un logiciel de gestion des achats permet d'automatiser et de rationaliser l'ensemble de son processus d'achat. Meilleure visibilité sur les dépenses, réduction des coûts, gestion plus efficace des fournisseurs et des contrats... En optimisant les flux de travail, le logiciel permet en effet une prise de décision plus éclairée et une meilleure allocation des ressources. Globalement, un logiciel de suivi des achats contribue à améliorer l'efficacité opérationnelle et à renforcer la performance globale de l'entreprise.

Le conseil clé pour éviter de se tromper dans le choix d'un logiciel de gestion des achats est de prioriser vos besoins et vos objectifs avant de prendre une décision. D'une part, assurez-vous de bien comprendre les processus de votre entreprise, les fonctionnalités indispensables et les problèmes que vous souhaitez résoudre. D'autre part, en gardant vos besoins au centre de votre réflexion, vous augmentez vos chances de choisir une solution qui répond véritablement aux exigences de votre entreprise.