Qu'est-ce qu'une contrathèque ?

Une contrathèque en ligne est un outil qui centralise la gestion de tous les contrats d’une entreprise. Elle regroupe l'ensemble des données organisées et à jour des contrats. Vous pouvez aussi y stocker vos différentes appels d'offres et consultations ou bien l'utiliser directement pour négocier avec vos fournisseurs. Elle est similaire à un stockage en ligne (cloud) ou à un espace de partage de fichiers (drive) et permet également d'intégrer des documents administratifs et/ou juridiques.

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Les fonctionnalités d'une contrathèque

  • Référentiel centralisé des contrats sous la forme d’une contrathèque.
  • Dématérialisation des termes de pilotage du contrat – date de début fin, tacite reconduction, périmètre organisationnel éligible, type de contrat, responsable du contrat, segmentation achats concernée, valorisation RFA
  • Gestion documentaire – dépôt des contrats cadres, des avenants, annexes et autres.
  • Suivi des consommations du contrat à horizon 3 ans – commandé, réceptionné.
  • Rappel des échéances et renouvellement.
  • Circuits de validation multi-acteurs.

Les + d'iSyBuy

  • Gestion simplifiée des avenants.
  • Gestion des clauses particulières.
  • Liens natifs entre les contrats – contrat chapeau > contrat cadre local > contrat d’exécution > commande.
  • Association entre les contrats et les catalogues.
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FAQ

Comment fonctionne une contrathèque ?

 

Une contrathèque permet de digitaliser la relation avec les fournisseurs en centralisant tous les documents liés aux contrats dans une plateforme en ligne. Elle permet d'avoir une vision claire et à jour des contrats, de stocker les appels d'offres et de négocier directement avec les fournisseurs. Elle est également utile pour intégrer des documents administratifs et juridiques et pour suivre les échanges et actualités liées aux contrats. Autrement dit, elle permet de gérer les risques liés aux fournisseurs et aux clients en anticipant les échéances, en suivant les obligations légales et en archivant les documents.

Pourquoi intégrer une solution de gestion de contrats ?

La gestion de contrat numérique offre de nombreux avantages comme la disponibilité et la facilité de recherche des informations à tout moment et en tout lieu ainsi que la sécurisation des documents. En utilisant un service en ligne, vous pouvez gérer efficacement vos contrats, depuis la validation jusqu'à la signature, tout en respectant les normes de sécurité et d'authentification. C'est un outil de stockage efficace pour dématérialiser la gestion de vos contrats et simplifier vos processus d'affaires. Notamment si l'entreprise est présente sur plusieurs sites voire même à l’international.

Comment dématérialiser une gestion de contrats ?

La gestion des contrats en ligne améliore considérablement l'efficacité du service achat. En utilisant une plateforme digitale, vous pouvez communiquer directement avec les fournisseurs, valider et signer les contrats électroniquement. Vous réduisez ainsi les délais de signature. De plus, en stockant les documents en ligne, vous avez un accès immédiat à tous les contrats et informations, sans risque de perte ou de dommages. L'utilisation d'une contrathèque numérique pour gérer les contrats offre donc une sécurité supplémentaire pour les données de l'entreprise en prévenant les risques légaux et administratifs.

Quel est l'enjeu d'une bonne gestion de contrats ?

La gestion efficace des contrats contribue à améliorer la performance du service achat. Elle permet en effet de garantir la sécurité des approvisionnements, de négocier les meilleurs tarifs et de réaliser des économies. En période incertaine, il est crucial de pouvoir compter sur une gestion de contrats rigoureuse.