Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?

Les demandes achat correspondent à toute demande émise au service achat pour passer une commande d'articles. Il existe deux types de demande : la demande en interne et la demande en externe. La demande en interne s'effectue auprès du magasin de la société alors qu'une demande en externe se passe auprès d'un fournisseur externe. Une demande achat doit être formelle avec un document écrit envoyé au service achat puis financier. Ces demandes d'achat peuvent par ailleurs directement être émises par le service achat.

P2R - Demande d’achat - Commandes 1

Les fonctionnalités P2R

  • Demandes d'achat illimitées en nombre d'articles et de fournisseurs.
  • Possibilité de définir dès la demande achat le nom du fournisseur, le mode de livraison/retrait, le commercial destinataire de la commande et l'attribution analytique.
  • Possibilité de définir le type de commande souhaitée suite à la demande des achats : commande standard, ouverte, de sous-traitance, de prestation, de régularisation, etc.
  • La demande d'achat est transmise à l'approbateur désigné par le workflow de validation selon les seuils de commande, les catégories d'achats et les établissements.

Les + d'iSyBuy

  • Demande d'achat à la portée de toute personne ayant un besoin dans l'entreprise.
  • Simplification du travail de l'approvisionneur qui obtient de manière digitale le besoin des opérationnels sans devoir effectuer de ressaisie.
  • Workflows de validation qui permettent de garantir le respect des processus achats définis pour les opérations quotidiennes.
P2R - Demande d’achat - Commandes 3

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FAQ

Comment se déroulent les demandes d'achat ?

Tout d'abord, pour réaliser un achat de produits ou de services, il est essentiel de commencer par une demande d'achat formelle et écrite envoyée par / vers le service achats d'une entreprise. Cette demande doit effectivement inclure une description détaillée du besoin, la mention du service concerné par cet achat, l'adresse de l'entreprise, la quantité souhaitée et les informations relatives au fournisseur sélectionné. Il est également important de joindre tous les documents pertinents tels que les devis, les accords avec les fournisseurs ou tout autre élément utile.

Une fois cette demande soumise, elle est examinée et approuvée ou refusée. Si elle est approuvée, le processus d'achat peut alors débuter. Le bon de commande est ainsi émis et une notification est envoyée au demandeur. Il ne reste plus qu'à attendre la livraison des articles.

Quels sont les avantages de passer par des demandes d'achat ?

Les demandes d'achat constituent une première étape cruciale dans le processus achat d'une entreprise. Il est donc important de les rédiger de manière attentive afin d'assurer un bon déroulement des processus Procure-to-Pay. La demande d'achat est donc un outil efficace pour améliorer la gestion des contrats, la visibilité sur les besoins et la flexibilité dans le choix des fournisseurs et des produits. En rédigeant une demande d'achat complète, les entreprises améliorent également la gestion de leurs budgets et préviennent les erreurs et les fraudes. En somme, une demande d'achat bien rédigée est un élément clé pour une gestion des achats efficace et agile.

Quels sont les enjeux des demandes d'achat ?

Il est parfois complexe pour une entreprise de formaliser les demandes d'achat. Cependant, en mettant en place un processus de demande d'achat bien structuré, il est possible d'impliquer toutes les parties prenantes dès le début, de renforcer la sécurité contre les erreurs et les fraudes, de planifier efficacement le budget, d'optimiser et de réduire le temps consacré aux processus d'achat. Il est néanmoins essentiel d'être organisé pour suivre les demandes d'achat. C’est pourquoi il existe des logiciels de gestion des achats qui offrent un soutien précieux.

Pourquoi est-ce intéressant de recourir à un logiciel de gestion des achats ?

Un logiciel de gestion des achats permet de centraliser les demandes d'achat et de faciliter la coordination entre toutes les parties prenantes.

Il permet également d'accéder rapidement à toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées comme le choix des fournisseurs et des articles. Avec une meilleure visibilité sur les budgets, l'entreprise peut aussi optimiser la gestion financière du projet et réaliser des économies. Enfin, le logiciel permet de suivre en temps réel les étapes de la commande, de la livraison et de la facturation.