Processus de commande [Gestion de commande] – FAQ

Le processus de commande est une séquence d'étapes et de procédures mises en place pour acquérir des biens ou des services auprès de fournisseurs externes. Ce processus vise à assurer que les achats effectués par l'entreprise respectent les politiques internes, les exigences de qualité, les contrôles budgétaires et les délais de livraison.

Les différentes étapes d'un processus de commande sont principalement celles-ci :

1. Demande d'achat : Initiée par un service ou un employé.
2. Approbation de la demande : Validation de la demande d'achat par des personnes autorisées.
3. Sélection des fournisseurs : Sélection des fournisseurs potentiels, évaluation des offres et négociation des termes et conditions.
4. Création de la commande : Détails spécifiques des biens ou services requis, conditions de paiement, délais de livraison…
5. Approbation de la commande : Approbation supplémentaire pour les achats importants ou des dépenses hors budget.
6. Réception des biens/services : Vérification de la commande.
7. Facturation et paiement : Correspondance de la commande avant d'être approuvée pour paiement.
8. Gestion des exceptions : Actions correctives et ajustements.

Pour améliorer un processus déjà en place, vous pouvez commencer par écouter attentivement les retours des employés impliqués dans le processus. Leurs expériences et suggestions fournissent des indications sur les problèmes rencontrés et les zones qui nécessitent des améliorations. Ensuite, identifiez les étapes qui prennent plus de temps que nécessaire ou qui génèrent des erreurs fréquentes. L'intégration de nouvelles technologies peut d’ailleurs grandement contribuer à l'amélioration du processus. De plus, l'automatisation des tâches répétitives réduit les erreurs et accélère la progression des commandes. Enfin, vérifiez régulièrement l'efficacité des changements apportés pour vous assurer qu'ils améliorent réellement le processus de commande dans l'entreprise.

Mettre en place un processus de commande efficace présente plusieurs avantages :

• Réduction des délais
• Économies financières
• Visibilité précise des achats
• Traçabilité des transactions
• Renforcement des relations avec les fournisseurs
• Réduction des erreurs et problèmes opérationnels
• Meilleure prise de décision

Dans une entreprise en croissance, le processus de commande doit s'adapter aux changements rapides. Une croissance entraîne de nouveaux besoins, demandes et opérations. Adapter le processus de commande permet de répondre efficacement à ces défis. De plus, une entreprise en croissance a un fort besoin de flexibilité pour s'aligner sur de nouveaux marchés ou des modèles commerciaux émergents. Cette démarche contribue à maintenir la qualité des achats, optimiser les coûts et améliorer la satisfaction client.

Pour améliorer le processus de commande, plusieurs services peuvent être mis en place :

1. Automatisation des tâches répétitives
2. Gestion des fournisseurs de la sélection, à l'évaluation et la gestion des relations
3. Formation régulières aux employés
4. Analyse des données pour examiner les tendances d'achat
5. Support utilisateur, technique ou fonctionnel
6. Optimisation en permanence du processus

L'ordre des phases de préparation de commande suit un schéma variable mais généralement :

1. Réception de la demande d'achat émise par un service ou un employé.
2. Vérification des besoins réels, la quantification des articles ou des services requis et la confirmation de la disponibilité des ressources nécessaires.
3. Sélection des fournisseurs potentiels, évaluation de leurs offres et négociation des conditions.
4. Création de la commande détaillant les spécifications, quantités, prix, délais de livraison...
5. Validation et approbation par les responsables concernés.
6. Transmission au fournisseur qui déclenche le processus de traitement et de livraison.

Le processus de commande est généralement supervisé par le service achat. Ce service est responsable de la gestion et l'exécution des commandes en conformité avec les politiques de l'entreprise, les besoins des différents services et les accords avec les fournisseurs. Les responsabilités incluent la réception des demandes d'achat, sélection des fournisseurs, négociation des conditions d'achat, création des commandes, leur validation et leur suivi jusqu'à la réception. Ces tâches sont réparties entre différents membres de l'équipe des achats en fonction de leurs rôles.