Solution achat [Suivi et Gestion des Achats] – FAQ

Une solution d'achat est un ensemble intégré d'outils conçus pour automatiser, optimiser et rationaliser l'ensemble du processus d'achat. L'objectif d'une solution de gestion des achats est d'améliorer l'efficacité et la visibilité des processus d'approvisionnement. Ces solutions permettent aussi de gérer toutes les étapes du cycle d'achat, de réduire les tâches manuelles et d'améliorer la précision des données.

Vous pouvez retrouvez :

• Gestion des Demandes d'Achat : Permet aux utilisateurs de créer et de soumettre des demandes d'achat en y spécifiant les détails. Ces demandes sont ensuite acheminées pour approbation en fonction des règles préétablies.
• Passation de Commandes : Une fois les demandes d'achat approuvées, la solution d'achat permet de convertir automatiquement ces demandes en commandes fournisseurs. Les commandes sont générées avec les détails appropriés et peuvent être envoyées électroniquement aux fournisseurs.
• Gestion des Fournisseurs : Cette fonctionnalité permet de gérer les relations avec les fournisseurs en stockant des informations clés.
• Gestion des Contrats : Permet de stocker, gérer et surveiller les contrats avec les fournisseurs. Cette fonctionnalité permet aussi de suivre les échéances, les clauses contractuelles, les obligations de livraison et les conditions négociées.
• Suivi des Livraisons et Réceptions : Une solution d'achat permet enfin de suivre les livraisons des fournisseurs et de confirmer leur bonne réception.

Voici 3 avantages clés d'une solution de gestion des achats :

1. Une solution d'achat automatise et rationalise les processus d'achat. Les équipes peuvent ainsi gérer plus efficacement les demandes d'achat, les approbations, les commandes et les réceptions. Un logiciel achat libère donc du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Grâce à une meilleure visibilité sur les dépenses, vous pouvez surveiller et contrôler les coûts de manière plus proactive. Les entreprises peuvent ainsi négocier de meilleurs tarifs et éviter les dépenses excessives. 
3. Une solution d'achat facilite aussi la collaboration entre les équipes d'achats, les fournisseurs et d'autres départements. Elle renforce également la conformité aux politiques internes et aux réglementations en assurant un suivi transparent des activités d'achat. Les contrats et les accords sont alors mieux gérés.

La collaboration entre les équipes est améliorée de plusieurs façons :

• Premièrement, une plateforme de gestion achat permet aux équipes de communiquer et de partager des informations.
• Deuxièmement, les équipes ont accès à en temps réel aux activités d'achat. Elles peuvent donc suivre l'avancement des demandes, des commandes et des livraisons facilement.
• Troisièmement, les flux d'approbation automatisés dans la solution permettent aux équipes de soumettre et d'approuver les demandes de manière transparente. Les responsables peuvent aussi voir rapidement les demandes en attente.
• Par ailleurs, les équipes peuvent télécharger et partager des documents (contrats, produits et factures) directement dans la solution.
• Dans la même idée, une solution d'achat facilite également la collaboration avec les fournisseurs en permettant des échanges électroniques de documents.
• Les tableaux de bord et les analyses intégrés à la solution permettent enfin aux équipes de surveiller les performances.

Voici cinq indicateurs clés de performance (KPI) couramment surveillés :

1. Taux de Conformité aux Contrats : Mesure le pourcentage de dépenses qui respectent les termes et les conditions des contrats.
2. Délai de Traitement des Demandes : Temps moyen nécessaire pour traiter une demande d'achat, de sa création à son approbation.
3. Satisfaction des Fournisseurs : Mesure la satisfaction des fournisseurs en fonction de critères prédéfinis.
4. Taux d'Utilisation des Contrats Cadres : Mesure la proportion de dépenses réalisées via des contrats-cadres pré-négociés avec les fournisseurs.
5. Coûts d'Acquisition : Evalue les coûts associés à l'ensemble du processus d'achat, y compris les coûts administratifs, les frais de traitement et autres dépenses liées aux achats.

L'implémentation d'une solution d'achat nécessite une planification minutieuse et des étapes clés pour assurer le succès du projet :

1. Évaluation des Besoins : Premièrement, identifiez les besoins de votre entreprise en matière de gestion des achats. Analysez les processus actuels, les défis rencontrés et les fonctionnalités requises.
2. Sélection du Fournisseur : Deuxièmement, effectuez une recherche des fournisseurs de logiciel. Comparez les fonctionnalités, les coûts, la réputation, les références...
3. Planification du Projet : Troisièmement, élaborez un plan détaillé pour l'implémentation en définissant les étapes, les échéances, les responsabilités et les ressources.
4. Personnalisation : Quatrièmement, configurez la solution en fonction des besoins de votre entreprise. Définissez les flux de travail, les règles d'approbation, les formulaires de demande...
5. Intégration : Cinquièmement, assurez-vous que la solution peut s'intégrer harmonieusement avec les systèmes existants de votre entreprise.
6. Formation : Enfin, fournissez une formation adéquate aux utilisateurs sur la manière d'utiliser la solution d'achat.
7. Test et Validation : Effectuez des tests pour vérifier que la solution d'achat fonctionne correctement et répond aux exigences.
8. Migration des Données : Si vous migrez à partir d'un système existant, assurez-vous que les données sont migrées de manière précise et complète vers la nouvelle solution.
9. Lancement et Adoption : Déployez la solution d'achat et encouragez son adoption par les utilisateurs. Communiquez sur les nouvelles procédures pour assurer une transition en douceur.
10. Surveillance et Amélioration : Surveillez l'utilisation de la solution d'achat. Collectez des commentaires des utilisateurs et identifiez les opportunités d'amélioration continue.
11. Support Continu : Assurez-vous de disposer d'un support technique pour aider les utilisateurs en cas de problèmes ou de questions après le déploiement.

Une solution d'achat se distingue des processus d'achat traditionnels par son approche automatisée et intégrée. Contrairement aux méthodes manuelles, une solution d'achat est une plateforme en ligne centralisée. Celle-ci permet aux utilisateurs de soumettre électroniquement des demandes d'achat, de les faire approuver via des flux de travail automatisés, puis de générer des commandes directement depuis l'outil. L'un des avantages majeurs de cette automatisation est la rapidité avec laquelle les processus peuvent être exécutés. Par exemple, les demandes d'achat approuvées sont instantanément converties en commandes. De plus, la solution d'achat permet une visibilité en temps réel sur l'état des commandes, les niveaux de stock et les dépenses. Une autre différence réside dans la gestion des fournisseurs. Avec une solution d'achat, les informations relatives aux fournisseurs sont facilement accessibles. Les équipes peuvent évaluer les performances et obtenir une traçabilité complète des échanges.