Source to Pay [Ce qu’il faut savoir] – FAQ

Le processus source to pay (S2P) englobe l'ensemble des étapes liées à l'approvisionnement, à l'achat et à la gestion des dépenses. Il couvre le cycle complet, depuis la recherche de fournisseurs (source) jusqu'au règlement des paiements (pay). Le processus source to pay vise ainsi à rationaliser et à automatiser les différentes activités afin d'optimiser les coûts, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de renforcer la conformité aux politiques internes et externes.

Le processus source to pay comprend généralement les étapes suivantes :

1. Sourcing (Recherche de Fournisseurs) : Cette étape consiste à identifier, évaluer et sélectionner les fournisseurs avec qui travailler. Les entreprises recherchent alors des sources d'approvisionnement viables et négocient des conditions avantageuses.
2. Procurement (Achat) : Ensuite, une fois les fournisseurs sélectionnés, les acheteurs s'occupent de la partie passation de commandes, approbation des demandes d'achat et gestion des contrats.
3. Receiving (Réception) : Lorsque les marchandises sont livrées par les fournisseurs, elles sont vérifiées et enregistrées. Cette étape permet de s'assurer que les livraisons correspondent aux commandes passées.
4. Invoice Processing (Traitement des Factures) : Les factures fournisseurs sont acquises et traitées pour vérifier leur exactitude et leur cohérence avec les commandes et les livraisons. Une fois validées, elles sont prêtes pour le paiement.
5. Payment (Paiement) : Les paiements sont alors effectués selon les termes convenus avec les fournisseurs.
6. Supplier Management (Gestion des Fournisseurs) : Tout au long du processus source to pay, les relations avec les fournisseurs sont gérées de A à Z. Les performances sont évaluées et les contrats sont surveillés pour assurer une collaboration et une conformité efficaces.

Une solution source to pay améliore :

1. L'efficacité opérationnelle : Les équipes peuvent gérer plus efficacement les demandes d'achat, les approbations, les commandes et les réceptions. Elles ont ainsi plus de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Les coûts et les dépenses : L'entreprise gère de manière plus proactive les dépenses en négociant des conditions plus avantageuses et en évitant les coûts excessifs.
3. La conformité et la gestion des risques : Des contrôles automatisés et des flux d'approbation garantissent la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes. Les contrats et les conditions négociées sont ainsi mieux suivis.

Voici trois inconvénients potentiels associés à l'utilisation d'un logiciel source to pay :

1. Dune part, l'implémentation d'une solution S2P peut être complexe et exigeante en termes de ressources, de temps et de coordination.
2. D'autre part, l'acquisition, la mise en œuvre et la maintenance d'une solution S2P peuvent engendrer des coûts importants pour l'entreprise. Les petites entreprises en particulier peuvent trouver ces coûts prohibitifs.
3. Egalement, la transition vers l'utilisation d'une solution S2P peut rencontrer une résistance de la part des employés qui sont habitués aux processus d'achat traditionnels. Les équipes peuvent avoir du mal à s'adapter à de nouvelles procédures et à adopter pleinement le logiciel.

Il est donc important de noter qu'avant de mettre en place un logiciel S2P, il est recommandé de mener une évaluation approfondie des avantages et des inconvénients potentiels et de planifier soigneusement l'implémentation pour minimiser les points bloquants.

L'automatisation des tâches dans le processus source to pay est essentielle pour :

• Exécuter les tâches répétitives et chronophages de manière rapide et précise. Les processus d'approvisionnement peuvent être exécutés en un temps considérablement réduit.
• Réduire les erreurs humaines et améliorer la qualité des informations en évitant le risque d'inexactitudes qui pourraient entraîner des retards, des coûts supplémentaires ou des problèmes de conformité.
• Créer une piste d'audit complète de toutes les activités du processus S2P. L'entreprise a ainsi une visibilité en temps réel sur l'état des demandes d'achat, des commandes, des réceptions et des paiements. Les équipes peuvent aussi suivre et vérifier chaque étape du processus.
• Les flux d'approbation automatisés qui garantissent la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.
• Fournir des données précises et à jour qui peuvent être utilisées pour des analyses approfondies.
• Réduire les coûts opérationnels. Les entreprises peuvent alors éviter les dépenses inutiles et les coûts superflus.

Voici quelques-uns des défis courants auxquels les entreprises peuvent être confrontées lors de l'implémentation d'un processus S2P :

• La transition vers un processus S2P peut être complexe en raison de la nécessité d'intégrer le nouveau système avec les systèmes existants de l'entreprise.
• Les employés doivent s'adapter à de nouvelles procédures et à l'utilisation d'une plateforme S2P. Ce changement peut rencontrer de la résistance de la part des équipes qui sont habituées aux méthodes d'achat traditionnelles.
• En lien avec le point précédent, la gestion du changement est cruciale pour assurer une adoption réussie de la solution S2P. Les entreprises doivent ainsi investir dans la formation des utilisateurs, la communication et le soutien pour aider les employés à s'adapter au nouveau processus.
• La qualité des données est essentielle pour garantir l'exactitude et la cohérence des informations tout au long du processus S2P.
• L'acquisition, la mise en œuvre et la maintenance d'une solution S2P peuvent engendrer des coûts importants pour l'entreprise.
• La mise en place d'un nouveau processus peut entraîner des perturbations temporaires dans les opérations quotidiennes. Il est alors important de minimiser ces perturbations et de planifier soigneusement la transition.
• Une trop grande personnalisation de la solution S2P peut rendre le système complexe et difficile à gérer. Il est en effet important de trouver un équilibre entre les fonctionnalités nécessaires et les adaptations spécifiques.
• Enfin, une fois le processus S2P mis en place, il est essentiel de surveiller et d'évaluer en permanence son efficacité. L'absence de suivi adéquat peut entraîner des lacunes non détectées et empêcher l'optimisation continue.

Une solution de gestion source to pay améliore les opérations d'achat en automatisant les tâches manuelles. Elle permet aussi d'avoir une visibilité en temps réel sur l'ensemble du processus. En ayant toutes les clés en main, vous pouvez optimiser les coûts et réduire les délais entre la demande et la réception des marchandises. L'outil facilite aussi l'analyse des données pour une prise de décision stratégiques et minimisant les erreurs humaines. En favorisant l'efficacité opérationnelle, la précision des données et la conformité des commandes, une solution S2P permet aux entreprises de gérer plus efficacement leurs achats, d'obtenir des avantages financiers et de renforcer leurs relations avec les fournisseurs.

Le processus source to pay contribue à une meilleure gestion des dépenses de plusieurs manières :

1. Le S2P permet aux entreprises de suivre et de surveiller de près les dépenses à chaque étape. Les équipes peuvent ainsi voir les demandes d'achat, les commandes, les réceptions et les paiements. Cette démarche facilite la gestion proactive des dépenses.
2. Grâce à la visibilité accrue sur les dépenses, les entreprises peuvent identifier les opportunités d'économies et de réductions de coûts. Les informations sur les dépenses passées et les relations avec les fournisseurs permettent alors des négociations plus stratégiques et la recherche de termes plus avantageux.
3. Le S2P facilite également la gestion des contrats avec les fournisseurs. Les termes contractuels, les conditions et les échéances sont mieux suivis. Les acheteurs peuvent alors maximiser les avantages contractuels et réduire les risques liés aux violations des clauses.
4.  Le S2P renforce la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes. Les flux d'approbation automatisés et les contrôles garantissent en effet que les achats sont effectués conformément aux règles établies, minimisant ainsi les risques de non-conformité.
5. Les données collectées tout au long du processus S2P permettent d'obtenir des analyses approfondies des dépenses. Les entreprises peuvent ainsi identifier les tendances, les catégories de dépenses et les domaines où des économies peuvent être réalisées.
6. L'automatisation du S2P réduit les erreurs humaines et les risques de fraude. Les flux de travail automatisés et les contrôles garantissent que les transactions sont correctement enregistrées et autorisées.

Voici 3 KPI (indicateurs clés de performance) couramment surveillés dans le cadre du processus source to pay:

1. Taux d'adhésion aux politiques d'achat : Mesure le pourcentage d'achats qui respectent les politiques d'achat internes de l'entreprise. Il reflète l'efficacité de la conformité aux règles établies et la gestion des achats conformes.
2. Taux de réduction des coûts : Evalue la proportion d'économies réalisées grâce à des négociations stratégiques avec les fournisseurs, à l'optimisation des termes contractuels et à d'autres initiatives visant à réduire les coûts d'achat.
3. Délai de traitement des commandes : Mesure le temps écoulé entre la création d'une commande et la réception des biens ou services correspondants. Il reflète l'efficacité du processus S2P en termes de rapidité d'exécution.