Stratégie Achats [Comment la mettre en place ?] – FAQ

Une stratégie achats est un plan d'action défini par une entreprise pour optimiser ses processus d'achats et atteindre ses objectifs dans ce domaine. Elle englobe les décisions, les méthodes et les actions pour acquérir les ressources nécessaires à l'activité de l'entreprise.

La stratégie achats vise à rationaliser les processus d'approvisionnement. Elle permet de réduire les coûts, améliorer la qualité des achats, optimiser la relation avec les fournisseurs, minimiser les risques et favoriser l'innovation. Elle repose aussi sur une analyse approfondie des besoins de l'entreprise, des marchés, des risques, des exigences réglementaires et des objectifs de performance.

Une stratégie d'achats sert donc à guider et à aligner les décisions et les actions de l'entreprise en ce qui concerne son fonctionnement.

La mise en place d'une stratégie achats efficace implique :

• la définition d'objectifs clairs,
• l'établissement de politiques et de procédures d'achats,
• la sélection et l'évaluation rigoureuse des fournisseurs,
• la négociation des contrats,
• la gestion des relations fournisseurs,
• ainsi que la surveillance et l'analyse des indicateurs de performance pour assurer une amélioration continue.

La mise en place d'une stratégie achats présente plusieurs avantages pour une entreprise :

• Réduction des coûts : Vous pouvez réaliser des économies significatives en négociant des tarifs compétitifs et en identifiant des sources d'approvisionnement alternatives.
• Amélioration de la qualité : En établissant des critères de qualité stricts, vous pouvez assurer la qualité des ressources achetées.
• Gestion des risques : Une stratégie achats bien définie permet d'identifier et de gérer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.
• Innovation : En encourageant la collaboration, vous favorisez la génération de solutions novatrices pour répondre aux besoins de l'entreprise.
• Gestion des relations fournisseurs : Une stratégie d'achats permet de développer et de maintenir des relations durables avec les fournisseurs.
• Alignement avec les objectifs de l'entreprise : Une stratégie cohérente avec les objectifs globaux de l'entreprise permet d'optimiser l'allocation des ressources, d'assurer la conformité aux normes et de contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques.

La stratégie achats peut prendre différentes formes en fonction des besoins et des objectifs de chaque entreprise :

• Stratégie de réduction des coûts : L'objectif principal ici est de réduire les coûts d'achat en négociant des prix avantageux et en identifiant des sources d'économies.
• Stratégie d'approvisionnement responsable : Par exemple, vous pouvez mettre l'accent sur l'acquisition de produits respectueux de l'environnement, socialement responsables et éthiques. Ici, la stratégie est de favoriser les fournisseurs engagés dans des pratiques durables.
• Stratégie de collaboration fournisseur : Établissez des partenariats à long terme avec les fournisseurs clés, basés sur la confiance, la collaboration et le partage d'informations.
• Stratégie d'approvisionnement local ou international : En outre, vous pouvez privilégier les fournisseurs locaux pour favoriser l'économie locale. Ou alors vous pouvez opter pour des fournisseurs internationaux pour accéder à une plus grande diversité de produits à des coûts plus compétitifs.
• Stratégie de gestion des risques : Ici, vous pouvez mettre en place des mesures pour gérer et atténuer les risques associés aux achats.
• Stratégie d'innovation : Enfin, encouragez l'innovation dans les processus d'approvisionnement. Cette stratégie peut passer par la collaboration avec des fournisseurs innovants, par de nouvelles technologies et par la recherche et le développement de produits ou services.

L'élaboration d'une stratégie efficace implique les étapes suivantes :

1. Évaluer les besoins de l'entreprise.
2. Établir des objectifs clairs pour la stratégie achats.
3. Analyser le marché et les fournisseurs potentiels.
4. Développer une stratégie d'approvisionnement locale ou internationale.
5. Établir des critères d'évaluation des fournisseurs.
6. Mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer l'efficacité de la stratégie achats.
7. Mettre en œuvre et évaluer la stratégie en suivant les plans définis.

Pour que votre stratégie soit acceptée par vos équipes, il est important d'adopter une approche collaborative :

• Expliquez la vision. Tout d’abord, commencez par expliquer en détail la raison d'être de cette stratégie. Détaillez les objectifs et les avantages qu'elle apportera à l'entreprise et aux équipes. Mettez également en avant les opportunités d'amélioration et les bénéfices tangibles pour chacun.
• Impliquez les parties prenantes. Ensuite, impliquez les collaborateurs clés dans le processus de développement de la stratégie. Sollicitez leur participation, leurs idées et leurs contributions pour favoriser un sentiment d'appartenance et de responsabilité collective.
• Clarifiez les rôles et responsabilités. Définissez aussi clairement les rôles et responsabilités. Assurez-vous que chacun comprenne son rôle et les attentes qui y sont liées.
• Fournissez des ressources et des formations. Par ailleurs, assurez-vous que vos équipes disposent des ressources nécessaires pour mettre en œuvre la stratégie achats avec succès.
• Encouragez la transparence et la communication. En effet, favorisez un environnement de travail ouvert où les idées, les préoccupations et les suggestions peuvent être partagées librement. Organisez également régulièrement des réunions pour faire le point sur les progrès, partager les succès et résoudre les éventuels problèmes.
• Évaluez et adaptez. Enfin, surveillez les résultats et les KPI afin d'évaluer l'efficacité de la stratégie. Soyez prêt à apporter des ajustements si nécessaire pour répondre aux besoins changeants de l'entreprise et des équipes.

Afin de définir un processus de stratégie achats efficace, voici quelques KPI couramment utilisés :

• Coûts d'achat : Tout d’abord, mesurez les coûts d'achat par rapport aux budgets alloués, aux années précédentes ou aux objectifs fixés. Par exemple, calculez le taux de réduction des coûts, le ratio coût/bénéfice, la part des dépenses par catégorie…
• Performance des fournisseurs : Évaluez ensuite les performances de vos fournisseurs en termes de qualité, de respect des délais de livraison, de conformité aux normes… Mesurez le taux de conformité des fournisseurs, le nombre d'incidents qualité, le taux de livraison à temps…
• Productivité des achats : Mesurez aussi l'efficacité de votre équipe achats en termes de productivité. Par exemple, vous pouvez collecter le nombre de demandes traitées par acheteur, le temps moyen de traitement des demandes, le taux d'automatisation des processus d'achat…
• Réduction des risques : Évaluez également la capacité de votre stratégie à minimiser les risques pour votre entreprise. Suivez le taux de conformité aux politiques d'achat, le taux d'évaluation des risques fournisseurs, le nombre d'incidents majeurs évités…
• Satisfaction des utilisateurs internes : Par ailleurs, mesurez la satisfaction des utilisateurs internes envers le processus d'achat et les résultats obtenus. Mettez en place des enquêtes de satisfaction, suivez le taux de résolution des problèmes, le temps de réponse aux demandes…
• Innovation des fournisseurs : Enfin, évaluez la capacité de vos fournisseurs à apporter de l'innovation et de la valeur ajoutée à votre entreprise. Par exemple, calculez le nombre d'idées ou d'innovations proposées par les fournisseurs, le taux d'adoption des innovations, les économies réalisées grâce à des initiatives de collaboration…

Le déploiement d'une stratégie achats implique plusieurs étapes importantes :

1. Évaluation des besoins technologiques. Tout d’abord, identifiez les outils et les systèmes technologiques nécessaires pour soutenir votre stratégie achats. Vous pouvez vous tourner vers les logiciels de gestion des achats, les plateformes d'e-procurement, des solutions de suivi des dépenses...
2. Sélection des solutions technologiques. Recherchez et évaluez ensuite les différentes solutions disponibles sur le marché en fonction de vos besoins.
3. Mise en place des systèmes. Une fois les solutions technologiques sélectionnées, procédez à leur mise en place.
4. Formation du personnel : Assurez-vous par ailleurs que votre équipe achats est formée à l'utilisation des nouveaux systèmes et outils.
5. Suivi et optimisation : Une fois les solutions technologiques déployées, surveillez régulièrement leur utilisation et leur efficacité. En outre, analysez les données et les KPI pour identifier les domaines à améliorer et les ajustements nécessaires.
6. Intégration avec les partenaires et les fournisseurs. Enfin, si votre stratégie achats implique une collaboration avec des partenaires externes, assurez-vous que les systèmes technologiques sont compatibles. Ils doivent permettre une intégration fluide des données et des processus.