Structurer la fonction achat au sein de l’entreprise

La fonction achat dans l’entreprise

Fonction achat : définition

La fonction achat englobe l'ensemble des activités liées à l'acquisition de biens et services nécessaires au fonctionnement d’une entreprise. De la négociation des contrats, en passant par l'évaluation des besoins, elle joue un rôle stratégique dans la gestion des coûts et la performance opérationnelle de l'entreprise.

Enjeux de la structuration de la fonction achat

En définissant clairement les responsabilités, procédures et flux de travail, une structure d'achat bien organisée facilite la prise de décision, réduit les risques et renforce les relations avec les fournisseurs. De plus, structurer le service achat contribue à l'alignement des objectifs du service sur les objectifs globaux de l'entreprise. Grâce à une fonction achat structurée, les entreprises peuvent ainsi optimiser leurs négociations et renforcer la chaîne d'approvisionnement.

Organisation de la fonction achat

Structuration de l’équipe (rôles et responsabilités)

Au sein d'un service achat, les rôles sont variés et dépendent de la structure organisationnelle de chaque entreprise. Cependant, on peut identifier certaines responsabilités générales :

• Responsable Achats : en charge de la stratégie globale d'achat et de la supervision de l'équipe d'acheteurs.
• Acheteurs : responsables de l'identification des fournisseurs, de la négociation des termes contractuels et des achats effectifs.
• Analyste des coûts : chargé d'évaluer les coûts liés aux achats et d’optimiser les dépenses.
• Gestionnaire de contrats : responsable de la rédaction, gestion et renégociation des contrats avec les fournisseurs.
• Gestionnaire des approvisionnements : surveille les niveaux de stock, s'assure de la disponibilité des produits pour éviter les ruptures de stock.
• Responsable qualité : assure la conformité des commandes aux normes de qualité établies par l'entreprise.

Chaque membre doit clairement comprendre son rôle et ses responsabilités au sein du processus d’achat. De plus, la collaboration interfonctionnelle avec d'autres départements doit être facilitée pour éliminer les doublons et les malentendus entre service.

Objectifs stratégiques de la fonction achat

Les objectifs de la fonction achat doivent être alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. En établissant des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis), l'équipe achat peut évaluer et ajuster sa performance en fonction des résultats obtenus. Ces objectifs offrent également une vision stratégique à long terme et orientent aussi vers des pratiques innovantes et alignées sur les besoins de l'entreprise.

Les objectifs stratégiques sont donc multiples. Voici quelques exemples d’objectif :

• Réduction des coûts
• Optimisation de la qualité
• Amélioration de la performance des fournisseurs
• Niveau de durabilité et Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE)
• Agilité de la chaîne d'approvisionnement

Structurer la fonction achat

Etat actuel et évaluation des process existants

La première étape dans la structuration de la fonction achat est une évaluation de l'état actuel des processus d'achat au sein de l'entreprise. Cette analyse permet d'identifier les forces et les faiblesses des pratiques existantes et d’établir une base solide pour toute initiative d'amélioration future. Elle englobe la revue des processus, de passation des commandes et de gestion des fournisseurs.

Tendances et exigences du marché

Cette structuration est également étroitement liée à l'environnement externe. Le service achat doit donc rester à l'affût des tendances et des exigences du marché. L'évolution rapide de la technologie, les changements réglementaires et les nouvelles normes industrielles peuvent par ailleurs influencer considérablement les pratiques d'achat. Intégrer ces éléments dans la structuration de la fonction achat permet d'assurer sa pertinence et son alignement sur les besoins de l'entreprise.

Mise en place de procédures claires

Ensuite, cette structuration repose sur la définition et la mise en place de procédures claires. Cette démarche inclut la standardisation des processus, la clarification des responsabilités et l'établissement de protocoles transparents pour chaque étape du cycle d'achat. De plus, en documentant minutieusement chaque étape du processus, l'entreprise établit un cadre clair. La standardisation des procédures offre alors une exécution cohérente des nouvelles procédures établies.

Gestion des risques et ajustements

Enfin, la gestion proactive des risques, qu'ils soient liés aux fournisseurs, aux fluctuations des prix ou aux interruptions de la chaîne d'approvisionnement, est essentielle. Le service achat doit ainsi être agile pour faire face aux défis et aux risques inhérents aux marchés. La mise en place de mécanismes d'ajustement permet à l'entreprise de s'adapter rapidement aux changements et d’assurer la pérennité de la fonction.