La mise en place d'un processus achats efficace est une étape essentielle pour toute entreprise souhaitant optimiser sa performance. Un processus bien structuré permet de réduire les coûts, d’améliorer la qualité des ressources achetées et de renforcer la relation avec les fournisseurs. Cependant, cette tâche peut être ardue et nécessite une planification minutieuse.
1️⃣ Étape 1 : Définir les besoins avant son processus achats
Il est tout d’abord primordial de ne pas vous concentrer uniquement sur les besoins immédiats de votre entreprise mais aussi sur des besoins à long terme. Travailler avec les autres départements de l'entreprise peut vous aider à anticiper les besoins futurs. Les contraintes budgétaires doivent être également prises en compte. Cela vous permet de vous assurer que les achats répondent aux besoins de l'entreprise tout en respectant les limites financières.
💡 Prenons l'exemple d'une entreprise de construction qui souhaite acheter des matériaux pour un chantier. En travaillant avec les chefs de chantier, l'entreprise identifie les matériaux et équipements nécessaires en fonction du budget alloué. Elle veille aussi à leur qualité pour garantir la sécurité et la durabilité des bâtiments construits.
2️⃣ Étape 2 : Élaborer une stratégie achats
Après avoir défini vos besoins, il est essentiel de mettre en place une stratégie achats adaptée. Cela implique de sélectionner vos spécifications et exigences tout en prenant en compte les normes de qualité et de sécurité requises. Il est également crucial de définir clairement les termes et conditions des futurs contrats.
💡 Par exemple, si vous êtes une entreprise de prêt-à-porter, votre stratégie achats devra inclure la sélection de fournisseurs de tissus de qualité, des délais de livraison rapides et des prix compétitifs. Les contrats devront également spécifier les termes de paiement, les garanties de qualité et les modalités de livraison.
3️⃣ Étape 3 : Établir un cahier des charges pour son processus achats
Le cahier des charges est le document qui recense l'ensemble des demandes de l'entreprise. Imaginons que vous recherchez des composants électroniques pour la fabrication de vos produits. Le cahier des charges doit définir les caractéristiques techniques des composants comme la taille, la tension, la résistance... De même, pour les services, vous devez préciser les exigences en terme de temps de réponse, de qualité ou encore de sécurité. Un cahier des charges clair et précis permet de faciliter la communication avec les fournisseurs potentiels. Vous pouvez ainsi obtenir des offres plus cohérentes.
4️⃣ Étape 4 : Sélectionner les fournisseurs
Concernant la sélection des fournisseurs, il est essentiel d'évaluer soigneusement leurs offres, références et expériences. Les plateformes d'évaluation de fournisseurs vous permettent de choisir des fournisseurs de qualité et de garantir la fiabilité et la durabilité de vos achats.
💡 Prenons l'exemple d'une entreprise de restauration. Si l’entreprise choisit des fournisseurs peu fiables, qui ne respectent pas les normes de sécurité alimentaire, cela peut mettre en danger la santé de ses clients. En revanche, si elle choisit des fournisseurs de qualité, elle pourra s'approvisionner en produits de qualité tout en respectant ses contraintes budgétaires.
5️⃣ Étape 5 : les appels d'offres pour lancer son processus achats
Lancer un appel d'offres est l’étape suivante pour sélectionner vos fournisseurs. Cette démarche permet de jouer sur la concurrence afin d'obtenir des offres commerciales détaillées. La comparaison des offres en fonction des critères définis dans le cahier des charges est primordiale pour évaluer de manière objective les offres reçues. En lançant une consultation sur un logiciel d’appel d'offres, vous pouvez être sûr d'obtenir les meilleurs offres dans les délais impartis.
💡 Par exemple, imaginons que vous êtes une entreprise de taille intermédiaire à la recherche d’un fournisseur de fournitures de bureau. Vous avez établi un cahier des charges. Pour obtenir des offres compétitives, vous décidez de lancer un appel d'offres auprès de différents fournisseurs. Une fois leurs offres reçues, vous les comparez et sélectionnez le fournisseur le plus adapté à vos besoins. Ainsi, vous garantissez une concurrence saine et une négociation au meilleur prix.
6️⃣ Étape 6 : Négocier les contrats
Lors de la négociation des contrats avec les fournisseurs, il est essentiel de définir clairement les modalités et les clauses du contrat. Cette étape permet de vous assurer que les fournisseurs respectent bien les engagements pris. De plus, la négociation de contrats doit se faire en fonction des spécifications techniques et des critères de qualité définis dans le cahier des charges. Il est également important de maintenir une bonne relation avec les fournisseurs après la signature des contrats en veillant à la conformité des livraisons.
💡 Prenons l'exemple d'une entreprise qui souhaite acheter des matières premières pour sa production. Après avoir sélectionné le fournisseur le plus approprié, elle négocie les termes du contrat (qauntité, délais, garanties...). Elle prévoit également des pénalités en cas de non-respect des conditions.
7️⃣ Étape 7 : Gérer la relation fournisseur
La gestion de la relation fournisseur est essentielle pour garantir la qualité des commandes et le respect des engagements contractuels. Cette relation doit être gérée tout au long du processus achats avec une communication claire et régulière. Suivez leurs performances, identifiez les opportunités d'amélioration et collaborez avec eux pour résoudre rapidement les problèmes éventuels.
💡 Prenons l'exemple d'une entreprise qui achète régulièrement des matières premières auprès d'un fournisseur. L'entreprise reçoit une commande de qualité inférieure à celle commandée. Plutôt que de rompre immédiatement le contrat, l'entreprise contacte le fournisseur pour trouver une solution. Le fournisseur prend alors les mesures nécessaires pour remplacer rapidement les matières premières défectueuses. La gestion de la relation fournisseur est donc décisive.
En conclusion, en suivant ces étapes, vous pourrez améliorer la performance de votre service achats. Vous pourrez aussi garantir la conformité et la rentabilité de vos achats dans le respect des contraintes budgétaires.
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