Catalogue Electronique Achat [Fonctionnalité P2R] – FAQ

Un catalogue électronique d'achat est une plateforme numérique qui permet aux entreprises de répertorier et de présenter leurs produits ou services disponibles à l'achat. Il contient des informations détaillées sur les produits : descriptions, spécifications, prix, images, disponibilités... Il inclut également des fonctionnalités de recherche et de filtrage pour aider les utilisateurs à trouver facilement les produits souhaités. Son objectif est de simplifier et d'optimiser le processus d'achat en offrant une plateforme centralisée pour la recherche, la sélection et la passation de commandes.

Un catalogue électronique d'achat facilite le processus d'achat pour les entreprises pour la recherche, la sélection et la passation de commandes. Voici quelques-uns des principaux objectifs et avantages :

• Centralisation des informations pour regrouper et stocker toutes les informations sur les ressources disponibles.
• Accès facile aux informations produits pour une vision complète des caractéristiques des produits.
• Recherche et filtrage simplifiés des produits en fonction de leurs critères spécifiques.
• Rationalisation du processus d'achat pour consulter les produits, comparer les offres, vérifier les disponibilités et les prix et effectuer les commandes directement depuis la plateforme.
• Gestion des contrats et des fournisseurs intégrés à des systèmes de gestion des contrats et des fournisseurs.
• Suivi des commandes et historique d'achat pour favoriser la transparence, la traçabilité et la gestion des dépenses.

Pour mettre en place un catalogue électronique d'achat, voici quelques étapes à suivre :

1. Identifier vos besoins et les objectifs que vous souhaitez atteindre.
2. Sélectionner une solution adaptée à vos besoins.
3. Collecter les informations nécessaires sur les produits que vous souhaitez inclure dans votre catalogue.
4. Importer les données dans votre catalogue électronique.
5. Personnaliser et organiser le catalogue en fonction de vos besoins.
6. Tester et valider votre catalogue.
7. Former des utilisateurs avec un support adéquats.
8. Communiquer et faire la promotion du catalogue électronique et de ses avantages.
9. Suivre et améliorer les informations produits.

Un catalogue électronique d'achat contient :

• Descriptions détaillées de chaque produit ou service.
• Spécifications techniques du produit.
• Images des produits pour donner une vision de l'apparence du produit.
• Prix pour chaque article.
• Etat de disponibilité des produits.
• Informations sur le fournisseur.
• Évaluations et commentaires.
• Options de personnalisation
• Informations complémentaires selon vos besoins spécifiques.

Pour structurer efficacement un catalogue électronique, voici quelques conseils :

• Catégorisation logique avec des catégories générales comme "Fournitures de bureau" et des sous-catégories plus spécifiques comme "Stylos".
• Hiérarchie claire avec des niveaux de catégories bien définis pour faciliter la navigation.
• Navigation intuitive pour permettre aux utilisateurs de trouver rapidement les produits souhaités.
• Mots-clés et balises pour faciliter la recherche et la navigation.
• Informations succinctes pour chaque produit.
• Organisation visuelle avec une mise en page attrayante et des images de haute qualité.
• Options de filtrage pour permettre aux acheteurs de trier les produits en fonction de leurs besoins.
• Fonctionnalités de recherche avancées pour permettre aux utilisateurs d’utiliser des critères de recherche plus complexes.
• Facilité de mise à jour pour garantir la pertinence et l'exactitude des informations.
• Test utilisateur pour évaluer la structure du catalogue.

L'intégration d'un catalogue électronique varie en complexité en fonction de facteurs comme la taille de l'entreprise, les systèmes existants et les exigences. Cela implique :

• la préparation des données,
• le choix d’un logiciel adapté,
• l'intégration avec les systèmes existants,
• la personnalisation,
• l'importation des données,
• les tests,
• la formation
• et le support.

Il est recommandé de collaborer avec des experts pour assurer une intégration fluide et efficace du catalogue.

Il existe différents types de catalogues électroniques :

• Catalogue électronique interne : utilisé au sein d'une entreprise pour répertorier les produits et services disponibles auprès des fournisseurs internes ou approuvés.
• Catalogue électronique externe : fourni par des fournisseurs externes, il permet aux entreprises d'accéder à leur gamme de produits et services.
• Catalogue électronique de marché : utilisé sur des plateformes de marché en ligne où différents fournisseurs peuvent publier leurs produits et services.
• Catalogue électronique d'approvisionnement stratégique : spécifiquement conçu pour les achats stratégiques, il permet aux entreprises d'avoir une visibilité sur les fournisseurs, les conditions contractuelles et les prix négociés.
• Catalogue électronique d'appel d'offres : utilisé dans le cadre des appels d'offres, où les fournisseurs soumettent leurs offres pour des projets ou des contrats spécifiques.
• Catalogue électronique punchout : une variante où les acheteurs accèdent au catalogue d'un fournisseur directement depuis leur propre système d'achat, en maintenant une connexion en temps réel.