Contrathèque digitale [Contrats Numérisés] – FAQ

Une contrathèque digitale est une plateforme en ligne qui permet de stocker, gérer et organiser l'ensemble des contrats d'une entreprise. Cette solution numérique permet de stocker une grande variété de contrats : accords avec les fournisseurs, partenariats, contrats clients... Elle facilite également la recherche, la consultation et la gestion des différentes versions de contrats. Enfin, elle contribue à une meilleure traçabilité et une conformité optimale.

Une contrathèque digitale sert à centraliser et à organiser tous les contrats d'une entreprise de manière électronique. Son objectif est de faciliter l'accès, la consultation et la gestion de ces contrats de façon centralisée. En offrant un espace sécurisé et organisé, elle permet aux équipes de trouver rapidement les contrats nécessaires et de suivre l'historique des modifications apportées. Cette solution facilite également le partage sécurisé des contrats entre les différents services de l'entreprise.

Une contrathèque digitale est le passage vers une gestion des contrats moderne pour les entreprises. En l'intégrant, les organisations abandonnent les dossiers papier en faveur d'une plateforme électronique sécurisée. Elle permet une gestion centralisée et simplifiée des contrats. Elle offre aussi un accès instantané à toute la documentation contractuelle. Cette transition numérique renforce la conformité contractuelle en facilitant la traçabilité et la mise à jour des contrats selon les réglementations.

Pour utiliser une contrathèque digitale, ces étapes sont généralement utiles :

1. Sélection du logiciel : Choisissez un logiciel ou une plateforme correspondant aux besoins de votre entreprise.
2. Importation des contrats : Numérisez ou importez électroniquement les contrats existants dans la contrathèque numérique.
3. Structuration et classification : Établissez une structure de classement logique pour organiser les contrats de manière claire et accessible.
4. Formation des équipes : Fournissez une formation adéquate aux employés pour les familiariser avec l'utilisation de la plateforme.
5. Définition des autorisations : Définissez les niveaux d'accès et les autorisations pour garantir la sécurité des données et limiter l'accès aux personnes autorisées.
6. Maintenance : Effectuez des mises à jour régulières, gérez les modifications et supprimez les contrats obsolètes pour maintenir la contrathèque à jour.
7. Collaboration interdépartementale : Encouragez la collaboration entre les différents services pour une utilisation efficace et bénéfique de la contrathèque.

La principale différence entre une contrathèque classique et une contrathèque digitale réside dans leur nature physique et leur mode de gestion.

Une contrathèque classique repose sur des documents physiques stockés généralement dans des classeurs, dossiers ou armoires. Ces documents sont en format papier. Les recherches, mises à jour et partages de documents sont limités et demandent souvent du temps et des ressources.

À l'inverse, une contrathèque digitale est entièrement numérique. Elle utilise des logiciels ou des plateformes en ligne pour stocker, organiser et gérer électroniquement les contrats. Cette version digitale facilite l'accès aux contrats depuis n'importe où et à tout moment. Elle permet des recherches rapides, des mises à jour en temps réel et des partages sécurisés entre les équipes. De plus, elle offre une traçabilité et une vraie visibilité sur les modifications apportées aux contrats.

Premièrement, l'utilisation d'une contrathèque numérique garantit la protection des documents contractuels en les stockant de manière électronique. Elle réduit les risques de perte, de dommage ou de vol qui pourraient survenir avec des documents physiques. Deuxièmement, elle permet de définir des niveaux d'accès et des autorisations. Enfin, troisièmement, la traçabilité des modifications, les signatures électroniques sécurisées et l’historiques des versions contribuent à garantir l'intégrité des contrats.

Une contrathèque digitale permet de conserver un historique détaillé des différentes versions de chaque contrat. Cette traçabilité complète permet de voir précisément comment un contrat a évolué au fil des négociations ou des modifications contractuelles. De plus, elle intégre des fonctionnalités de suivi des échéances et des obligations contractuelles. Cela signifie que les dates clés, renouvellements ou termes spécifiques sont programmés pour un suivi automatique. Enfin, les commentaires, annotations et notifications intégrées dans la contrathèque numérique permettent un suivi des discussions et des décisions liées aux contrats.

Il est tout à fait possible de signer un contrat à distance grâce à des solutions de signature électronique. Ces outils permettent de signer des documents de manière électronique, sans l’imprimer, le scanner et l'envoyer physiquement. Les signatures électroniques sont généralement légales et juridiquement contraignantes dans de nombreux pays, sous réserve de respecter certaines réglementations spécifiques.

L'accès à une contrathèque numérique au sein d'une entreprise est autorisé pour les services :

• Achats : Gérer les contrats fournisseurs.
• Juridiques : Vérification des contrats.
• Financiers : Vérification des termes financiers des contrats.
• Approvisionnement : Gérer les commandes.
• Responsables des projets : Consulter les engagements contractuels.
• Logistiques : Coordonner les aspects logistiques.
• Ressources Humaines : Gérer les contrats liés aux relations employeur-employé ou partenariats.
• Direction Générale : Consulter des contrats stratégiques.