Suivi de commande [Fonctionnalité P2R] – FAQ

Le suivi de commande désigne le processus permettant de suivre et de surveiller l'état d'une commande depuis sa validation jusqu'à sa livraison finale. Il implique donc la gestion et le suivi des différentes étapes de traitement de la commande. Le suivi de commande offre aussi une visibilité sur le parcours de la commande afin de suivre son évolution et d'anticiper d'éventuels problèmes ou retards. Cette démarche vise en effet à garantir que la commande est traitée de manière efficace et qu'elle est livrée conformément aux attentes du client ou de l'entreprise.

Le parcours d'une commande varie selon le processus mis en place par l’entreprise. Cependant, il suit généralement :

1. Validation de la commande : La commande est tout d'abord soumise après avoir été créée et validée par les responsables compétents.
2. Préparation de la commande : Les détails de la commande sont ensuite transmis au département approprié pour préparer la commande.
3. Validation et approbation : Puis la commande préparée est examinée pour validation par les responsables ou les départements concernés. Elle est ensuite approuvée pour continuer le processus.
4. Transmission au fournisseur : Une fois validée, la commande est envoyée au fournisseur spécifié pour traitement et expédition.
5. Traitement par le fournisseur : Le fournisseur traite alors la commande, prépare les articles commandés et procède à l'expédition.
6. Expédition et livraison : Les articles sont ensuite expédiés et livrés à l'adresse spécifiée.
7. Réception et vérification : À la réception, la commande est vérifiée pour s'assurer qu'elle correspond aux attentes et aux spécifications établies.
8. Clôture de la commande : Une fois que la commande est réceptionnée et validée, elle est considérée comme clôturée dans le système.

Pour assurer un suivi efficace des commandes, plusieurs pratiques sont à considérées :

1. Système de suivi : Enregistrer et suivre chaque étape du processus, de la validation à la livraison.
2. Communications régulières : Suivre et partager les mises à jour sur l'état des commandes à toutes les parties prenantes.
3. Identifiants uniques : Faciliter le suivi individuel.
4. Suivi en temps réel : Surveiller la progression des commandes et intervenir en cas de problèmes ou de retards.
5. Gestion des exceptions : Mise en place de protocoles pour gérer les situations exceptionnelles.
6. Feedback et améliorations : Collecter les retours d'expérience pour identifier les domaines à améliorer dans le processus.

Mettre en place un suivi de commande permet de maintenir le contrôle sur le processus d'achat. Suivre l'évolution des commandes permet également d'anticiper les éventuels retards ou problèmes et de garantir que les commandes sont livrées conformément aux attentes. Un suivi de commande efficace contribue donc à une gestion plus efficiente des opérations, une meilleure satisfaction client et des prises de décision plus informées basées sur des données en temps réel.

Le suivi de commande fonctionne généralement à travers un processus informatisé. Il débute tout d'abord par l'enregistrement des détails de la commande dans un système. Puis, une fois enregistrée, la commande est suivie à chaque étape de son parcours : validation, préparation, approbation, transmission au fournisseur, traitement, expédition et livraison. Ces étapes sont alors enregistrées et mises à jour régulièrement dans le système de suivi. Le suivi de commande implique souvent l'utilisation de codes ou numéros de suivi pour l'identification et la localisation de chaque commande. Des alertes peuvent également être configurées pour signaler tout problème, retard ou changement.

L'utilisation d'une plateforme de suivi de commande implique de :

1. Former ses équipes pour se familiariser avec l'interface et les fonctionnalités de la plateforme.
2. Disposer des autorisations nécessaires pour accéder aux fonctionnalités liées au suivi des commandes.
3. Localiser la section dédiée au suivi des commandes.
4. Utiliser les informations fournies pour visualiser l'état actuel de chaque commande.
5. Surveiller les mises à jour et les notifications pour toute modification ou évolution.
6. Interagir directement avec les commandes : ajout de commentaires, modification de délais ou d'adresses de livraison, annulation de commandes…

Pour garantir une traçabilité complète lors de la livraison d'une commande, vous pouvez utiliser les :

1. Numéros de suivi : suivre individuellement chaque élément de la commande.
2. Technologies de suivi : identification précise des colis.
3. Logiciels de gestion : enregistrer chaque étape de la livraison.
4. Suivi en temps réel : suivre la localisation des colis à tout moment.
5. Validation à la réception : vérification de la conformité de la livraison.
6. Communication avec les transporteurs : obtenir des mises à jour rapidement.
7. Historique et rapports : Archiver toutes les informations relatives à la livraison.

Plusieurs parties prennent part au suivi de commande :

1. Service achats ou des commandes : Ils initient généralement le processus de commande et assurent ainsi le suivi tout au long du parcours de la commande.
2. Service logistique : Ils coordonnent souvent la réception des commandes et sont impliqués dans le suivi des livraisons.
3. Fournisseurs : Ils sont responsables du traitement, l'expédition et la livraison des commandes.
4. Transporteurs : Ils assurent le transport physique des articles et fournissent des mises à jour sur l'état de la livraison.
5. Service client : Ils répondent aux demandes de renseignements sur l'état des commandes, problèmes potentiels ou retards de livraison.