Croissance, besoins de structuration, achats complexes - gestion des fournisseurs, des risques et des normes de conformité… Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) font aujourd’hui face à de multiples défis. Dans ce contexte, la capacité à structurer et digitaliser sa fonction achats devient un véritable levier de performance… Encore faut-il savoir situer sa maturité achats pour choisir les solutions adaptées aux enjeux de l’entreprise.
La maturité achats, un repère clé
La maturité achats reflète le degré de structuration et d’efficacité de votre fonction achats. Plus qu’une simple mesure, c’est un repère stratégique qui vous permet d’évaluer votre organisation, vos processus et vos outils, quelles que soient la taille ou la performance actuelles de votre entreprise.
Se situer parmi les profils de maturité est essentiel : connaître votre profil permet d’identifier vos priorités, de lever vos principaux freins et surtout, de concentrer vos efforts là où ils auront le plus d’impact. C’est donc une véritable base de réflexion pour orienter vos futures décisions stratégiques.
Chaque niveau de maturité achats a ses propres besoins. Identifier le vôtre, c’est poser les bases pour dépasser les problèmes opérationnels et stratégiques et structurer votre fonction achats étape par étape. Le but ? Progresser vers une organisation performante et durablement optimisée.
Quels sont les 4 profils de maturité achats d’une ETI ?
Découvrez les quatre profils de maturité achats pour situer votre entreprise et cibler vos priorités.
Profil 1 : une fonction achats émergente et informelle
Dans ce type d’entreprise, la fonction achats est encore peu formalisée. Sans équipe achats dédiée, elle est donc assurée par d’autres départements qui manquent d’expérience achats, de procédures claires et d’outils spécifiques pour piloter leur stratégie. Ces organisations rencontrent trois principaux obstacles :
- Peu de visibilité et donc de centralisation de leurs achats ;
- Une absence de processus clairs ;
- Des difficultés à structurer une fonction dédiée et à professionnaliser les achats et leurs pratiques.
Les risques ?
Des achats sauvages ou non contrôlés, des erreurs plus nombreuses dans les commandes et des achats hors budgets, ainsi qu’une perte de valeur due à un manque de maîtrise des coûts, de la chaîne d’approvisionnement ou même de connaissance des risques importants, tels que les risques fournisseurs.
Nos conseils ?
Mettez progressivement en place une organisation dédiée aux achats, en vous équipant notamment d’outils simples et accessibles pour centraliser vos achats, comme les fonctionnalités essentielles d’un SI Achats (catalogue fournisseurs intégré, workflow de validation, suivi budgétaire, gestion des commandes et des factures). L’objectif : maîtriser vos risques en vous formant aux bonnes pratiques.
Profil 2 : une fonction achats fragmentée ou partiellement structurée
Dans ces ETI, il existe bien souvent une structuration partielle des achats, avec des acheteurs isolés. Les processus sont généralement éclatés entre différents services, et les outils utilisés comme Excel ou encore certaines fonctionnalités des ERP sont limités ou pas suffisamment adaptés. De fait, les principaux obstacles résident dans :
- Des processus non alignés ou gestion en silos ;
- Le manque de traçabilité et plus globalement de visibilité ;
- La difficulté à standardiser et automatiser certaines tâches.
Les risques ?
La perte de temps due à un manque d’efficacité opérationnelle, les erreurs de saisie ou doublons, ainsi qu’un manque de contrôle budgétaire.
Nos conseils ?
Mettez en place un suivi et un contrôle pour améliorer la traçabilité de vos achats, structurez vos processus achats à l’aide d’un outil complet comme un SI Achats modulable et accompagnez vos équipes vers une harmonisation des pratiques.
Profil 3 : une fonction achats structurée mais mal outillée
Votre entreprise correspond à ce profil si la fonction achats est identifiée, que des processus sont déjà formalisés mais que les outils que vous utilisez sont soit peu adaptés, soit pas assez complets pour vos besoins. Les freins que vous rencontrez sont souvent :
- Des outils généralistes qui ne remplacent pas une solution e-achats ;
- Une difficulté à exploiter entièrement vos data achats ;
- Un alignement insuffisant entre le service achats, les autres services et les fournisseurs.
Les risques ?
Une vision partielle de votre chaîne de dépense, des décisions stratégiques retardées par la dispersion des données, et un développement de la performance achats limité.
Nos conseils ?
Migrez vers un SI Achats complet, mettez des formations en place pour exploiter les fonctionnalités de pilotage et de reporting, tout en accompagnant vos équipes à la fois au changement et à l’adoption de l’outil.
Profil 4 : une fonction achats mature et orientée data
Dans ces ETI, la fonction achats est pleinement structurée, les processus sont clairs et optimisés avec un SI Achats déjà déployé. Le pilotage des achats est basé sur des indicateurs clés, grâce à une implication des équipes. Pour autant, certains freins peuvent subsister :
- L’outil doit être adopté par les utilisateurs au quotidien ;
- La dynamique d’amélioration et d’innovation doit être maintenue ;
- Il faut être en mesure de pouvoir gérer la complexité croissante des flux et données.
Les risques ?
Des difficultés à maintenir l’adhésion des équipes sur du long terme, pouvant mener à une stagnation si les outils ne sont pas mis à jour, ou encore une perte d’agilité si les évolutions ne sont pas anticipées.
Nos conseils ?
Accompagnez le pilotage stratégique et la transformation digitale au quotidien en assurant une assistance opérationnelle et stratégique de l’outil et analysez vos données pour optimiser vos décisions.
Et après ?
Si chaque organisation est différente, toutes les ETI peuvent cependant se poser ces questions clés :
- Avons-nous une visibilité suffisante sur nos dépenses et nos engagements ?
- Pouvons-nous savoir qui achète quoi, comment, et avec quel niveau de contrôle ?
- Sommes-nous organisés pour piloter efficacement nos achats et les transformer en levier de performance ?
