Une transition vers une solution Source to Pay ne s’improvise pas. Elle nécessite une préparation rigoureuse, une implication des parties prenantes et un déploiement méthodique.
La checklist pour préparer sa transition vers une solution Source to Pay
✅ Définir une vision pour réussir la transition vers une solution Source to Pay
Avant même de choisir une solution Source-to-Pay, il est fondamental de poser les bases. Beaucoup d’entreprises échouent dans l’implémentation de nouveaux outils. Pourquoi ? Car elles ne prennent pas le temps d’identifier précisément leurs besoins, leurs objectifs et les points à résoudre. Par exemple, une entreprise dont les acheteurs passent encore trop de temps sur des tâches administratives aura un intérêt à adopter une solution automatisée. Une autre entreprise, cherchant à gagner en transparence sur ses dépenses, voudra se doter d’un outil en gestion des contrats et en analyse des dépenses. Une vision bien définie permet d’aligner toutes les équipes sur les bénéfices attendus.
✅ Impliquer les parties prenantes dès le départ
Une transition vers une solution Source to Pay impacte bien plus que le service achats. Il concerne aussi la finance, l’IT, les opérationnels, les fournisseurs et bien souvent la direction générale. Dans certaines entreprises, les équipes achats sont enthousiastes à l’idée d’automatiser leurs processus. Cependant, elles rencontrent des blocages du côté de la DSI qui craint des difficultés d’intégration avec l’ERP en place. Dans d’autres cas, la direction financière peut être frileuse à l’idée d’adopter une nouvelle plateforme si elle ne perçoit pas immédiatement les bénéfices sur le contrôle budgétaire. Un travail collaboratif en amont permet ainsi de lever ces freins. Une approche efficace consiste aussi à organiser des réunions régulières avec les différentes parties prenantes. Ces réunions ont pour objectifs de comprendre leurs besoins et clarifier leur rôle dans la mise en œuvre de la solution.
✅ Choisir une solution adaptée à votre entreprise
Le marché des solutions Source-to-Pay est vaste avec des outils qui diffèrent par leurs fonctionnalités, leur flexibilité et leur facilité d’intégration. Il est essentiel de sélectionner une solution qui s’aligne sur les besoins de votre organisation. Par exemple, une entreprise qui gère des milliers de fournisseurs dans plusieurs pays aura besoin d’un outil qui gère la conformité réglementaire et le multi-devises. Tandis qu’une ETI privilégiera une solution plus simple, intuitive et rapide à déployer comme iSYBUY. Certaines entreprises font l’erreur de choisir des solutions trop complexes qui nécessitent une lourde phase de paramétrage et d’intégration. Résultat : le projet prend du retard, les équipes ne s’approprient pas l’outil et le retour sur investissement met du temps à se concrétiser. Il est donc conseillé de tester plusieurs solutions, d’organiser des démonstrations avec les éditeurs et d’évaluer l’expérience utilisateur avant de faire un choix final.
✅ Préparer la migration des données et l’intégration technique
Une transition vers une solution Source to Pay repose également en grande partie sur la qualité des données. Une solution performante ne donnera pas de bons résultats si les bases fournisseurs, les catalogues ou les historiques ne sont pas correctement intégrés. La première étape consiste donc à nettoyer les données existantes en éliminant les doublons, en mettant à jour les références et en structurant les informations de manière cohérente. Une entreprise qui possède des fichiers Excel éparpillés et des bases de données non synchronisées risque également de rencontrer des difficultés lors de la migration. Un connecteur performant entre la solution Source-to-Pay et l’ERP permet d’éviter les ressaisies manuelles et de fluidifier le passage de l’information.
✅ Former les équipes pour réussir la transition vers une solution Source to Pay
Même la meilleure solution ne sera efficace que si les équipes l’adoptent pleinement. Une transition vers une solution Source to Pay ratée est souvent due à un manque de formation et de communication autour du projet. Les acheteurs, les comptables et les gestionnaires de budget doivent être formés à l’outil et comprendre comment il va simplifier leur quotidien. Une entreprise qui déploie un outil Source-to-Pay sans formation voit son taux d’adoption chuter à moins de 50% en six mois. À l’inverse, une société qui organise des ateliers de formation atteint un taux d’utilisation de 90% en seulement trois mois. L’idéal est de mettre en place une phase pilote avec un groupe restreint d’utilisateurs avant le déploiement général. Cette démarche permet d’identifier les ajustements nécessaires et de générer des retours d’expérience positifs qui rassureront le reste des équipes.
Analyser les performances et ajuster la stratégie
Une transition vers une solution Source to Pay réussie ne s’arrête pas à son déploiement. Il est aussi essentiel de suivre les KPIs pour mesurer son impact réel sur l’organisation. Certaines entreprises constatent une réduction immédiate des délais de traitement des achats, tandis que d’autres voient les bénéfices apparaître progressivement.
Les principaux indicateurs à suivre :
- Le taux d’adoption par les utilisateurs
- La réduction du temps de traitement des commandes
- L’amélioration du respect des budgets et des contrats fournisseurs
- La baisse du volume d’erreurs et d’anomalies
Un suivi régulier permet d’identifier les axes d’amélioration et d’ajuster les processus en conséquence.
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