Les entreprises cherchent continuellement à améliorer leur efficacité opérationnelle et leur gestion des coûts. En 2022, 40% des Directions Achats avaient pour priorité d’optimiser et de réduire ses dépenses. Cependant, malgré cet objectif, la gestion des achats peut devenir coûteuse si on ne dispose pas des outils appropriés. Un logiciel Source-to-Pay (S2P) est une solution efficace pour rationaliser les processus, suivre les performances et réduire les coûts.
Qu'est-ce qu'un logiciel Source-to-Pay ?
Un logiciel Source-to-Pay est un outil qui gère l'ensemble du processus achats, de la demande d'achat initiale jusqu'au paiement final. Un logiciel S2P offre donc une suite d'outils pour trouver ses fournisseurs, négocier les contrats et passer des commandes rapidement. Cet outil permet également de suivre les livraisons, leur qualité, les paiements, et de gérer les relations avec les parties prenantes.
En quoi un logiciel Source-to-Pay permet de réduire les dépenses du service achat ?
Réduction des coûts d'achat
Un logiciel Source-to-Pay permet de réduire les coûts d’achat en centralisant les commandes, les contrôles et les paiements. En parallèle, cet outil permet d'éviter les doublons de commandes et de réduire les coûts de traitement. Une entreprise qui utilise un logiciel S2P peut donc prétendre à une réduction de 8% sur ses coûts d'achat en un an.
Automatisation du processus Source-to-Pay
En automatisant les processus d'approbation, vous gagnez du temps et réduisez les erreurs manuelles. Une entreprise qui utilise un logiciel S2P peut réduire le temps nécessaire pour traiter une facture de 7 à 2 jours. Lorsqu’on sait que le coût moyen du traitement d’une facture est de 15€, c’est une véritable économie pour le service achat.
Une utilisation efficace des données
Un logiciel Source-to-Pay permet d’avoir une meilleure visibilité sur la base de données du service. Les rapports et les analyses se génèrent en temps réel. Les acheteurs peuvent alors se servir de ces données clés pour étayer leurs arguments lors des négociations avec les fournisseurs. Concrètement, une entreprise qui utilise un logiciel S2P peut réduire ses coûts de 15% en négociant avec les fournisseurs grâce aux données de l'outil.
Meilleure conformité réglementaire grâce au logiciel Source-to-Pay
Enfin, un logiciel Source-to-Pay aide les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur. Ce type logiciel peut en effet être configuré pour s'assurer que les fournisseurs respectent les normes de qualité, de sécurité et de responsabilité sociale de l'entreprise. Vous pouvez ainsi éviter les risques de non-conformité et les amendes éventuelles. Par exemple, une entreprise qui utilise un logiciel S2P peut réduire ses coûts de conformité de 20% en un an.
Etude de cas : comment gagner 5 points de marge ?
Pour une entreprise, il y a plusieurs façons de gagner 5 points de marge. Elle peut notamment augmenter ses prix, augmenter ses volumes de vente ou réduire ses dépenses d'achat.
En augmentant ses prix de 5%, une entreprise peut potentiellement augmenter ses marges de 5 points. Cette démarche peut néanmoins entraîner une baisse des volumes de vente si les clients trouvent les prix trop élevés.
Autrement, en augmentant les volumes de vente de 50%, une entreprise peut gagner 5 points de marge. Ce volume peut par ailleurs nécessiter des investissements supplémentaire pour atteindre de nouveaux clients et augmenter la production.
En revanche, en réduisant ses dépenses d'achat de 10%, une entreprise peut gagner 5 points de marge sans avoir à augmenter ses prix ou sa production. Cette démarche peut être une option plus attrayante à court terme.
Etude de cas proposée par PwC
En fin de compte, la stratégie choisie dépendra de nombreux facteurs. L'entreprise devra tout d'abord définir ses objectifs globaux, faire le point sur la concurrence sur le marché, la demande des consommateurs, la marge bénéficiaire actuelle, la capacité financière de l'entreprise… Il est donc essentiel pour les Directions Achats de prendre le temps d'évaluer toutes les options. Cette étape de réflexion permet d'envisager l'impact à long terme avant de prendre la bonne décision pour l'entreprise.
En conclusion, un logiciel Source-to-Pay offre de nombreux avantages pour la gestion des dépenses et la réduction des coûts du service achat en :
- Centralisant les achats
- Automatisant les processus
- Optimisant la chaîne d'approvisionnement
- Offrant une meilleure visibilité des données
- Assurant la conformité réglementaire…
En adoptant un logiciel Source-to-Pay comme iSYBUY, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs coûts, mais aussi augmenter leur efficacité et leur rentabilité. Elles peuvent aussi gagner du temps et améliorer la qualité des processus et leur compétitivité.