La transformation numérique n’est aujourd'hui plus une option, surtout pour les ETI qui doivent rester compétitives face aux grandes entreprises. Le rapport de la Direction Générale des Entreprises (DGE) de mars 2024 souligne l’urgence, notamment pour les ETI, d’accélérer leur transition digitale. Dans ce contexte, la digitalisation des achats apparaît comme un levier stratégique : elle vous permet d'optimiser vos processus, mieux anticiper vos besoins, fiabiliser vos données et prendre de meilleures décisions. Découvrez ainsi en dix points clés comment passer à l’action et tirer pleinement parti de la digitalisation de vos achats.
Conseil 1 : diagnostiquez vos processus achats
Avant de vous lancer, prenez le temps d’analyser vos pratiques. Identifiez chaque étape, depuis l’expression d’un besoin jusqu’au paiement fournisseur. Notez les obstacles que vous rencontrez aujourd’hui comme les tâches manuelles ou les délais trop longs. Cette cartographie vous donnera une vision claire de vos besoins et des priorités à traiter : c’est la première étape pour définir vos objectifs principaux.
Avec un SI Achats, vous pouvez par exemple visualiser vos demandes d’achats, détecter les points de blocage et réduire les erreurs : vos processus sont cartographiés et automatisés.
Conseil 2 : impliquez toutes les parties prenantes
La digitalisation des achats concerne bien plus que l’équipe achats. Que vous soyez DAF, DSI, directeur ou responsable achats, vous avez tous un rôle important à jouer. Associer ces parties prenantes dès la phase de réflexion permet de recueillir les différents besoins, d’anticiper les contraintes et de favoriser l’adhésion au projet.
Pour lancer un projet de solution e-achats, le DAF peut évaluer l’impact financier et prioriser les investissements, tandis que le binôme DSI et achats apporte un regard croisé sur les besoins techniques et opérationnels, facilitant la prise de décision et l’adoption des utilisateurs finaux.
Conseil 3 : intégrez la digitalisation achats à votre stratégie globale
Pour que votre projet de digitalisation des achats ait un réel impact, il doit contribuer directement aux objectifs stratégiques de l’entreprise, qu’ils soient financiers, opérationnels ou liés à la croissance. Cette approche vous permet de prioriser vos investissements, de mesurer concrètement le retour sur investissement et de garantir que votre digitalisation achats renforce réellement la performance globale de votre ETI.
Chaque fonctionnalité de votre SI Achats doit être ainsi pensée et paramétrée pour servir un objectif clé, comme réduire les coûts, améliorer les délais ou sécuriser les approvisionnements.
Conseil 4 : choisissez une solution adaptée à votre entreprise
La meilleure solution n’est pas forcément la plus complète… ni la plus chère. Ce qui compte, c’est qu’elle réponde précisément à vos besoins, qu’elle soit simple à déployer et parfaitement intégrée à vos outils existants, notamment votre ERP. Pensez aussi à la mobilité : une interface accessible sur smartphone ou tablette permet aux managers de valider les demandes où qu’ils soient, accélérant ainsi les processus et facilitant l’adoption par tous. C’est le cas d'une plateforme source-to-pay telle qu’iSYBUY : plateformes de gestion des fournisseurs, systèmes de gestion des commandes, solutions d'analyse des données... C’est une solution conçue pour les ETI et facile à déployer.
Les ETI ont tout intérêt à privilégier des solutions modulaires, capables d’évoluer au rythme de leurs besoins, sans nécessiter un déploiement lourd dès le départ. Et n’oubliez pas la sécurité : optez pour un outil qui respecte les normes en vigueur (RGPD, hébergement en France ou en UE, accès restreint par profil) pour protéger vos données stratégiques et garantir votre souveraineté numérique.
Conseil 5 : formez et impliquez vos équipes
Un projet de digitalisation des achats ne réussit que si les équipes l’adoptent pleinement. Impliquez les utilisateurs dès le départ, recueillez leurs retours et adaptez les paramétrages en fonction de leurs besoins. Formez-les à l’outil, pas seulement sur le plan technique, mais aussi sur les bénéfices concrets qu’ils vont en tirer dans leur quotidien.
Une formation ciblée et des supports clairs (guides, tutoriels vidéo, FAQ interne) facilitent l’adoption et réduisent la résistance au changement. Pensez également à désigner des référents internes capables de relayer les bonnes pratiques.
Conseil 6 : sécurisez vos données et vos approvisionnements
Mieux piloter vos achats, c’est mieux négocier, résister aux crises et assurer votre autonomie. Un facteur qui ne dépend pas seulement de votre chaîne d’approvisionnement. Il repose aussi sur votre capacité à protéger vos données et votre système d’information.
Confier vos achats à des solutions soumises à des réglementations étrangères, c’est vous exposer à de nouveaux risques. À l’inverse, adopter un outil e-achats souverain, conçu et hébergé localement, c’est renforcer à la fois vos performances, votre sécurité et votre indépendance : votre souveraineté devient complète.
Conseil 7 : exploitez vos données pour améliorer vos performances
La digitalisation des achats ne se limite pas à automatiser des processus : elle vous permet de collecter et analyser des données précieuses. Taux de conformité, délais moyens, économies réalisées… Ces indicateurs vous aident à identifier les axes d’amélioration et à prendre des décisions éclairées.
Un bon SI Achats offre des tableaux de bord clairs, personnalisables, et vous permet de suivre vos KPIs en temps réel. L’analyse de ces données devient un levier puissant pour optimiser vos budgets et anticiper les risques.
Conseil 8 : intégrez vos achats aux autres fonctions de l’entreprise
Pour être réellement efficace, votre SI Achats doit dialoguer avec les autres outils de l’entreprise, en particulier l’ERP, la comptabilité et la logistique. Cette intégration évite les doubles saisies, réduit les erreurs et accélère le traitement des opérations.
Une plateforme connectée à vos autres systèmes garantit aussi une meilleure visibilité sur l’ensemble de la chaîne, depuis la demande interne jusqu’au paiement fournisseur.
Conseil 9 : évaluez et ajustez en continu
Un projet de digitalisation n’est pas figé : vos besoins évoluent, votre entreprise grandit et les technologies progressent. Mettez en place des revues régulières pour évaluer la performance de votre solution, identifier les points à améliorer et intégrer de nouvelles fonctionnalités.
En ajustant votre SI Achats au fil du temps, vous conservez un outil performant, parfaitement aligné avec vos objectifs stratégiques.
Conseil 10 : mesurez le ROI et communiquez vos résultats
Pour ancrer durablement votre projet, mesurez le retour sur investissement de votre digitalisation achats. Économies réalisées, réduction des délais, fiabilité accrue des données : mettez en valeur les bénéfices concrets obtenus.
Communiquez ces résultats à la direction et aux équipes. C’est la meilleure façon de renforcer la légitimité de votre démarche et de favoriser l’adhésion pour les évolutions futures.
