La digitalisation des achats est devenue un enjeu clé pour toutes les entreprises notamment les ETI. Elle permet de rationaliser les processus, de gagner en efficacité et de réduire les coûts. Voici quelques conseils pour digitaliser au mieux les achats de votre entreprise.
Les étapes pour digitaliser les achats en entreprise
Mettre en place une stratégie d'achats numériques
Une stratégie d'achats numériques est l’étape cruciale pour améliorer la performance de son entreprise. Il est donc nécessaire dans un premier temps de définir les objectifs, les besoins et les moyens à disposition du service. Vous devez disposer de suffisamment de ressources pour réussir la mise en place de cette stratégie. Ensuite, il est fondamental de déterminer les domaines où les achats numériques peuvent apporter de la valeur et les personnes concernées. En définissant clairement les rôles et les responsabilités, il sera alors plus simple de mettre en place des indicateurs pour mesurer les résultats.
Déployer une plateforme d'e-achats
Déployer une plateforme d'e-achats permet de simplifier les processus et de centraliser les informations. Cet outil facilite la gestion des achats en automatisant des tâches chronophages. C’est donc un gain de temps et d’efficacité pour les différentes parties prenantes. Cet outil permet aussi une meilleure coordination entre les départements de l'entreprise.
Développer des relations avec les fournisseurs
Parallèlement, Il est essentiel de développer des relations avec les fournisseurs pour digitaliser les achats de l'entreprise. Il est intéressant d'utiliser des plateformes pour trouver des fournisseurs, les évaluer et les comparer. C'est un moyen efficace pour identifier les meilleurs fournisseurs sur le marché et pour communiquer et collaborer avec eux. Il est également important de suivre les performances de qualité, de prix et de délai.
Mettre en place des processus de gestion de la performance
A cette étape, définissez des indicateurs clés en fonction des objectifs de l'entreprise. En identifiant rapidement les écarts, vous pouvez mettre en place directement des actions comme des réunions ou encore des programmes de formation. Les résultats doivent être ensuite communiqués au sein l'entreprise pour récolter les commentaires des acteurs internes et externes. Ces performances doivent aussi être documentées pour être utilisées comme référence, pour évaluer les performances sur le long terme et pour garantir la qualité des ressources.
Former et sensibiliser les employés
Former et sensibiliser les employés à l'utilisation d'une plateforme d'e-achats est essentiel pour familiariser son personnel aux nouvelles pratiques. Les actions de formation permettent en effet aux employés de comprendre les enjeux et les fonctionnalités de l’outil. De plus, en se formant, les salariés maximiseront les avantages de cette plateforme.
Utiliser des outils d’automatisation pour améliorer l'efficacité
Enfin, en utilisant des outils d'automatisation comme iSYBUY, vous pourrez augmenter l'efficacité de votre stratégie d'achats. Automatisez des tâches chronophages (saisie de données, gestion des commandes...), gagnez du temps en optimisant les processus et réduisez les erreurs. De plus, ces outils vous permettent de suivre les performances avec des indicateurs clés de performance qualitatifs.