Dans un premier temps, il faut savoir que le service achat est un service stratégique pour les entreprises. Les métiers, qui gravitent autour de ce service, ont de surcroît évolué ces dernières années. Comment s’organise le service achat ? Quels sont les rôles qu'on y retrouve ? On vous dit tout.
Le service achat : késako ?
Premièrement, ce service s'occupe de la gestion des achats. C'est-à-dire ? En somme, la gestion des achats est un ensemble d’activités qui visent à acquérir, stocker et distribuer les ressources essentielles de l’entreprise. Politiques stratégiques, définition des processus, choix des outils de mise en œuvre… sont ainsi des enjeux auxquels doit répondre ce service pour accroitre sa croissance.
Quelles sont les tâches au sein d’un service achat ?
Deuxièmement, il existe deux sortes d’achat : les achats stratégiques et les achats opérationnels.
D'une part, les achats stratégiques font référence à toutes les actions et décisions qui sont associées aux achats. Le service achat évalue alors les fournisseurs, définit les besoins et décide d’externaliser ou internaliser l’acte d’achat.
D'autre part, les achats opérationnels correspondent aux côtés administratifs et commerciaux de l’acte d’achat. Le service achat doit finalement suivre les commandes, les réceptions et le paiement des factures.
Dans les deux cas, le service a pour mission d’étudier son marché et se familiariser avec ses fournisseurs et clients. Il doit également définir les objectifs stratégiques, recueillir les besoins, négocier avec les fournisseur, passer les commandes… En effet, sa tâche principal est de contribuer à augmenter les résultats financiers de l’entreprise tout en pilotant un grand nombre d’activités.
Ainsi, la fonction achats contribue au bon fonctionnement de l’entreprise via la gestion des fournisseurs et des approvisionnements. Elle s’assure aussi du respect des contraintes budgétaires et des délais tout en restant conforme aux attentes du cahier des charges.
La constitution du service achat
En définitive, le service achat englobe plusieurs métiers différents. De l’analyse des besoins, à l’optimisation des coûts et des marges, il faut dire que la fonction achats a de nombreuses spécificités.
Directeur et responsable des achats
Premièrement, le directeur et le responsable des achats sont à la tête du service achat. Ils doivent donc définir la politique achats d’une entreprise, attribuer les tâches ou encore trouver et négocier avec des fournisseurs. Ils doivent également prendre en compte des aspects organisationnels et financiers afin d’atteindre les objectifs économiques de l’entreprise.
En outre, le directeur et le responsable des achats doivent gérer les risques liés au processus d’achat : aspects juridiques, relation fournisseurs, qualité des commandes, manager les équipes…
Acheteurs
Ensuite, l’acheteur a quant à lui des missions davantage axées sur la logistique et l’administratif. De plus, il doit assurer l’aspect commercial du service. Il est entre autre en charge de l’analyse des besoins afin de répondre au mieux aux appels d’offres. Il contribue également aux choix des fournisseurs. Parfois, il est même désigné pour négocier les tarifs et gérer les contrats d’achats.
En parallèle, son rôle est d’entretenir la relation avec les fournisseurs et leurs commerciaux.
Autres postes
Enfin, bien que ces trois métiers soient les plus répandus, il existe d’autres postes liés aux achats. En effet, les rôles au sein de la fonction achats peuvent être aussi variés qu'il existe d'entreprises de tailles et de secteurs différents.
Entre autre, vous pouvez ainsi retrouver :
- Les Acheteurs de production et hors production,
- Le Développeur fournisseur,
- Le Contrôleur de gestion pour la fonction achats,
- Le Contract Manager
- Le Category Manager
- L'Account Lead
- Le Responsable innovation
- Ou encore le Responsable méthodes pour la fonction achats…
Digitaliser le service achat de son entreprise : bonne ou mauvaise idée ?
Saviez-vous que seulement 32% des entreprises sont équipées d’un logiciel de gestion des achats ?
Pourtant, grâce à un logiciel de gestion des achats, vous pouvez avant tout :
- Digitaliser le portefeuille d’achat,
- Regrouper vos fournisseurs, commandes et réceptions,
- Suivre l’approvisionnement,
- Gérer les risques et mettre en place des indicateurs de performance…
Pour conclure, c'est autant de tâches automatisées qui vous permettront de gagner du temps sur le choix des fournisseurs, sur les appels d’offres, les démarches administratives ou encore sur le suivi des commandes et des budgets.
En déployant un logiciel achats comme iSyBuy, vous pourrez ainsi gérer votre service achat : de la relation fournisseurs à la signature de contrat, des commandes jusqu’au suivi des budgets.
Finalement, iSyBuy est l’aide qu’il vous faut pour augmenter vos marges, accroitre votre productivité et atteindre votre ROI escompté en 5 mois en moyenne.