Maîtriser ses dépenses : le levier de marge qui se joue avant la facture

Par Mélanie Lehoux, CEO et fondatrice d'iSYBUY, ancienne responsable achats. 

Quand une dépense se découvre à la réception de la facture, il est déjà trop tard pour agir. Reprendre le contrôle des dépenses, pour une ETI, revient à reprendre la main plus tôt : au moment où quelqu'un exprime un besoin. Et cela ne tient que si l'outil est assez simple pour être utilisé par des personnes dont l'achat n'est pas le métier.

Je n'en parle pas en tant qu’éditeur. Avant de créer iSYBUY, j'étais ingénieure des opérations puis responsable achats, et les outils dont il est question ici sont ceux qui m'ont manqué.

L'essentiel en 5 points

• Le vrai levier est de déplacer le contrôle de la facture vers l'engagement. La facture ne fait que constater une décision prise avant.
• 1 € de dépense en plus, c'est 1 € de marge nette en moins. Beaucoup d'entreprises cherchent en vain des leviers pour augmenter leur marge. Maîtriser la dépense au moment de l'engagement, et donc pouvoir l'optimiser, en est un très efficace.
• L'écart entre grands groupes et ETI est un écart d'accès, pas de technologie. Les outils existent depuis longtemps, mais ils sont trop lourds et trop coûteux pour une ETI.
• En ETI, la simplicité est une condition, pas un confort. Selon notre analyse du marché, 10 % des ETI seulement disposent d'une fonction achats constituée. Ceux qui engagent la dépense sont rarement des acheteurs.
• On automatise ce qui est répétitif et sans valeur ajoutée. Les validations et les arbitrages restent humains.

Pourquoi les ETI ne parviennent-elles pas à maîtriser et optimiser leurs dépenses ?

Parce que les outils ont été conçus pour des organisations qui ne leur ressemblent pas. Les grands groupes pilotent leurs achats avec des systèmes d'information dédiés depuis des années. Ils ont une direction achats, des équipes projet et le budget pour un projet massif.

Une ETI n'a rien de tout cela, ou rarement. Quand elle tente quand même l'aventure, le scénario se répète : une suite pensée pour un grand groupe, transposée telle quelle. Des mois de paramétrage, puis un outil que personne ne s'approprie.

Le paradoxe est là. Les ETI sont précisément les entreprises pour qui la maîtrise de la dépense pèse le plus sur la compétitivité. Elles n'ont pas la taille pour absorber des dérives, ni pour immobiliser leurs équipes sur un projet qui s'étire sur des mois. Ce qui leur manque n'est pas l'outil en soi, c'est un outil à leur mesure.

Où se joue vraiment la maîtrise des dépenses ?

Au moment de l'engagement, pas au moment de la facture. C'est le cœur de la refonte du Procure-to-Pay telle qu'iSYBUY la conçoit.

La facture n'est que la trace d'une décision déjà prise. Tout se joue au moment où le besoin s'exprime.

Un cas que toute direction financière connaît : une facture arrive à la comptabilité. Personne ne l'a validée en amont. Il n'existe aucune commande à laquelle la comparer, donc aucun rapprochement possible. La comptabilité régularise après coup, et la dépense rejoint les chiffres sans avoir été décidée par qui que ce soit d'habilité.

Contrôler à la facture, c'est constater. Contrôler à l'engagement, c'est maîtriser.

Pour mieux comprendre, voici ce que cela signifie :

Concrètement, un contrôle placé en amont change l'expérience du demandeur. Au moment où il formule son besoin, le fournisseur déjà référencé et négocié lui est proposé. Le budget concerné et le valideur sont connus d'avance.

C'est aussi là que se joue la marge. Un euro de dépense en plus, c'est un euro de marge nette en moins, alors qu'un euro de chiffre d'affaires supplémentaire n'en rapporte qu'une fraction. Une dépense évitée ou mieux négociée au moment de l'engagement va directement au résultat. Une dépense découverte à la facture, elle, est déjà perdue.

Ce que cela rapporte concrètement

Maîtriser la dépense au moment de l'engagement n'est pas seulement une affaire de contrôle : c'est un gain mesurable, qui se retrouve directement dans la marge.

Pour en donner un ordre de grandeur, nous avons modélisé, dans notre simulateur développé en interne, les gains de la mise en place d'iSYBUY pour une entreprise type : une enseigne de distribution multi-sites en France, 200 millions d'euros de chiffre d'affaires, 150 millions d'euros de dépenses annuelles et un service achats en place.

Résultat : 728 000 € de gains par an une fois la solution déployée, dans un scénario prudent qui ne retient que 70 % d'un potentiel de 1,04 million d'euros. L'investissement est couvert en 12 mois.

Le potentiel annuel se répartit ainsi :

• P2R (de la demande d'achat à la réception) : 546 500 € par an, grâce aux économies générées sur la dépense nouvellement maîtrisée, à la sécurisation et à la traçabilité par workflow et le temps gagné à la saisie.
• I2P (rapprochement automatique des factures) : 286 900 € par an, grâce aux économies liées au traitement manuel de la facture.
• SRM (gestion des fournisseurs) : 175 500 € par an, grâce aux doublons évités et au temps gagnés sur le suivi des risques et des scores.
• S2C (appels d'offres et contrats) : 31 200 € par an, grâce à un temps administratif d’un appel d’offre divisé par 10.

Ces montants sont une estimation indicative. Ils dépendent de la structure de vos dépenses et de votre organisation.

Combien cela représenterait-il dans votre entreprise ? Demandez votre étude de gains personnalisée : ICI.
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Comment faire adopter l'outil par ceux qui engagent la dépense ?

Parce que celui qui engage la dépense n'est que rarement acheteur.

Dans une ETI, cela peut être le directeur d'un établissement, un responsable maintenance, une assistante de direction, un chef de projet.

Déplacer le contrôle vers l'engagement suppose donc que ces personnes passent par l'outil. Pas une fois par trimestre pour une grosse commande : à chaque besoin, y compris le plus banal.

Un outil de Procure-to-Pay adapté à une ETI répond à quatre exigences simples :

• Utilisable sans formation par quelqu'un dont l'achat n'est pas le métier.
• Déployable en quelques semaines.
• Paramétrable par l'équipe interne quand un circuit de validation ou un fournisseur change.
• Orienté vers la bonne réponse : fournisseurs référencés, prix négociés, budget visible dès la demande.

En traitant le contournement comme un signal, pas comme une faute.

Toutes les entreprises ont leur processus « conforme » que tout le monde évite : la commande passée par téléphone ou par mail, hors outil, puis régularisée par la comptabilité quand la facture arrive. Quand cela se produit à grande échelle, le problème n'est pas la discipline des équipes. C'est que le chemin officiel est plus long que le chemin de traverse.

L'expérience utilisateur sert à inverser ce rapport. Le bon outil rend la voie conforme plus rapide que le contournement : moins d'étapes, un choix guidé, une validation qui ne bloque pas la journée du demandeur, un statut de commande visible sans relancer personne.

Pour un DAF, l'adoption n'a rien d'un sujet d'ergonomie. Un outil que les opérationnels utilisent vraiment, c'est une dépense enregistrée au moment où elle est engagée : des engagements visibles avant la facture, des budgets suivis au fil de l'eau, des données sur lesquelles on peut piloter. Un outil contourné ne produit que des régularisations.

Je résume l'enchaînement ainsi : la simplification est la condition d'entrée, l'expérience utilisateur la condition d'adoption, l'automatisation le résultat. L'ordre compte. Automatiser un processus que personne n'utilise ne produit rien.

Que faut-il automatiser dans le Procure-to-Pay ?

Tout ce qui est chronophage et sans valeur ajoutée, mais pas les décisions. L'automatisation libère du temps. Elle ne doit pas retirer à l'entreprise sa capacité d'arbitrer.

La ligne de partage est simple : la machine prépare, l'humain décide. Un valideur qui reçoit une demande déjà complète, avec le budget, le fournisseur et l'historique, décide en quelques secondes. C'est là que l'automatisation crée de la valeur, pas en validant à sa place.

Une partie du marché promet aujourd'hui des agents d'IA capables de décider seuls. Notre position est plus terre à terre : un processus que les équipes contournent ne s'améliore pas en y ajoutant de l'IA. En revanche, l'IA a toute sa place dès qu'elle fait gagner du temps à l'utilisateur sans décider à sa place, comme la lecture d'un devis pour pré-remplir une commande. C'est dans cet esprit qu'iSYBUY l'intègre à sa solution.

Par où commencer quand on est une ETI ?

Par un outil simple, sans attendre un chantier achats préalable : la plupart des ETI n'ont pas d'acheteur pour le mener.

1. Choisissez un outil achats simple à utiliser et facile à déployer.
2. Passez les commandes dans l'outil, en saisie libre ou grâce à la reconnaissance automatique du devis. Vous obtenez le détail des articles commandés et des conditions. Vous commencez à maîtriser vos dépenses dès l'engagement.
3. Analysez les données de commande sur une période, et négociez sur cette base des conditions avec vos principaux fournisseurs.
4. Intégrez ces conditions sous forme de catalogues dans l'outil, et amenez les opérationnels à commander dans ces catalogues.
5. Complétez progressivement les catalogues et renégociez avec les fournisseurs selon les données, pour profiter de l'effet volume.

Ça y est, vous maîtrisez vos dépenses, et vous pouvez réfléchir à de vraies stratégies d'optimisation et les mettre en œuvre.

Questions fréquentes sur le Procure-to-Pay

Qu'est-ce que le Procure-to-Pay ?

Le Procure-to-Pay (P2P) désigne l'ensemble du processus qui va de l'expression d'un besoin d'achat jusqu'au paiement du fournisseur : demande, validation, commande, réception, contrôle de la facture et règlement.

Un logiciel Procure-to-Pay est-il utile sans service achats ?

Oui, c'est même là qu'il apporte le plus. Sans acheteur pour filtrer les demandes, l'outil devient le garde-fou : il propose les bons fournisseurs, vérifie le budget et oriente vers le bon valideur. À condition d'être utilisable par des non-acheteurs.

Pourquoi les commandes passées hors outil posent-elles problème ?

Parce qu'elles arrivent sans commande de référence. La facture ne peut être rapprochée de rien, la dépense n'a pas été validée en amont et la comptabilité doit régulariser après coup. Qui plus est, sans outil, n'importe qui peut acheter n'importe quoi à n'importe quel fournisseur, sans aucune mesure des risques fournisseurs : financiers, légaux, RSE ou de notoriété.

L'automatisation remplace-t-elle les validations ?

Non. Elle prépare les décisions, achemine les demandes et rapproche les documents. Les validations et les arbitrages restent humains.

Combien de temps faut-il pour déployer un outil Procure-to-Pay en ETI ?

Pour une ETI, un outil adapté doit pouvoir être déployé en quelques semaines, puis étendu par étapes, en commençant par les familles de dépenses les plus fréquentes.

Quelle différence entre Procure-to-Pay et Source-to-Pay ?

Le Source-to-Pay couvre en plus l'amont : sourcing, appels d'offres, contrats fournisseurs. Le Procure-to-Pay démarre au besoin d'achat et s'arrête au paiement.

À propos de l'auteure

Mélanie Lehoux est CEO et fondatrice d'iSYBUY. Ancienne responsable achats, elle a créé iSYBUY pour apporter aux ETI une maîtrise de la dépense jusqu'ici réservée aux grands groupes.

C'est le parti pris d'iSYBUY. La demande se fait dans un outil unique, simple et intuitif, sur ordinateur, tablette ou smartphone, avec les fournisseurs référencés et le circuit de validation déjà en place. Commandes et réceptions sont ensuite transmises à votre outil de facturation électronique ou à votre ERP, qui dispose ainsi de quoi rapprocher chaque facture de ce qui a été commandé et reçu.