Les retards de livraison ne sont pas simplement des inconvénients temporaires. Ils ont un impact bien plus grand sur les opérations et la rentabilité d'une entreprise. Ils peuvent par exemple engendrer des coûts supplémentaires ou encore perturber les chaînes de production. En d'autres termes, la gestion des retards de livraison est un aspect critique de la gestion des achats.

Les causes courantes des retards de livraison

 

Problèmes de production chez le fournisseur

Lorsqu'il s'agit de gestion des opérations d'achat, la production chez le fournisseur est souvent le maillon le plus susceptible d’être à l’origine des retards de livraison. C’est pourquoi il est important d'identifier les problèmes de production qui peuvent en être la cause.

 

Ces problèmes peuvent varier en fonction du secteur, du type de produits ou de matériaux, mais la cause est souvent due à :

  • Sous-capacité de production
  • Pénuries de matières premières
  • Défauts de qualité ou problèmes de conformité
  • Mauvaise gestion de la production

 

Problèmes de transport et de logistique

Les retards de livraison peuvent aussi être attribués à des problèmes liés au transport et à la logistique. Pour prévenir ce type de retard, il est essentiel de comprendre les problèmes les plus fréquents :

  • Problèmes de transport comme les pannes de véhicules, accidents ou retards sur les routes.
  • Gestion des itinéraires comme des itinéraires mal planifiés.
  • Gestion des stocks comme les pénuries temporaires

 

Mauvaise communication

Une mauvaise communication peut avoir des répercussions importantes sur la livraison en créant des malentendus ou des erreurs de coordination. Par exemple, une communication insuffisante lors de la passation de commandes peut entraîner des erreurs dans les détails de la commande. Des informations incorrectes transmises aux fournisseurs entraînent alors des problèmes de production.

 

Une communication claire et transparente permet donc aux fournisseurs de comprendre les besoins, exigences et attentes de l'acheteur pour réduire ces risques. Pour améliorer la communication tout au long de la chaîne d'approvisionnement et prévenir les retards de livraison, voici deux stratégies :

  • Utilisation de Systèmes de Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement (SCM)
  • Définition de procédures et de protocoles de communication standardisés

 

Prévention des retards de livraison

 

Planification

Un plan d'approvisionnement solide prévient généralement les retards de livraison. Utilisez des méthodes de prévision pour anticiper les variations de la demande (saisons, marché, événements), assurez-vous de disposer de niveaux de stock adéquats et élaborer un calendrier de livraison réaliste.

 

Les outils de gestion de la chaîne d'approvisionnement peuvent également vous aider :

  • SCM (système de gestion de la chaîne d'Approvisionnement)
  • Planification des ressources d'entreprise (ERP)
  • Logiciel de prévision

 

De plus, la flexibilité est un élément important dans la planification pour faire face aux imprévus. Elaborez des scénarios de contingence, identifiez des fournisseurs de secours et maintenez une communication ouverte avec tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement.

 

Surveillance

Un système de suivi en temps réel des livraisons offre une visibilité totale sur l'état des expéditions. Dans cette démarche, vous pouvez utiliser des :

  • Capteurs et GPS
  • Outils de mise à jour en temps réel sur l'emplacement et l'état des livraisons
  • Plateformes de suivi en temps réel des données de suivi de divers transporteurs
  • Technologies d’analyse prédictive
  • Alertes Automatisées
  • Logiciels d'optimisation des itinéraires

 

Plusieurs solutions logicielles sont disponibles pour la surveillance des livraisons, notamment iSYBUY  pour suivre en temps réel les livraisons grâce à un système d’alertes personnalisées.

 

Gestion des relations fournisseurs

Les relations solides avec les fournisseurs permettent de réduire les retards de livraison. En effet, elle favorisent la coopération entre l'acheteur et le fournisseur et de réduire les risques de malentendus. Ainsi, les deux parties peuvent compter sur l'autre pour respecter ses engagements.

 

Pour établir des partenariats durables, vous devez :

  • Maintenir une communication transparente avec les fournisseurs
  • Discuter des commandes, préoccupations et problèmes dès leur apparition
  • Organiser des réunions régulières
  • Partager les objectifs et attentes pour aligner les intérêts

 

Gestion des retards de livraison

 

Plan de gestion de crise

La gestion des retards de livraison nécessite un plan de gestion de crise solide pour réagir efficacement. Vous devez anticiper les scénarios qui pourraient entraîner des retards comme les grèves, des pannes de production ou des problèmes de transport. Constituez une équipe de gestion de crise avec des membres de plusieurs et élaborez des procédures d'urgence pour chaque scénario de crise identifié. La réactivité est le point central pour résoudre rapidement les problèmes

 

Et après ?

La gestion des retards de livraison ne se limite pas à la résolution immédiate des problèmes. Comprendre en profondeur ce qui s'est passé et pourquoi est essentiel afin d'éviter que les mêmes problèmes ne se reproduisent. Une analyse après crise permet d'identifier les causes racines des retards. En comprenant les causes sous-jacentes, vous pouvez prendre des mesures pour éviter que les mêmes problèmes ne se reproduisent. De plus, en assemblez toutes les données pertinentes sur le retard, vous pouvez repérer les schémas qui ont contribué au retard et améliorer les processus  pour renforcer la prévention.

 

Indicateurs de performance

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des mesures quantitatives et qualitatives qui permettent d'évaluer l'efficience de la gestion des retards de livraison.

 

Vous pouvez surveiller le :

  • Taux de retards de livraison : pourcentage de livraisons en retard par rapport au total des livraisons effectuées.
  • Délai moyen de livraison : temps moyen nécessaire pour qu'une livraison soit effectuée après la commande.
  • Nombre de retards critiques : nombre total de retards de livraison avec un impact significatif sur les opérations.
  • Taux de réclamation : pourcentage de livraisons entraînant une réclamation.

 

La surveillance continue des KPI permet d’identifier les anomalies, les causes et d’ajuster les processus.

 

En conclusion, les retards de livraison ne sont pas seulement une source de frustration mais ils ont également un impact direct sur les opérations. En mettant en place des mesures proactives, les services achats peuvent atténuer ces risques et prévenir les retards de livraison. La prévention ne se limite pas à résoudre les problèmes lorsqu'ils surviennent. Il faut les anticiper et les éviter autant que possible. Investir dans la prévention des retards de livraison est un investissement dans la fiabilité, la compétitivité et la pérennité de votre entreprise.

 

 

 

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