Le Source-to-Pay
conçu pour les ETI

Un SI Achats est un outil dédié à la gestion des achats au sein d'une entreprise. Il permet de centraliser et d'optimiser les processus d'achats. Comment ? En automatisant un maximum de tâches et en fournissant des outils de gestion et de suivi des achats. Il facilite également la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans les processus d'achats : les acheteurs, les fournisseurs et les services internes de l'entreprise. C’est donc un outil essentiel pour la gestion efficace des achats et la maximisation de la valeur ajoutée de la chaîne d'approvisionnement.

Le déploiement d'un logiciel d'achats peut varier selon la complexité du système choisi et les besoins de l'entreprise. Cependant, voici les étapes générales à suivre :

• Définir les objectifs et les besoins de l'entreprise avant de déployer un logiciel d'achats.
• Il est ensuite temps de choisir le SI qui convient le mieux en comparant les solutions.
• Préparer l'infrastructure informatique pour accueillir la nouvelle solution achats.
• Configurer le SI une fois que l'infrastructure est prête.
• Tester et valider le système avant de mettre en production le logiciel d'achats pour s'assurer qu'il fonctionne correctement.
• Former les utilisateurs sur l'utilisation du logiciel d'achats.
• Assurer un support technique pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes éventuels.

Utiliser un logiciel achats présente plusieurs avantages pour les entreprises. Tout d'abord, il permet d'automatiser et de simplifier les processus d'achat. En facilitant les process, vous réduisez le temps nécessaire pour passer une commande et donc les coûts associés. Ensuite, le logiciel permet de centraliser toutes les informations relatives aux achats. Il est alors plus efficace d’échanger les données entre les différents services de l'entreprise. De plus, il permet de mieux suivre les dépenses et de détecter plus facilement les écarts par rapport au budget prévu. Enfin, un logiciel achats offre une meilleure visibilité sur les fournisseurs et les conditions d'achat. Vous pouvez ainsi négocier de meilleurs tarifs et mieux gérer les relations avec les fournisseurs.

La liste des objectifs d'un SI Achats est très longue mais vous pouvez notamment :

• Optimiser les coûts : la solution permet d'identifier les meilleures offres, de négocier avec les fournisseurs et de gérer les contrats afin de réduire les coûts d'achats.
• Assurer la conformité : la solution permet de respecter les politiques d'achat de l'entreprise et les réglementations en vigueur en matière d'achats.
• Améliorer la collaboration : la solution facilite la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans le processus d'achat, notamment les acheteurs, les fournisseurs et les opérationnels.
• Accroître la visibilité : la solution permet de suivre les achats en temps réel et de disposer d'une vue d'ensemble sur les dépenses de l'entreprise, ce qui facilite la prise de décision.

Le choix d'un SI Achats dépend de plusieurs critères liés à votre écosystème d’entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte pour faire le choix le plus adapté à vos besoins :

• Les fonctionnalités : Assurez-vous que la solution propose les fonctionnalités nécessaires pour répondre à vos besoins spécifiques.
• L'intégration : Le logiciel doit être capable de s'intégrer facilement à vos systèmes existants (comptabilité, CRM, ERP, etc.) pour une meilleure gestion de vos données.
• La personnalisation : Le SI doit être personnalisable pour répondre à vos méthodologies de travail.
• L'ergonomie : Une interface simple et intuitive facilite l'adoption de la solution par les utilisateurs, améliore leur productivité et réduit les risques d'erreurs.
• La sécurité : La solution doit garantir la sécurité des données confidentielles de l'entreprise, des fournisseurs et des clients.
• Le support client : Assurez-vous que la solution est fournie avec un support client de qualité pour répondre à toutes vos questions et résoudre tout problème éventuel.

La formation des collaborateurs est un élément clé lors de la mise en place d'un SI Achats. Voici quelques étapes clés pour former efficacement vos collaborateurs :

• Établir un plan de formation : Tout d’abord, il est important d'élaborer un plan de formation pour identifier les compétences nécessaires et les domaines de formation à couvrir.
• Impliquer les utilisateurs dès le début : Ensuite impliquer les utilisateurs dès le début du processus de mise en place de la solution permet de mieux comprendre leurs besoins et de faciliter l'adoption de la solution.
• Offrir une formation pratique : Par ailleurs, il est conseillé de fournir une formation pratique pour que les collaborateurs puissent s'approprier la solution et apprendre à l'utiliser concrètement.
• Utiliser des ressources variées : Utiliser également des ressources variées comme des vidéos, des manuels d'utilisation, des sessions de formation en ligne ou en présentiel. Ces supports permettent de répondre aux différents besoins et préférences d'apprentissage.
• Évaluer la formation : Enfin, il est essentiel de mesurer l'efficacité de la formation pour identifier les éventuels points à améliorer et s'assurer que les collaborateurs sont prêts à utiliser le logiciel achat.

Le déploiement d'une solution Source-to-Pay (S2P) dans une entreprise présente plusieurs avantages :

• Une meilleure visibilité et contrôle sur les achats : Premièrement, une solution S2P permet de suivre l'ensemble du processus d'achat. De la sélection du fournisseur jusqu'à la facturation. Ce process permet aux entreprises de mieux contrôler les coûts et de s'assurer de respecter leur politique d'achat.
• Une meilleure collaboration avec les fournisseurs : Deuxièmement, les solutions S2P permettent aux fournisseurs de se connecter à la plateforme et de soumettre des offres. La communication se fait alors beaucoup plus facilement entre l’entreprise et le fournisseur.
• Une réduction des coûts et des délais d'achat : Troisièmement, les solutions S2P permettent de rationaliser le processus d'achat en automatisant les tâches administratives et en réduisant les délais de traitement. Vous pouvez ainsi réaliser des économies significatives.
• Une amélioration de la conformité : Enfin, les solutions S2P permettent de s'assurer que les achats respectent les politiques de l'entreprise, les règles de conformité et les réglementations en vigueur. Vous réduisez ainsi les risques pour l'entreprise.

Bien qu'un SI Achats présente de nombreux avantages pour les entreprises, il peut également avoir certaines limites :

• Budget à prévoir : la mise en place d'une solution Source-to-Pay a un coût (licence, d'implémentation, de maintenance et de formation). Il est donc important de définir son budget en amont.
• Temps de mise en œuvre : le déploiement d'une solution Source-to-Pay peut prendre du temps et nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et informées. C’est pourquoi avec iSYBUY, nous avons mis en place un process qui permet de déployer notre solution en quelques semaines.
• Complexité de la solution : les solutions S2P peuvent être complexes à utiliser et nécessitent souvent une formation approfondie pour les utilisateurs finaux. Avec iSYBUY, nous avons simplifié notre solution pour l’adapter aux PME et ETI. Aucune formation n’est nécessaire mais un support de qualité est à disposition de nos clients. Un Account Manager est également dédié à chaque projet.
• Dépendance vis-à-vis des fournisseurs : les solutions d'achats peuvent entraîner une forte dépendance vis-à-vis des fournisseurs de technologie. Attention donc en cas de faillite ou de changement dans la stratégie de l'entreprise.
• Adhésion des utilisateurs : le succès de la mise en place d'un logiciel de gestion des achats dépend de l'adhésion des utilisateurs qui doivent être formés et encouragés à utiliser le système de manière efficace. Avec iSYBUY, la satisfaction de nos clients est notre priorité. C’est pourquoi nous avons l’adoption utilisateur la plus optimale du marché.

Il est important pour les entreprises de bien comprendre ces limites et de prendre des mesures pour les atténuer afin de maximiser les avantages d'une solution Source-to-Pay.

Les principaux utilisateurs d'un logiciel S2P incluent le service achat lui-même pour gérer les processus d'achat, négocier avec les fournisseurs et suivre les contrats. Les chefs de projet et les équipes de la chaîne d'approvisionnement s'appuient aussi sur le SI Achats pour garantir la disponibilité des ressources nécessaires à la production. Les services financiers l'utilisent également pour gérer les paiements et surveiller les dépenses. De plus, les fournisseurs peuvent interagir avec le SI Achats pour soumettre des offres, suivre leurs factures et collaborer avec l'entreprise cliente. En fin de compte, un SI Achats est un outil essentiel qui permet à différents services de travailler de manière collaborative et efficace tout au long du processus d'achat.

• Gestion des contrats et des clauses légales : Permet de stocker et de gérer les contrats avec les fournisseurs en incluant des clauses légales et réglementaires.
• Suivi des normes et des standards : Peut intégrer des bases de données de normes et de réglementations sectorielles ou géographiques. Le SI Achats vérifie ainsi automatiquement que les achats respectent ces normes.
• Audit et rapports de conformité : Le SI Achats génère des rapports et des audits de conformité pour s'assurer que les politiques internes ainsi que les réglementations sont respectées.
• Gestion des risques : Il contribue également à identifier les risques liés à la non-conformité réglementaire (sanctions légales ou perturbations dans la chaîne d'approvisionnement).
• Archivage des données : Le SI Achats assure la conservation sécurisée des documents et des données liés aux transactions d'achat.
• Gestion des fournisseurs : Il évalue et surveille aussi la conformité de la performance des fournisseurs aux contrats et aux réglementations.
• Conformité aux politiques internes : Le SI Achats peut être configuré pour s'aligner avec les politiques internes de l'entreprise. Il assure que les processus suivent ces directives.
• Formation et sensibilisation : Enfin, il peut intégrer des modules de formation et de sensibilisation pour les utilisateurs pour s'assurer qu'ils comprennent et respectent les exigences de conformité.

Le SI Achats intégre les principes de durabilité et de responsabilité sociale des entreprises (RSE) de plusieurs manières :

1. Critères RSE dans l'évaluation des fournisseurs : Les entreprises peuvent sélectionner des fournisseurs alignés sur leurs valeurs RSE.
2. Suivi de la performance RSE : Cette démarche inclut la collecte et l'analyse de données relatives à l'empreinte environnementale, aux conditions de travail, à l'éthique des affaires, de vos fournisseurs...
3. Transparence et communication : Un logiciel achats facilite la communication des objectifs et des attentes RSE aux fournisseurs.
4. Audit et conformité RSE : Il peut également être utilisé pour planifier, effectuer et documenter des audits RSE chez les fournisseurs.
5. Gestion des risques RSE : Le SI Achats peut identifier et gérer les risques liés à la RSE, à la chaîne d'approvisionnement, à la réputation ou aux matières premières durables.
6. Rapports et responsabilité : Par ailleurs, il génère des rapports RSE détaillés pour aider l'entreprise à rendre compte de ses performances et de sa conformité.
7. Intégration des objectifs RSE dans les contrats : Le SI Achats peut intégrer des clauses contractuelles relatives à la RSE comme des engagements explicites.
8. Soutien aux initiatives de développement durable : Il peut également aider l'entreprise à collaborer avec ses fournisseurs pour développer des initiatives conjointes de développement durable.
9. Formation et sensibilisation : Le SI Achats peut inclure des modules de formation pour les utilisateurs sur les principes de la RSE et contribuer à une meilleure compréhension et à une sensibilisation accrue.